一档案保密制度

(一档案保密制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本档案保密制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.安全保密原则：采取有效措施，防止档案信息的泄露、篡改、丢失，确保档案的安全与保密。3.分级管理原则：根据档案的重要性和敏感性，实行分级分类管理，明确不同级别档案的保密要求和管理权限。4.便捷高效原则：在确保档案安全保密的前提下，优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案的分类与分级（一）档案分类1.行政档案：包括公司行政文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度等。2.人事档案：涵盖员工个人信息、入职离职手续、薪资福利、培训记录、绩效考核等。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等。4.业务档案：根据公司业务类型划分，如销售合同、采购订单、项目文档、技术资料、客户信息等。5.其他档案：如公司荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等。（二）档案分级根据档案的重要性和敏感性，将档案分为绝密级、机密级、秘密级三个级别。1.绝密级档案：涉及公司核心商业机密、重大战略决策、未公开的财务数据、关键技术信息等，一旦泄露将对公司造成极其严重的损失。例如公司正在研发的具有重大市场竞争力的新产品核心技术资料、与重要合作伙伴签订的保密协议中明确规定为绝密的信息等。2.机密级档案：包含公司重要业务信息、客户资料、内部管理策略、财务预决算等，泄露后会对公司业务开展和利益产生较大影响。如重要客户的详细信息、公司年度预算报告、重大项目的策划方案等。3.秘密级档案：涉及公司一般性业务信息、日常行政事务等，虽不属于核心机密，但仍需妥善保管，防止不当扩散。例如普通业务合同、一般性会议纪要、员工考勤记录等。三、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，确保库房安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗。2.库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施，保证档案存放环境符合要求。3.档案库房应与其他区域有效隔离，限制无关人员进入。（二）保管方式1.纸质档案：按照档案分类和分级，进行有序排列上架存放。建立纸质档案目录索引，便于查找和管理。定期对纸质档案进行清点核对，确保档案数量准确、完整。2.电子档案：采用专用服务器存储电子档案，设置不同级别的访问权限，确保电子档案的安全。对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。定期对电子档案进行杀毒、维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限1.各类档案的保管期限根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况确定。2.一般行政档案保管期限为[X]年，人事档案长期保管，财务档案保管期限按照国家财务制度规定执行，业务档案根据项目周期和重要性确定保管期限。3.超过保管期限的档案，经鉴定后按照规定进行销毁处理。四、档案的借阅与使用（一）借阅申请1.员工因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、级别、用途、借阅期限等信息。2.《档案借阅申请表》需经所在部门负责人审批签字，涉及绝密级档案的借阅申请，还需经公司主管领导批准。（二）借阅审批1.档案管理部门收到《档案借阅申请表》后，对申请进行审核。2.审核通过后，按照申请内容提供档案，并在《档案借阅登记册》上记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、级别、借阅期限、归还日期等信息。（三）借阅期限1.一般档案的借阅期限不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。2.绝密级档案原则上不允许外借，如有特殊情况确需外借，需经公司最高领导批准，并严格限定借阅期限。（四）借阅归还1.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前向档案管理部门提出申请。2.档案归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失、涂改等情况，应及时查明原因，并追究借阅人的责任。（五）使用规范1.借阅人只能将档案用于申请用途，不得擅自转借、复印、传播或用于其他无关目的。2.在使用档案过程中，应妥善保管，不得在档案上涂改、标记、污损。3.使用完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，不得留存档案复印件或电子副本。五、档案的传递与交接（一）传递要求1.档案在公司内部传递时，应通过专门的档案传递渠道进行，确保档案的安全与保密。2.传递档案时，应填写《档案传递登记表》，注明传递档案的名称、级别、数量、传递日期、传递人、接收人等信息。3.传递过程中，档案应密封包装，并在封口处加盖档案管理部门印章。（二）交接手续1.档案交接双方应在《档案传递登记表》上签字确认，确保档案交接的准确性和完整性。2.如发现档案交接过程中有问题或争议，应及时报告档案管理部门，由档案管理部门进行协调处理。六、档案的保密措施（一）人员管理1.加强对档案管理人员的保密教育和培训，提高其保密意识和业务水平。2.档案管理人员应签订保密协议，明确其保密责任和义务。3.对涉及档案管理工作的人员进行背景审查，确保其具备良好的职业道德和保密意识。（二）环境管理1.档案库房应安装监控设备，对库房出入人员和档案存放情况进行实时监控。2.对档案管理区域进行定期安全检查，及时发现并消除安全隐患。3.在档案管理区域设置明显的保密标识，提醒工作人员注意保密。（三）技术管理1.采用先进的档案管理软件和加密技术，对电子档案进行加密存储和传输，防止信息泄露。2.对档案管理系统的用户权限进行严格设置，确保不同人员只能访问其工作所需的档案信息。3.定期对档案管理系统进行安全评估和漏洞修复，保障系统的安全性和稳定性。七、档案的销毁（一）销毁申请1.档案保管期限届满或因其他原因需要销毁的档案，由档案管理部门提出销毁申请。2.销毁申请应注明拟销毁档案的名称、级别、数量、销毁原因等信息，并附《档案销毁清单》。（二）销毁审批1.《档案销毁申请》需经公司主管领导审批签字，涉及重要档案的销毁，还需报公司董事会或相关决策机构批准。2.审批通过后，档案管理部门方可组织实施档案销毁工作。（三）销毁方式1.纸质档案应采用粉碎、焚烧等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.电子档案应采用专业的数据擦除软件进行多次擦除，确保数据彻底删除，同时对存储介质进行物理销毁。（四）销毁记录1.档案销毁过程中，应安排专人负责监督，并填写《档案销毁记录》，记录销毁时间、地点、方式、参与人员等信息。2.《档案销毁记录》应与《档案销毁清单》一同存档，保存期限为[X]年。八、监督与检查（一）内部监督1.公司设立档案保密工作监督小组，定期对档案管理工作进行检查和监督。2.监督小组应检查档案管理制度的执行情况、档案保管环境、档案借阅与使用记录、档案销毁情况等，发现问题及时督促整改。（二）外部审计1.定期聘请外部审计机构对公司档案管理工作进行审计，确保档案管理工作符合法律法规和行业标准要求。2.审计机构应出具审计报告，对档案管理工作中存在的问题提出整改建议，公司应根据审计报告及时进行整改。九、责任追究（一）违规行为界定1.违反本档案保密制度规定，故意或过失导致档案信息泄露、丢失、损坏的行为。2.未经批准擅自借阅、复印、传播档案，或将档案用于其他无关目的的行为。3.在档案管理工作中，违反操作流程，导致档案管理出现混乱或安全事故的行为。（二）责任追究方式1.对于违反档案保密制度的行为，公司将视情节轻重