科技档案利用制度

科技档案利用制度一、总则（一）目的为了加强公司科技档案的管理，充分发挥科技档案在公司生产、科研、经营等各项活动中的作用，规范科技档案的利用行为，保障公司和相关方的合法权益，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门、子公司以及与公司科技档案利用相关的外部单位和个人。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家关于档案管理的法律法规以及行业相关标准，确保科技档案利用活动合法合规。2.安全保密原则在科技档案利用过程中，始终将档案安全和保密放在首位，防止档案信息泄露、丢失或损坏。3.服务公司发展原则以服务公司生产、科研、经营等活动为宗旨，充分挖掘科技档案价值，促进公司持续健康发展。4.便捷高效原则在确保档案安全和保密的前提下，简化利用流程，提高利用效率，为利用者提供优质服务。二、科技档案的范围与分类（一）科技档案范围1.科研项目档案包括科研项目立项申请、研究计划、实验记录、研究报告、成果鉴定材料等。2.产品研发档案涵盖产品设计图纸、技术规范、工艺文件、测试报告、质量检验记录等。3.工程建设档案有工程项目规划设计文件、施工图纸、工程变更记录、竣工验收资料等。4.设备仪器档案包含设备仪器购置合同、说明书、操作规程、维修记录、运行数据等。5.技术合同档案涉及技术开发、转让、咨询、服务等合同的文本及相关附件。（二）科技档案分类1.按项目分类以科研项目、产品研发项目、工程项目等为单元进行分类，便于对特定项目的档案进行集中管理和利用。2.按专业分类根据公司业务涉及的专业领域，如机械、电子、化工等，对科技档案进行分类，使档案管理更具专业性和针对性。3.按时间分类按照档案形成的时间顺序进行排列，有助于清晰展现公司科技活动的发展历程。三、科技档案利用流程（一）利用申请1.公司内部人员利用填写《科技档案利用申请表》，注明利用目的、所需档案名称及内容、利用时间等信息，经所在部门负责人审批后提交至档案管理部门。2.外部单位或个人利用需提交单位介绍信或个人有效身份证件，填写《科技档案利用申请表》，详细说明利用用途、范围及期限等，经公司相关业务部门审核、分管领导批准后，方可向档案管理部门提出申请。（二）申请审核档案管理部门收到利用申请后，对申请内容进行审核。重点审核利用目的是否合理、所需档案与利用目的是否相符、利用时间是否符合规定等。对于不符合要求的申请，及时与利用者沟通并说明原因，要求其补充或修改申请。（三）档案提供1.对于审核通过的申请，档案管理部门根据利用者需求，提供相应的科技档案。提供方式可包括查阅、借阅、复制等。2.查阅档案时，利用者需在档案管理部门指定的场所进行，并由档案管理人员在场监督。查阅过程中，利用者不得在档案上涂改、标记、污损等。3.借阅档案时，档案管理部门需与利用者签订《科技档案借阅协议》，明确借阅期限、归还时间、保管责任等事项。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如有特殊情况需延长，应提前办理续借手续。4.复制档案时，档案管理部门应根据利用者需求，采用复印、扫描等方式提供复制件。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明“复制件”字样。（四）利用登记档案管理部门对科技档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名或单位名称、利用时间、利用目的、档案名称及数量、提供方式等信息。登记记录应妥善保存，以便日后查询和统计。（五）档案归还1.借阅档案的利用者应在规定期限内归还档案。如因特殊原因不能按时归还，应提前向档案管理部门说明情况并办理续借手续。2.利用者归还档案时，档案管理部门应认真核对档案数量、完整性及是否有损坏等情况。如发现问题，应及时与利用者沟通并查明原因，要求其承担相应责任。3.对于归还的档案，档案管理部门应进行整理和核对，确保档案归位准确、存放有序。四、科技档案利用的权限与限制（一）利用权限1.公司内部人员根据工作需要，经所在部门负责人审批后，可查阅、借阅与其工作相关的科技档案。涉及重要机密或核心技术的档案，需经公司分管领导批准方可利用。2.外部单位或个人因合作、交流等原因确需利用公司科技档案的，经公司相关业务部门审核、分管领导批准后，可在规定范围内查阅、复制相关档案。严禁外部单位或个人未经授权借阅公司科技档案。（二）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密、专利信息等重要档案，严格限制利用范围和知悉人员。未经公司书面同意，不得向任何第三方披露。2.对于正在进行的科研项目、尚未公开的产品研发信息等档案，在规定保密期限内，限制无关人员利用。3.利用科技档案时，不得擅自更改、删除、销毁档案内容。如需对档案进行标注、摘录等操作，需经档案管理部门同意。五、科技档案利用的安全与保密措施（一）安全管理1.档案管理部门应确保科技档案存储场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备。2.定期对科技档案进行检查和维护，及时发现并处理档案存在的安全隐患，如纸张老化、字迹褪色等问题。3.在科技档案利用过程中，严格遵守操作规程，防止因操作不当导致档案损坏。如发生档案损坏或丢失事件，应立即采取措施进行补救，并查明原因，追究相关人员责任。（二）保密管理1.对涉及公司机密的科技档案，实行专人专管制度。档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.利用者在利用科技档案过程中，应签订保密协议，承诺对所知悉的公司机密信息予以保密。如违反保密协议，应承担相应法律责任。3.在档案查阅、借阅场所，应设置必要的保密警示标识，提醒利用者注意保密。严禁无关人员进入档案利用场所。4.对电子科技档案，应采取加密存储、访问控制、数据备份等技术手段，确保档案信息安全。六、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对科技档案利用情况进行审计检查，重点审查利用流程是否合规、档案安全保密措施是否落实、利用登记是否准确完整等。2.档案管理部门定期对自身工作进行自查，及时发现并纠正存在的问题，不断完善科技档案利用管理制度。（二）外部监督接受上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的监督检查，积极配合并按照要求提供科技档案利用情况的相关资料。对于监督检查中发现的问题，及时整改落实。七、奖惩措施（一）奖励1.对在科技档案利用工作中表现突出的部门或个人，给予表彰和奖励。如积极提供有价值的档案利用建议，为公司科研、生产等活动提供重要支持；严格遵守档案利用制度，保障档案安全和保密等。2.奖励方式可包括荣誉证书、奖金、晋升机会等，以激励员工积极参与科技档案利用工作，提高档案管理水平。（二）惩罚1.对违反科技档案利用制度的行为，视情节轻重给予相应处罚。如未经审批擅自利用档案、泄露档案机密信息、损坏或丢失档案等。2.处罚措施包括警告、罚款、降职、解除