社区科普档案制度

社区科普档案制度一、总则（一）目的为加强社区科普档案管理，有效保护和利用科普档案资源，提高社区科普工作水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本社区实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本社区内开展的各类科普活动所形成的档案管理，包括但不限于科普讲座、科普展览、科普培训、科普宣传资料等相关档案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则社区科普档案由社区指定的专门部门或人员进行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。2.真实准确原则科普档案应如实反映科普活动的全过程，内容真实、准确、完整，数据可靠。3.便于利用原则档案管理应便于查阅、检索和利用，以满足社区居民、科普工作者及相关部门对科普信息的需求。4.维护档案安全原则采取有效措施，确保科普档案的实体安全和信息安全，防止档案损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）管理部门职责1.负责制定和完善社区科普档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督社区内各部门、各单位科普档案的形成、积累和整理工作。3.集中统一管理社区科普档案，负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编研和利用等工作。4.定期对社区科普档案管理工作进行检查和评估，总结经验，发现问题及时整改。（二）档案形成部门职责1.负责本部门科普活动中各类文件材料的形成、积累和整理工作，并按规定定期向社区档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和初步整理。3.配合社区档案管理部门做好档案的鉴定、利用等工作，提供必要的档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和本社区科普档案管理制度。2.负责科普档案的收集、整理、编目、上架、保管等具体工作，确保档案的规范化管理。3.熟悉档案内容，积极开展档案信息开发利用工作，为社区科普工作提供服务。4.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，维护档案安全。5.定期对档案进行清查、核对，发现问题及时报告并采取措施解决。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.科普活动计划、方案、总结、报告等文件材料。2.科普讲座、培训的讲稿、课件、学员名单、考核成绩等。3.科普展览的策划方案、展品清单、展览照片、视频资料等。4.科普宣传资料，包括宣传册、海报、宣传单页、电子文档等。5.科普活动的新闻报道、媒体宣传资料。6.科普工作的表彰奖励文件、证书等。7.与科普工作相关的会议记录、纪要。8.科普工作中形成的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应在科普活动结束后及时将相关文件材料收集齐全，并进行初步整理，确保材料的完整性和准确性。2.收集的文件材料应字迹清晰、图表工整、签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式规范、内容完整，并进行有效的备份存储。（三）整理方法1.分类按照科普活动的类型、时间、主题等因素进行分类，可分为科普讲座档案、科普展览档案、科普培训档案、科普宣传档案等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，目录应打印成册或电子存储，方便查阅。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案整齐、牢固，便于长期保存。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，确保库房安全、整洁、通风良好，具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。档案库房应配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等。（二）保管期限根据科普档案的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案反映社区科普工作重大事件、重要成果、具有长远历史意义和查考利用价值的档案，如社区科普工作发展规划、重要的科普活动总结、获得的省部级以上表彰奖励文件等。2.长期保管的档案在较长时间内对社区科普工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为10年至50年，如一般性的科普活动计划、总结、宣传资料等。3.短期保管的档案在较短时间内对社区科普工作有参考价值的档案，保管期限一般为1年至10年，如临时性的科普活动文件材料等。（三）保管措施1.定期对档案进行清查盘点，核对档案数量、质量和保管状况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.采用先进的档案管理技术和设备，如电子档案管理系统、档案数字化设备等，提高档案管理的效率和水平。4.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统、监控设备等，确保档案实体安全。五、档案的利用（一）利用方式1.查阅社区内各部门、各单位及社区居民因工作或学习需要，可凭有效证件到档案管理部门查阅科普档案。查阅档案应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等。2.借阅因特殊情况需要借阅档案的，须经档案管理部门负责人批准，并办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案的复制服务。复制档案应经档案管理部门负责人批准，复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。（二）利用审批1.查阅一般性科普档案，由档案管理部门工作人员进行登记后即可查阅。2.查阅重要科普档案或涉及机密的档案，需经社区分管领导批准。3.借阅和复制档案，须经档案管理部门负责人审核，报社区主要领导批准。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对每一次档案利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、利用内容等。利用登记记录应妥善保存，以备查考。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对科普档案进行鉴定，按照档案的保管期限和保存价值，剔除失去保存价值的档案。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员及档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.审查档案内容，分析其历史价值、现实利用价值和科学研究价值。2.参考档案的保管期限，判断其是否达到保管期限或是否需要继续保存。3.结合社区科普工作的发展变化，评估档案的必要性和时效性。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确无保存价值的档案，编制档案销毁清册，清册应注明档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核，报社区主要领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁彻底。监销人应在销毁清册上签字，并注明销毁日期。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案的统计与移交（一）统计工作建立档案统计制度，对科普档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。档案统计应做到及时、准确、完整，定期向上级主管部门报送档案统计报表。（二）移交工作1.社区内各部门、各单位因机构调整、撤销等原因，应将本部门