监理档案制度

监理档案制度一、总则（一）目的为加强公司监理档案管理，确保监理档案的完整、准确、系统和有效利用，提高监理工作质量和管理水平，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的各类建设工程项目监理过程中形成的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：监理档案应如实反映监理工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集监理工作各环节产生的文件资料，保证档案的完整性。3.准确性原则：档案信息准确无误，数据、文字表述等符合规范要求。4.系统性原则：对档案进行科学分类、整理，使其具有系统性和逻辑性。5.及时性原则：及时收集、整理、归档监理文件资料，确保档案的时效性。6.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理职责（一）公司管理层职责1.负责审批监理档案管理制度及相关规定。2.监督检查监理档案管理工作的开展情况，协调解决档案管理工作中的重大问题。（二）项目总监职责1.全面负责项目监理档案管理工作，确保档案管理工作符合本制度要求。2.组织制定项目监理档案管理计划，明确档案管理的目标、任务和要求。3.定期检查项目监理档案的收集、整理、归档情况，对存在的问题及时督促整改。4.负责审核项目监理档案的完整性和准确性，签署档案移交意见。（三）监理工程师职责1.按照档案管理要求，及时收集、整理本人在监理工作中形成的文件资料，并移交项目资料员。2.确保所提供的文件资料真实、准确、完整，符合档案管理规范。3.协助项目资料员做好档案的整理、归档和保管工作。（四）资料员职责1.负责项目监理档案的日常收集、整理、分类、编号、装订、保管等工作。2.按照档案管理规定，对档案进行科学分类，编制档案目录和索引，方便查询利用。3.根据项目进展情况，及时将整理好的档案移交公司档案室，并办理交接手续。4.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。三、档案分类与编号（一）档案分类监理档案分为工程前期文件、监理规划与实施细则、监理月报、监理会议纪要、工程质量控制文件、工程进度控制文件、工程费用控制文件、工程安全与环境管理文件、工程变更文件、工程验收文件、监理工作总结、其他文件等十二大类。（二）编号规则档案编号采用“项目名称分类代码流水号”的形式，具体如下：1.项目名称：填写项目全称。2.分类代码：按照上述十二大类档案分别编制两位代码，如工程前期文件为“01”，监理规划与实施细则为“02”等。3.流水号：按照档案形成时间顺序依次编号，从“001”开始。例如：[项目名称]01001，表示该项目的工程前期文件中的第一份档案。四、档案收集与整理（一）收集范围1.与建设工程项目相关的各类文件资料，包括但不限于项目立项批复、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、施工组织设计、施工方案、技术交底、工程变更通知、工程质量检验报告、工程进度报表、工程费用支付凭证、工程安全检查记录、工程环境监测报告、监理指令、监理通知回复单、监理工作总结等。2.监理机构内部形成的文件资料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要、监理日志、监理工作联系单、监理旁站记录、监理平行检验记录等。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将各自工作中产生的文件资料移交资料员，确保档案收集的及时性。2.收集的文件资料应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，严禁伪造、篡改档案资料。3.对电子文件资料，应确保其格式规范、存储安全，并与纸质文件同步收集、整理。（三）整理要求1.资料员按照档案分类标准，对收集到的文件资料进行分类整理。2.每份文件资料应进行编号，并在首页加盖档案章，注明档案编号、日期、保管期限等信息。3.对同一事项的文件资料应进行集中整理，按照文件形成时间顺序排列，确保档案的系统性和逻辑性。4.对破损、褪色的文件资料应进行修复或复制，保持档案的完整性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.项目监理档案应定期进行归档，一般每月归档一次，项目竣工后及时完成全部档案的归档工作。2.归档的档案应编制档案目录，一式两份，一份随档案装订成册，一份单独存放，便于查询。3.归档的档案应填写档案移交清单，明确档案名称、数量、移交时间等信息，交接双方签字确认。（二）保管期限监理档案的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体如下：1.永久保管：涉及工程质量、安全、重大变更等重要事项的文件资料，如工程竣工验收报告、工程质量事故处理记录、工程重大变更文件等。2.长期保管：工程建设过程中形成的一般性文件资料，如监理规划、监理实施细则、监理月报、监理会议纪要等，保管期限为[X]年。3.短期保管：工程建设过程中形成的临时性文件资料，如监理工作联系单、监理旁站记录等，保管期限为[X]年。（三）保管方式1.公司设立专门的档案室，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。2.档案应按照保管期限和类别进行分类存放，便于查找和管理。3.对电子档案，应采用光盘、硬盘等存储介质进行备份，并定期进行检查和维护，确保数据的安全性和完整性。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅监理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经项目总监或公司档案管理部门负责人批准。2.查阅档案时，应在档案管理人员的陪同下进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理人员，并在《档案查阅登记表》上签字确认。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅监理档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅单位或个人名称、借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，并经公司管理层批准。2.借阅档案时，借阅人员应与档案管理人员签订《档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，确保档案的安全归还。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、复印、泄露档案内容，如因保管不善造成档案损坏或丢失的，应承担相应的赔偿责任。七、档案保密与安全（一）保密措施1.加强对档案管理人员及接触档案人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议，明确保密责任。2.对涉及机密的档案，应设置专门的保密标识，严格限制查阅和借阅范围。3.在档案整理、存储、传输等过程中，采取必要的保密技术措施，防止档案信息泄露。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案室的安全防范，确保档案实体安全。2.定期对档案保管设施进行检查和维护，确保防火、防潮、防虫、防盗等设备正常运行。3.加强对电子档案的安全管理，设置必要的安全防护措施，防止电子档案被篡改、丢失或损坏。4.制定档案应急预案，对可能发生的自然灾害、突发事件等进行预演和应对，确保档案在紧急情况下的安全。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步建立公司监理档案信息化管理系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、查询、借阅等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理要求1.按照档案管理规范，对电子文件资料进行分类、编号、著录等，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。2.建立电子档案数据库，对档案信息进行集中存储和管理，方便查询和利用。3.利用信息化手段，对档案的收集、整理、归档、保管等环节进行流程控制和跟踪管理，提高档案管理工作的规范化和科学化水平。4.加强对电子档案系统的安全管理，设置用户权限，防止非法访问和数据泄露。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对已到保管期限的监理档案进行鉴定，按照国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，确定档案的存毁。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由公司档案管理部门负责人、项目总监及相关专业人员组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定程序1.档案管理部门提出需鉴定的档案清单，提交档案鉴定小组。2.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保管期限，确定档案的存毁意