档案局规章制度

档案局规章制度一、总则（一）目的为加强档案局的规范化管理，确保档案工作的科学性、系统性、完整性和安全性，有效保护和利用档案资源，为单位各项工作提供有力支持，特制定本规章制度。（二）适用范围本规章制度适用于档案局全体工作人员，以及涉及档案管理、查阅、利用等相关活动的所有部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案工作合法合规。2.真实完整原则：保证档案内容的真实性、准确性和完整性，如实反映单位各项工作的历史面貌。3.安全保密原则：加强档案安全管理，严格保密制度，防止档案信息泄露、损毁和丢失。4.高效利用原则：优化档案管理流程，提高档案利用效率，充分发挥档案的价值。二、档案管理机构与职责（一）档案局设置档案局设局长一名，副局长若干名，下设综合管理科、档案业务指导科、档案保管利用科等科室。（二）各部门职责1.局长职责全面负责档案局的行政管理和业务工作，制定工作计划和目标，组织实施并监督检查。贯彻执行国家有关档案工作的方针政策和法律法规，组织制定本局档案管理规章制度。负责与上级主管部门、其他相关单位的沟通协调，争取支持，推动档案事业发展。审核重要档案管理工作方案、计划和报告，决策重大档案管理事项。组织开展档案工作绩效考核，激励工作人员积极性，提升工作质量和效率。2.副局长职责协助局长开展工作，负责分管科室的日常管理和业务指导。组织落实档案管理各项规章制度，监督检查分管科室工作执行情况。参与档案业务培训、指导和监督，提高档案工作人员业务水平。负责协调解决档案管理工作中的具体问题，及时向上级汇报工作进展。完成局长交办的其他工作任务。3.综合管理科职责负责本局行政管理工作，包括文件收发、会议组织、人事管理、财务管理等。制定本局工作计划、总结、报告等综合性文件，起草有关档案管理的规章制度和办法。负责档案管理工作的宣传、教育和培训，提高全体工作人员的档案意识。组织开展档案工作调研，收集、整理和分析档案管理工作信息，为领导决策提供依据。负责本局办公设备、设施的管理和维护，保障工作正常运转。4.档案业务指导科职责负责对本局各科室及下属单位档案工作进行业务指导，制定档案工作规范和标准。组织开展档案业务培训，提高档案工作人员业务技能和综合素质。参与档案收集、整理、鉴定、保管等环节的质量检查，确保档案工作符合要求。指导各科室及下属单位建立健全档案管理制度，完善档案管理工作流程。协助解决档案管理工作中的技术难题，推广应用先进的档案管理技术和方法。5.档案保管利用科职责负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的完整与安全。建立健全档案保管制度，做好档案库房的日常管理和维护，防止档案损坏、变质和丢失。根据档案利用申请，及时提供档案查阅、借阅服务，做好登记和跟踪管理。负责档案数字化工作，推进档案信息化建设，提高档案管理效率和利用水平。对到期档案进行鉴定和销毁，严格按照规定程序办理相关手续。三、档案收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。3.本单位对外交往中形成的合同、协议、信函、证书等文件材料。（二）收集要求1.各科室应指定专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整、准确地收集齐全。2.收集的档案材料应保持其原始性和真实性，不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对重要的、具有特殊价值的档案材料，应采取特殊的收集措施，确保其安全完整。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于整理、编目、统计和检索，提高档案管理效率。（四）整理方法1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类。2.对每份档案材料进行编号、编目，填写卷内目录、备考表等。3.装订成册的档案应做到整齐、牢固，便于翻阅。4.电子档案应按照相关标准进行整理，建立规范的电子档案目录和存储结构。四、档案鉴定与保管期限划分（一）鉴定原则1.依据国家有关规定和单位实际情况，对档案进行全面、科学的鉴定。2.坚持以档案的历史价值、现实利用价值和保存价值为主要依据。3.确保鉴定工作的公正性和准确性，避免误判和漏判。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案局领导、各科室负责人及档案业务骨干组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定，提出鉴定意见和保管期限划分建议。（三）保管期限划分1.永久保管：反映单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案。2.定期保管：在一定时期内对本单位工作有查考利用价值的档案。定期保管期限分为30年、10年。（四）鉴定程序1.档案保管利用科对拟鉴定的档案进行初步整理和统计，列出清单。2.鉴定小组对档案清单进行审查，根据鉴定原则和标准，对每份档案逐一进行分析、判断。3.鉴定小组形成鉴定意见，填写档案鉴定表，明确档案的保管期限。4.对鉴定结果进行公示，广泛征求意见，如有异议，进行复查和调整。5.将鉴定结果报档案局领导审批后，正式确定档案的保管期限。五、档案保管（一）库房建设与管理1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点建设。2.库房应具备完善的安全防护设施，如防火门、防盗窗、监控设备、温湿度调节设备等。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保布局合理，便于管理。4.定期对库房进行清洁、消毒和检查，保持库房环境整洁、安全。（二）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等顺序排列存放，便于查找和管理。2.使用档案装具存放档案，如档案柜、档案架等，并标明档案类别、年度、保管期限等信息。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，备份数据应异地存放，确保数据安全。（三）档案保护措施1.采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘等措施，确保档案安全。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.加强对档案库房温湿度的监测和控制，保持适宜的温湿度环境。一般温度控制在14℃24℃，相对湿度控制在45%60%。六、档案利用（一）利用范围1.单位内部各科室因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅本单位档案。3.司法机关、社会组织等依法查阅本单位相关档案。（二）利用程序1.查阅申请：利用者填写档案查阅申请表，注明查阅目的、内容、范围等信息，经所在科室负责人签字同意后，提交档案保管利用科。2.审批：档案保管利用科对查阅申请进行审核，报档案局领导审批。重要档案的查阅需经单位主要领导批准。3.查阅：经批准后利用者到档案保管利用科查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助，并做好查阅登记。查阅时不得擅自涂改、抽取、污损档案。4.借阅：如需借阅档案，利用者应填写档案借阅申请表，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不超过规定时间，如需延期，应办理续借手续。借阅期间利用者应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘抄档案内容。5.归还：利用者借阅期满后应及时归还档案，档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题，应及时查明原因并追究责任。（三）利用登记与统计1.档案保管利用科应建立档案利用登记制度，对每一次档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、审批情况等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，形成统计报表，为档案管理决策提供依据。统计内容包括档案查阅、借阅数量、利用目的分布、利用频率等。七、档案信息化建设（一）总体目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、网络化传输、自动化管理和智能化利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案数字化：对馆藏档案进行全面数字化处理，包括扫描、图像处理、数据挂接等，建立数字化档案资源库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理软件，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.网络建设：构建内部档案管理网络，实现档案信息的快速传输和共享，确保档案管理系统的安全稳定运行。4.安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障制度，采取防火墙、加密技术、身份认证等安全措施，保障档案信息安全。（三）实施步骤1.规划阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务、步骤和保障措施。2.准备阶段：进行需求调研、设备选型、人员培训等前期准备工作。3.实施阶段：按照规划和方案，逐步推进档案数字化、系统建设、网络建设等工作。4.验收阶段：对档案信息化建设项目进行验收，确保系统功能、数据质量、安全性能等符合要求。5.运行维护阶段：建立档案信息化系统运行维护机制，定期对系统进行检查、维护和升级，保障系统正常运行。八、档案工作人员管理（一）人员配备根据档案工作实际需要，合理配备档案工作人员，确保档案管理工作正常开展。档案工作人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。（二）培训与考核1.定期组织档案工作人员参加业务培训，不断更新知识结构，提高业务水平。培训内容包括档案管理理论、业务技能、法律法规、信息化技术等。2.建立档案工作人员考核制度，对其工作业绩、业务能力、职业道德等方面进行考核。考核结果作为评先评优、岗位晋升、薪酬调整的重要依据。（三）职业道德与纪律要求1.档案工作人员应遵守国家法律法规和职业道德规范，保守档案机密，维护档案安全。2.严格执行档案管理规章制度，认真履行岗位职责，不得擅自离岗、脱岗或违规操作。3.廉洁奉公，不得利用职务之便谋取私利，不得接受档案利用者的贿赂或不正当利益。九、监督与检查（一）监督机制建立健全档案管理监督机制，加强对档案工作各个环节的监督检查。档案局成立监督小组，定期对档案管理工作进行检查和评估，及时发现问题并督促整改。（二）检查内容1.档案管理制度执行情况，包括档案收集、整理、鉴定、保管、利用等环节的操作规范。2.档案工作流程执行情况，是否按照规定程序办理档案业务。3.档案安全管理情况包括库房设施设备、温湿度控制、防火防盗等措施的落实情况。4.档案信息化建设情况，包括数字化档案资源库建设、