如何做好档案制度

如何做好档案制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本档案制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对各类档案实行集中统一管理。2.真实性原则：档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和工作实际情况。3.完整性原则：确保档案材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.准确性原则：档案记录应准确无误，数据真实可靠。5.保密性原则：对涉及公司/组织机密的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置设立档案管理部门，配备专业的档案管理人员。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理制度并组织实施。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本公司/组织的各类档案。3.指导各部门的档案工作，监督检查档案管理制度的执行情况。4.定期对档案进行清理和归档，确保档案的有序存放和安全保管。5.组织开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和服务水平。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并定期移交至档案管理部门。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理和协调。3.严格按照档案管理制度的要求，规范本部门档案的形成、积累和保管。三、档案的分类与编号（一）档案分类1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、行政事务等。2.业务管理类：涵盖市场营销、财务管理、生产管理、质量管理、技术研发等业务领域的相关档案。3.项目档案类：针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项文件、项目合同、项目进度报告、项目验收文件等。4.客户档案类：记录与客户相关的信息，如客户基本资料、业务往来记录、客户投诉处理等。5.财务档案类：包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告等财务资料。6.声像档案类：如照片、录音、录像等反映公司/组织重要活动和工作场景的资料。7.电子档案类：以电子形式存储的各类文件和数据。（二）档案编号1.采用分类编号法，按照档案类别进行编号。例如，行政管理类档案编号为“XZ”，业务管理类档案编号为“YW”等。2.在每类档案编号后，根据档案形成时间或顺序进行流水编号。如“XZ001”表示行政管理类的第一份档案。3.电子档案编号与纸质档案编号相对应，确保两者的一致性和关联性。四、档案的收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件、资料、图表等，确保档案的完整性。2.对于重要会议、重大活动等形成的档案，相关部门应在活动结束后[X]个工作日内移交至档案管理部门。3.员工离职时，所在部门应督促其将个人保管的与工作相关的档案全部移交至档案管理部门。（二）档案整理1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，按照档案分类标准进行分类整理。2.对每份档案进行编号、编目，填写档案目录清单，包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.去除档案中的金属物，对破损或褪色的档案进行修复和裱糊。4.将整理好的档案按照编号顺序装入档案盒或档案柜，并在档案盒或档案柜上标明档案类别和编号范围。五、档案的保管与保护（一）档案保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。3.档案库房应保持清洁、整齐，严禁在库房内吸烟、堆放杂物。（二）档案保管方式1.纸质档案应按照档案类别和编号顺序排列存放，便于查阅和管理。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份。备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.声像档案应按照载体类型分别存放，并做好标识和说明。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理。如对破损档案进行修复，对霉变档案进行消毒处理等。2.对档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，以便更高效地利用档案资源。同时，做好电子档案的安全防护工作，防止数据泄露和损坏。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[X]℃[X]℃之间，湿度保持在[X]%[X]%之间。4.做好档案的防虫、防鼠工作，定期投放防虫药品，检查库房门窗是否完好，防止老鼠进入库房损坏档案。六、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门定期对已保管的档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组根据档案的重要性、历史价值和现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定其保管期限。3.档案保管期限分为永久、长期和短期。永久保管的档案是指对公司/组织具有重要历史意义和长远利用价值的档案；长期保管的档案保管期限为[X]年；短期保管的档案保管期限为[X]年。（二）档案销毁1.对已过保管期限且无保存价值的档案，由档案管理部门提出销毁意见，并填写档案销毁清单。2.档案销毁清单应包括档案名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，经档案鉴定小组审核签字后，报公司/组织领导审批。3.经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销。监销人员应认真核对销毁档案的清单与实际销毁档案是否一致，确保销毁工作的彻底性。4.销毁档案时，可采用焚烧、粉碎等方式进行，但应确保档案信息无法恢复。销毁后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁情况报告公司/组织领导。七、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，并注明查阅目的、查阅内容等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.查阅重要档案或涉及公司/组织机密的档案，需经公司/组织主管领导批准。3.外部单位或个人查阅档案，必须持有单位介绍信或相关证明文件，并经公司/组织主管领导批准。档案管理部门应指定专人陪同查阅，并对查阅过程进行监督。（二）查阅程序1.档案管理人员根据查阅申请表，查找并提供相应的档案。2.查阅人员应在档案查阅登记簿上登记查阅时间、查阅内容、查阅人等信息。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案管理人员，并在登记簿上注明归还时间。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用服务1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据需求及时提供相关档案资料。2.对于重要决策、项目申报、历史研究等需要利用档案的情况，档案管理部门应主动配合，提供必要的档案信息支持，并协助整理和分析相关档案资料。3.定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案的利用频率和利用效果，为档案管理工作的改进提供依据。八、档案的移交与交接（一）档案移交1.公司/组织内部机构调整或人员调动时，原部门应将本部门保管的档案在规定时间内移交至档案管理部门或新的接收部门。2.移交档案时，应填写档案移交清单，详细注明移交档案的名称、编号、数量、日期等信息。移交清单一式两份，移交部门和接收部门各执一份。3.档案管理部门应对移交的档案进行核对和验收，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。（二）档案交接1.档案管理人员离职或岗位变动时，应办理档案交接手续。交接双方应在档案管理部门负责人的监督下，对档案管理工作进行全面交接。2.交接内容包括档案库房钥匙、档案目录清单、电子档案数据、档案管理系统账号密码等。交接双方应在档案交接清单上签字确认，明确双方的责任。3.档案交接清单应存