工会档案保管制度

工会档案保管制度一、总则（一）目的为加强工会档案管理，确保工会档案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本工会组织及其所属各部门在工作活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工会档案由工会综合档案室集中统一管理，任何部门和个人不得擅自留存、销毁档案。2.真实性原则：确保档案内容真实可靠，如实反映工会工作的历史和现状。3.完整性原则：全面收集、整理工会工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密规定，对涉及国家机密、工会秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索效率，方便工会工作人员和会员查阅利用档案。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.负责制定和完善工会档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理工会各类档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案检索系统，编制各类档案检索工具，提高档案查询效率。4.负责档案的安全保管，做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等工作，定期对档案进行检查和维护。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的统计工作。6.负责组织开展档案信息化建设，推进档案数字化管理。（二）各部门兼职档案员1.负责本部门档案的收集、整理、立卷和移交工作，确保档案的齐全完整。2.按照档案管理要求，定期将本部门档案移交综合档案室，并办理交接手续。3.协助综合档案室做好档案的查阅、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.工会组织建设方面的文件材料，包括工会成立、换届、机构设置、人员编制等文件。2.会员管理方面的文件材料，如会员入会、转会、退会记录，会员代表大会文件等。3.职工权益维护方面的文件材料，包括劳动争议处理、职工福利、劳动保护等相关文件。4.工会经费管理方面的文件材料，如经费预算、决算、收支凭证等。5.工会活动方面的文件材料，如各类会议记录、活动方案、总结、照片、音像资料等。6.上级工会及其他相关部门发来的与工会工作有关的文件材料。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，确保档案收集的及时性。2.收集的文件材料应齐全完整，字迹清晰，签署完备，载体应符合档案保管要求。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类，一般分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、会计档案类、声像档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应科学合理，便于管理和查询。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，确保目录准确、清晰。四、档案的保管（一）保管场所1.综合档案室应设置专门的档案库房，库房应具备良好的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠设施。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.采用符合档案保管要求的档案柜、档案架等装具，对档案进行分类存放。2.档案装具应坚固耐用，便于移动和查找档案。（三）档案存放1.按照档案的分类编号顺序，将档案装入档案盒或档案袋，整齐排列在档案架上。2.不同保管期限、不同密级的档案应分开存放，便于管理和查阅。（四）档案保管期限1.工会档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括工会组织建设、会员管理、职工权益维护等方面的重要文件材料；长期保管的档案一般为15年至50年，主要包括工会经费管理、工会活动等方面的文件材料；短期保管的档案一般为5年至15年，主要包括一般性的文件材料。3.档案保管期限的确定应严格按照国家有关规定执行，同时结合工会工作实际进行综合判断。（五）档案安全管理1.建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全防范设备，如监控系统、报警装置等。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。3.严格控制档案库房的人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。4.做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，定期对档案进行维护和保养。5.对电子档案应采取备份存储等措施，防止数据丢失。五、档案的利用（一）利用范围1.工会工作人员因工作需要查阅档案。2.会员因维护自身合法权益等原因查阅相关档案。3.其他经工会批准的单位或个人因工作需要查阅档案。（二）利用手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.查阅档案一般应在综合档案室进行，如需借出档案，须经工会领导批准，并办理借阅手续，借阅期限一般不超过[X]天。3.查阅档案时应爱护档案，不得涂改、损坏、抽取、撤换档案材料。（三）利用服务1.综合档案室应积极为档案利用者提供优质服务，及时准确地提供所需档案。2.根据档案利用者的需求，可提供档案复印件、摘录等服务，但应注明出处，并加盖档案管理部门印章。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对已到保管期限的档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，严格按照国家有关规定执行。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由工会领导、综合档案室工作人员及相关部门负责人组成，负责对档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、保管价值等进行全面审查，确定档案是否仍具有保存价值。2.根据审查结果，提出档案的存毁意见，并填写《档案鉴定意见书》。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，应编制《档案销毁清册》，注明档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息。2.《档案销毁清册》经工会领导批准后，由综合档案室负责组织销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。4.销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告工会领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立工会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作效率，方便档案利用者查阅利用档案。（二）数字化处理1.对重要的纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保图像清晰可读。2.对扫描后的电子档案进行图像处理、数据挂接等工作，建立电子档案数据库。（三）系统功能1.档案管理系统应具备档案录入、分类编目、检索查询、借阅管理、统计分析等功能。2.系统应设置用户权限管理，不同用户根据其工作职责和权限访问相应的