档案管理制度环保

档案管理制度环保一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，同时遵循环保原则，提高档案利用效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的相关活动。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项活动的真实情况。2.完整性原则：确保档案内容全面，不遗漏重要信息。3.系统性原则：对档案进行科学分类、编号，保持内在联系。4.环保原则：在档案管理的各个环节，充分考虑环保因素，减少资源消耗和环境污染。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管。（四）管理职责1.公司/组织设立专门的档案管理部门，配备专业档案管理人员，负责档案管理工作的统筹规划、组织实施和监督检查。2.各部门负责人为本部门档案管理工作的第一责任人，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并指定专人协助档案管理部门开展工作。3.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和行业标准，负责档案的具体管理工作，包括档案的收集、整理、编目、保管、利用等。二、档案的形成与收集（一）档案形成1.公司/组织各部门及员工在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料，均应作为档案进行管理。2.档案形成过程中，应确保文件材料的字迹清晰、内容完整、签署齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，按照档案形成的规律和特点，及时收集本部门工作活动中产生的各类档案材料。2.收集的档案材料应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、定稿、附件等，确保能够全面反映工作活动的真实情况。3.对于重要会议、重大活动等形成的档案材料，应在活动结束后及时收集整理，确保档案的时效性。（三）环保要求1.在档案形成过程中，优先选用环保型办公设备和用品，如节能打印机、环保纸张等，减少对环境的污染。2.对于电子文件的形成，应采用符合环保标准的存储介质，并定期进行备份，防止数据丢失。3.收集的档案材料应避免使用含有有害物质的包装材料，尽量采用可回收、可降解的包装材料。三、档案的整理与分类（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行分类、组合、排列、编目等工作，使其系统化、条理化。2.按照档案的来源、时间、内容、形式等特征进行分类，一般可分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等类别。3.文书档案可按年度、机构（问题）、保管期限进行分类；科技档案可按项目、专业、时间等进行分类；会计档案可按会计年度、类别进行分类；人事档案可按员工类别、时间等进行分类；声像档案可按内容、时间等进行分类。（三）分类细则1.文书档案年度分类法：将档案按形成年度进行分类，不同年度的档案分别存放。机构（问题）分类法：在年度分类的基础上，按公司/组织内部的机构设置或问题性质进行分类。保管期限分类法：根据档案的保存价值，将档案分为永久、长期、短期三种保管期限。2.科技档案项目分类法：以科研项目、工程项目等为单元，将相关档案集中在一起进行分类管理。专业分类法：按照科技档案所涉及的专业领域进行分类，如机械、电子、化工等。时间分类法：结合项目进展阶段和时间顺序进行分类。3.会计档案会计年度分类法：按会计年度将会计档案分为不同类别。类别分类法：根据会计档案的种类，如会计凭证、会计账簿、财务报告等进行分类。4.人事档案员工类别分类法：按员工的职务、岗位等类别进行分类。时间分类法：根据员工档案形成的时间顺序进行排列。5.声像档案内容分类法：按声像档案所反映的内容主题进行分类，如会议记录、活动影像、产品宣传等。时间分类法：结合声像资料的录制时间进行分类。（四）环保要求1.整理档案过程中，尽量减少纸张的使用，对于可数字化的档案材料，应优先进行数字化处理，存储在电子存储设备中，减少纸质档案的占用空间。2.采用环保型装订材料，如线装、胶装等，避免使用含有有害物质的装订胶水。3.整理后的档案应使用环保型档案盒、文件夹等装具，装具应符合国家相关环保标准，便于长期保存和管理。四、档案的编目与编号（一）编目要求1.对整理好的档案进行编目，编制档案目录，包括全宗号、目录号、案卷号、题名、年度、保管期限、件号、页数等项目。2.档案目录应打印或抄写清晰、准确，一式多份，分别存放于不同地点，便于查阅和备份。（二）编号方法1.全宗号：本公司/组织档案的全宗号由档案管理部门统一编制，用于标识公司/组织档案整体。2.目录号：按照档案分类方案，为每一类档案编制目录号，以便区分不同类别的档案目录。3.案卷号：在每一类档案目录下，为每一案卷编制案卷号，反映案卷的排列顺序。4.件号：对于以件为单位整理的档案，应编制件号，便于统计和查找。5.页数：记录每一份档案的页数，确保档案数量和内容的准确统计。（三）环保要求1.编目和编号过程中，尽量采用电子表格等形式进行记录和管理，减少纸质目录的印刷和使用。2.对于编号标识，可采用环保型标签或电子标识，避免使用含有有害物质的油墨和胶水。五、档案的保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）保管设备1.配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品、空气净化设备等。2.档案架、档案柜应牢固、耐用，符合环保要求，便于档案的存放和查找。（三）档案存储1.按照档案的分类和编号顺序，将档案存放于档案架或档案柜中，确保排列整齐、有序。2.对于电子档案，应采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。3.对重要档案和易损档案，应采取特殊的保管措施，如加密存储、复制多份等。（四）环保要求1.档案库房装修应选用环保型材料，减少有害气体的释放。2.档案保管设备应选用符合环保标准的产品，避免使用含有有害物质的材料。3.定期对档案库房进行清洁和通风，保持空气清新，减少灰尘和有害气体的积聚。4.对于防虫药品的使用，应选择环保型产品，避免对档案和环境造成污染。六、档案的利用（一）利用原则1.严格遵守国家有关档案利用的法律法规和公司/组织的保密制度，确保档案信息的安全。2.本着方便利用、提高效率的原则，为公司/组织的各项工作提供及时、准确的档案服务。（二）利用方式1.查阅利用：公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写《档案查阅申请表》，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.借阅利用：因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅期限、用途等，经部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，到期应及时归还。3.复制利用：根据利用者的需求，档案管理部门可为其提供档案的复制件，但应注明复制出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用登记1.对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、部门、利用时间、利用内容、归还时间等信息。2.档案利用登记记录应妥善保存，以备查询和统计。（四）环保要求1.在档案利用过程中，鼓励利用者优先采用电子查阅方式，减少纸质档案的翻阅，降低纸张消耗。2.对于复制档案，应优先采用电子复制方式，如打印、扫描等，减少纸质复制的数量。3.利用后的档案应及时归还档案管理部门，避免长时间占用档案资源，提高档案的周转效率。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.根据档案的保管期限和实际利用价值，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，判断其保存价值。2.根据档案的保管期限规定，结合档案的实际利用情况，确定档案是否到期或已失去保存价值。3.对于重要档案和有争议的档案，应组织相关专家进行论证，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确需销毁的档案，由档案鉴定工作小组编制《档案销毁清册》，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《档案销毁清册》经公司/组织领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.档案销毁过程中，应进行现场监督，并由监销人员在《档案销毁清册》上签字确认。（五）环保要求1.在档案销毁过程中，应选择环保型销毁方式，如采用专业的档案销毁设备进行粉碎处理，避免对环境造成污染。2.对于销毁后的档案残渣，应妥善处理，可作为废品回收利用，减少资源浪费。八、档案的信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策提供及时、准确的档案信息支持。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的目录信息、内容摘要等录入档案信息化管理系统，便于检索和查询。3.系统功能模块：包括档案录入、检索查询、借阅管理、权限设置、统计分析等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。（三）信息化安全管理1.建立档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止数据泄露、篡改和丢失。2.设置用户权限，对不同人员的档案访问权限进行严格控制，确保档案信息的安全性。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和更新，安装杀毒软件、防火墙等安全软件，防范网络攻击和病毒入侵。（四）环保要求1.在档案信息化建设过程中，选用环保型硬件设备和软件系统，减少能