存档案管理制度

存档案管理制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司/组织的各项工作活动，不得伪造、篡改档案信息。3.完整性原则。全面收集、整理公司/组织在工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.方便利用原则。建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责公司/组织档案的集中统一管理工作。档案管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织各类档案，确保档案的安全和完整。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，为档案的查阅和利用提供便利条件。4.负责档案信息化建设，推进档案管理的数字化、网络化，提高档案管理工作的效率和水平。5.开展档案编研工作，编写档案参考资料，为公司/组织的决策和各项工作提供参考依据。6.对各部门的档案管理工作进行监督、指导和检查，组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理职责各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理、保管和移交工作，确保本部门档案的完整和安全。具体职责如下：1.负责收集、整理本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、图表等，按照档案管理部门的要求进行分类、编号、装订，定期移交档案管理部门。2.建立本部门档案保管制度，明确档案保管责任人和保管地点，确保档案妥善保管，防止档案丢失、损坏和泄密。3.积极配合档案管理部门的工作，按照档案管理部门的要求提供档案查阅、利用等服务，协助档案管理部门开展档案整理、鉴定、统计等工作。4.对本部门档案管理工作进行自查自纠，并接受档案管理部门的监督、指导和检查。三、档案的收集与整理（一）收集范围公司/组织各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的文件、资料、图表等均属收集范围，主要包括：1.行政管理类档案：公司/组织的各类规章制度、会议记录、工作计划、总结报告、请示批复、通知公告、合同协议、人事档案、财务档案等。2.业务管理类档案：公司/组织在生产、经营、研发、销售等业务活动中形成的文件、资料、图表等，如产品设计图纸、工艺文件、生产记录、销售合同、市场调研报告等。3.项目管理类档案：公司/组织承担的各类项目在立项、实施、验收等过程中形成的文件、资料、图表等，如项目可行性研究报告、项目计划书、项目进度报告、项目验收报告等。4.科技研发类档案：公司/组织在科技研发活动中形成的文件、资料、图表等，如科研项目申请书、研究报告、实验数据、专利证书、技术标准等。5.声像档案：公司/组织在工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料，如重大活动照片、会议录音、产品宣传录像等。6.电子档案：公司/组织形成的电子文件、数据库、网页等电子信息资源。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件、资料、图表等，并进行初步整理。2.收集的档案应真实、完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对具有保存价值的电子文件，应及时进行备份，并按照档案管理部门的要求进行格式转换和存储，确保电子文件的可读性和可利用性（三）整理方法1.档案管理部门按照档案分类方案对收集到的档案进行分类整理，确定档案的类别、年度、保管期限等。2.对纸质档案进行编号、装订、编目等处理，编制档案目录，建立档案检索体系。3.对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，编制电子档案目录，确保电子档案的有序管理。4.对声像档案进行整理，按照形成时间、内容等进行分类，编写声像档案说明，注明拍摄时间、地点、人物、事件等信息。四、档案的保管（一）保管条件1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度应符合国家有关标准要求。3.对电子档案应采用安全可靠的存储设备和存储环境，定期进行备份和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。（二）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映公司/组织一般工作活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映公司/组织短期工作活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）档案的存放与排列1.档案应按照分类方案进行存放，不同类别的档案应分开存放，便于查找和管理。2.同一类别的档案应按照年度、保管期限等顺序进行排列，编号应连续，便于统计和检索。3.对电子档案应按照分类存储在服务器或存储设备上，建立电子档案目录索引，便于快速查找和利用。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、内容完整、存放有序。2.每年年底应对档案进行全面清点，核对档案的数量、保管期限、存放位置等信息，发现问题及时进行处理。3.在档案移交、借阅、利用等过程中，应及时核对档案的数量和内容，确保档案的安全和完整。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定档案价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织公司/组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.档案鉴定工作小组应根据档案的保管期限、内容、来源、形式等因素，对到期档案进行全面审查和分析，确定档案的存毁价值。2.对具有保存价值的档案，应继续保存；对已失去保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报经公司/组织领导批准后予以销毁。（四）销毁程序1.档案销毁清册应详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息，并由档案鉴定工作小组负责人签字确认。2.档案销毁工作应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派人监销，确保档案销毁彻底，防止档案信息泄露。3.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档备查。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人应填写机密档案查阅申请表，经所在部门负责人、保密管理部门负责人和公司/组织分管领导签字同意后，方可查阅。3.外部单位查阅档案，应提前与公司/组织档案管理部门联系，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经公司/组织分管领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅，并按照规定办理查阅手续。（二）查阅手续1.查阅人员应持有效证件到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员应核对查阅人员身份和查阅申请表内容，确认无误后，提供档案查阅服务。2.查阅人员应在档案查阅登记薄上详细记录查阅档案的名称、数量、查阅时间等信息，并签字确认。3.档案管理人员应按照查阅申请表内容提供档案，查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房或转借他人查阅。（三）利用方式1.档案管理人员应根据查阅人员的需求，提供档案原件、复印件、电子文档等利用方式，确保查阅人员能够获取所需的档案信息。2.对涉及公司/组织机密的档案，查阅人员如需复印或摘抄档案内容，应经档案管理部门负责人同意，并按照保密规定进行处理。3.档案管理人员应积极配合查阅人员的工作，提供必要的帮助和指导，确保档案查阅利用工作的顺利进行。（四）归还与注销1.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应核对档案数量和内容，确认无误后，办理档案归还手续。2.档案查阅申请表应在档案归还后及时注销，档案管理人员应将档案查阅登记薄整理归档，以备查阅。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司/组织档案管理决策提供依据。2.档案统计报表应包括档案数量、种类、保管期限、利用情况等信息，统计数据应准确、及时、完整。3.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作中的经验和问题，提出改进措施和建议，不断提高档案管理工作水平。（二）移交工作1.在公司/组织机构变动、人员调动、项目结束等情况下，各部门应及时将本部门保管的档案移交档案管理部门，办理档案移交手续。2.档案移交时，移交部门应编制