市档案局制度

市档案局制度一、总则（一）目的为加强市档案局的管理，规范档案工作流程，提高档案管理水平，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本局实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市档案局全体工作人员以及本局所管理的各类档案。（三）基本原则1.依法治档原则：严格遵守国家档案法律法规，依法开展档案管理工作。2.统一管理原则：对本局各类档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。3.科学管理原则：运用现代科学技术和管理方法，提高档案管理的效率和质量。4.服务利用原则：充分发挥档案的作用，为社会各界提供优质、高效的档案信息服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责本局档案工作的组织、协调和指导。其主要职责包括：制定档案管理制度和工作计划；负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作；对本局各部门的档案工作进行监督和检查。（二）档案管理人员配备专职档案管理人员，负责具体的档案管理业务。档案管理人员应具备档案专业知识和技能，熟悉档案管理工作流程，严格遵守档案管理规定。其职责包括：负责档案的日常管理工作，如档案的收集、整理、上架、借阅登记等；对档案进行定期检查和维护，确保档案的安全和完整；协助开展档案的鉴定、销毁等工作；为利用者提供档案查阅、咨询等服务。（三）各部门职责本局各部门负责本部门文件材料的形成、积累和整理工作，并按照档案管理部门的要求，定期向档案管理部门移交档案。各部门应指定专人负责档案工作，确保本部门档案工作的顺利开展。其职责包括：负责本部门文件材料的收集、整理和归档，确保文件材料的齐全、完整；按照档案管理部门规定的时间和要求，将本部门档案移交档案管理部门；配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作；在工作中积极利用档案，为本部门工作提供支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围本局在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件、资料、图表、数据、声像等材料，均属收集范围。具体包括：1.上级机关下发的与本局工作相关的文件、指示、通知等。2.本局制定的各种规章制度、工作计划、总结、报告、统计报表等。3.本局召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.本局开展业务工作形成的文件、合同、协议、项目资料等。5.本局的人事档案、财务档案、基建档案等专门档案。（二）收集要求及时间1.各部门应在文件材料形成后及时进行收集整理，确保文件材料的齐全、完整。2.对于重要文件和紧急文件，应随时收集，并及时移交档案管理部门。3.各部门应在每年年底前，将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。（三）整理原则与方法1.整理原则：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：按照档案的分类方案，对收集到的文件材料进行分类、编号、编目、装订等工作。具体分类如下：文书档案：按照年度保管期限机构（问题）进行分类。专门档案：根据不同类型分别制定分类方案，如人事档案按照干部档案管理规定进行分类，财务档案按照会计档案管理办法进行分类等。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（二）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，确保档案的数量准确、存放有序。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应进行备份，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.严格遵守档案库房管理制度，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。（三）档案的上架与排列档案应按照分类方案进行上架排列，同一类档案应按照时间顺序或重要程度依次排列，便于查找和利用。档案上架应整齐有序，标识清晰，便于识别和管理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关规定和本局实际情况，对档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和价值，剔除失去保存价值的档案。鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则。（二）鉴定组织与程序1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。2.档案鉴定小组按照档案鉴定标准，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。3.档案管理部门根据鉴定小组的意见，编制档案鉴定报告，报局领导审批。（三）销毁程序1.经批准销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案的名称、数量、保管期限等内容。2.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底进行。3.销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册归档保存。六、档案的统计与检索（一）统计内容与要求1.档案管理部门应建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。2.统计数据应准确、及时、完整，定期向上级档案管理部门和本局领导报送档案统计报表。（二）检索工具的建立1.建立多种档案检索工具，如案卷目录、全引目录、专题目录、人名索引、电子检索系统等，方便档案的查找和利用。2.定期对检索工具进行更新和维护，确保检索工具的准确性和有效性。七、档案的利用（一）利用范围与方式1.利用范围：本局工作人员因工作需要可查阅、借阅本局档案；外单位因工作需要查阅本局档案，应按照规定办理相关手续。2.利用方式：提供档案原件查阅、借阅；根据利用者需求，提供档案复印件或摘录；利用电子档案系统进行在线查询等。（二）利用手续1.本局工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本局档案，应提前向本局提出申请，说明查阅目的、内容和范围，经本局分管领导批准后，持单位介绍信到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，需经本局主要领导批准。3.查阅、借阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。如需借出档案，应严格履行借阅登记手续，并按时归还。（三）利用监督与反馈1.档案管理部门应对档案利用情况进行监督，确保利用者遵守档案利用规定，保护档案的安全和完整。2.利用者在利用档案过程中，如发现档案存在问题或对档案利用有意见和建议，应及时向档案管理部门反馈，档案管理部门应及时处理和改进。八、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理的效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）信息化管理系统建设1.建立档案信息化管理系统，涵盖档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、利用等各个环节，实现档案管理的全过程信息化。2.对档案信息化管理系统进行定期维护和升级，确保系统的安全稳定运行。（三）电子档案管理1.加强电子档案的收集、整理和归档工作，确保电子档案的齐全、完整和真实有效。2.建立电子档案备份制度，