机关单位档案制度

机关单位档案制度一、总则（一）目的为加强机关单位档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在机关工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于机关单位各部门及全体工作人员在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则机关单位的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则档案应如实反映机关单位的工作活动和历史面貌，归档的文件材料必须真实、准确、完整，严禁弄虚作假。3.完整性原则全面收集机关单位在各项工作中形成的各类档案，保证档案的门类齐全、内容完整，不遗漏重要文件和资料。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，采取必要的保密措施，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，满足机关单位各项工作对档案信息的需求。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门机关单位应设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责本单位档案的统一管理工作。档案管理部门在单位领导的直接领导下开展工作，接受上级档案行政管理部门的业务指导和监督检查。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案的质量和规范。3.做好档案的保管工作，维护档案的安全和完整，定期对档案进行检查、清点和修复，防止档案损坏、丢失和霉变。4.开展档案的鉴定工作，按照规定的保管期限，对档案进行定期鉴定，及时剔除失去保存价值的档案，并做好销毁登记工作。5.负责档案的统计工作，建立档案统计台账，及时准确地统计档案的数量、种类、利用情况等信息，为档案管理决策提供依据。6.积极开发档案信息资源，编制各类档案检索工具和参考资料，为机关单位的工作提供档案信息服务，提高档案的利用率。7.负责档案库房的日常管理，保持库房整洁、通风良好，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等安全防护工作。8.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和档案业务水平。9.完成领导交办的其他与档案管理有关的工作任务。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.上级机关下发的与本机关工作有关的文件、指示、通知、通报等。2.本机关形成的各种文件材料，包括党组（委）文件、行政文件、会议文件、工作计划、总结、报告、统计报表、合同协议、人事档案、财务档案、基建档案、设备档案等。3.本机关召开的各种会议的文件材料，包括会议通知、议程、报告、决议、纪要、记录等。4.本机关开展业务活动形成的文件材料，如业务报表、调查研究报告、技术资料、项目文件等。5.本机关工作人员在工作中形成的个人文件材料，如工作笔记、调研报告、学术论文等。6.下级机关报送的重要文件、请示、报告等。7.其他与本机关工作有关的具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，严禁使用铅笔、圆珠笔等不耐久书写材料。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.对于重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集整理，确保文件材料的齐全完整。（三）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.会计档案应在会计年度终了后，由财务部门按照国家有关规定整理归档，保管一年期满后，移交档案管理部门统一保管。3.人事档案应在人员调动、离职等手续办理完毕后及时归档。4.基建档案、设备档案等应在项目竣工验收后三个月内归档。（四）归档程序1.各部门将收集整理好的文件材料进行初步分类、排序，填写《归档文件目录》，并将文件材料移交档案管理部门。2.档案管理部门对移交的文件材料进行审核，检查文件材料的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的文件材料退回原部门补充完善。3.审核通过的文件材料，档案管理人员按照档案分类方案进行分类、编号、编目、装订，装入档案盒，编制档案盒封面和脊背信息，上架排列，形成正式档案。四、档案的整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案采用年度机构（问题）保管期限分类法。即先将档案按年度分开，再在每个年度内按机构（问题）分类，最后按保管期限进行排列。2.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报告、其他会计资料等类别进行分类。3.人事档案按照干部档案管理的有关规定进行分类整理。4.基建档案按照工程项目的不同阶段和内容进行分类，如项目前期文件、工程设计文件、工程施工文件、工程竣工验收文件等。5.设备档案按照设备的型号、类别进行分类，包括设备前期文件、设备运行维护文件等。（三）编号与编目1.档案编号应科学合理、便于管理和查找。文书档案的编号采用全宗号年度保管期限件号的结构形式。2.编目工作包括编制归档文件目录、卷内文件目录、备考表等。归档文件目录应包含文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目；卷内文件目录应在每卷文件首页编制；备考表应置于卷末，注明本卷文件的整理情况、缺损情况等。（四）装订要求归档文件应采用线装或不锈钢订书钉装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件，便于翻阅。五、档案的保管（一）保管场所应设立专门的档案库房，档案库房应具备防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等条件。库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具应使用符合国家标准的档案柜、档案架、档案盒等装具存放档案，档案柜、档案架应排列整齐、牢固，便于通风和查找。档案盒应采用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。（三）档案保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映本机关主要职能活动和历史面貌的，对国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对本机关工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案保管措施1.建立健全档案库房管理制度，严格执行档案出入库登记制度，非档案管理人员未经许可不得进入档案库房。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子档案的存储环境应符合相关标准要求。4.加强对档案库房的安全防护工作，配备必要的消防器材、防盗报警装置等设施设备，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。六'档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人和有关专家组成，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和价值，按照国家有关规定和本机关的实际情况，制定档案鉴定标准。鉴定时应综合考虑档案的内容、来源、形式、时间等因素，准确判断档案的保存价值。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已满保管期限的档案进行清理，列出需要鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组对需要鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见，确定档案的存毁。3.对拟销毁的档案编制《档案销毁清册》，详细记录档案的题名（文号）、日期、保管期限、数量等信息。4.将《档案销毁清册》报经单位领导审批后，按照规定的程序进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等符合环保要求的方式进行，严禁将档案作为废品出售或随意丢弃。销毁过程应指定专人负责监督，确保档案销毁彻底、安全。销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认，并将《档案销毁清册》归档保存。七、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理、高效的原则，在确保档案安全和保密的前提下，充分满足机关单位工作对档案信息的需求。（二）利用范围1.机关单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.外单位因工作需要，按照规定程序查阅、借阅本机关档案。3.司法机关、行政执法部门因办案需要，依法查阅、借阅本机关相关档案。（三）利用手续1.机关单位内部工作人员查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的档案名称、内容、用途等，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅、借阅本机关档案，应提前向本机关档案管理部门提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、时间等，经本机关分管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅、借阅，并做好登记记录。查阅、借阅人员不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容，确需摘抄、复制、拍照的，应经档案管理部门负责人同意，并注明出处。3.司法机关、行政执法部门查阅、借阅本机关档案，应出具单位介绍信和相关法律文书，按照规定程序办理查阅、借阅手续，并严格遵守档案管理的有关规定。（四）利用服务1.档案管理部门应积极为利用者提供优质高效的服务，及时准确地查找、提供所需档案。2.根据利用者的需求，档案管理人员可提供档案原件查阅、复印件、摘录等服务，并按照规定收取相应的费用。3.对涉及重要机密或敏感信息的档案，档案管理部门应严格控制查阅范围和使用方式，确保档案信息安全。八、档案的统计与移交（一）统计工作建立档案统计制度，档案管理部门应定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，填写档案统计报表，及时准确地反映档案管理工作的基本情况。统计数据应真实可靠，不得虚报、瞒报、漏报。（二）移交工作1.机关单位撤销、合并时，应按照国家有关规定，将档案进行整理