文件档案存档制度

文件档案存档制度一、总则（一）目的为了加强公司文件档案的管理，确保文件档案的完整性、准确性和安全性，便于文件档案的查阅、利用和保管，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类文件档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司文件档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保文件档案管理的规范性和一致性。2.真实完整原则文件档案应如实反映公司各项工作的实际情况，保证文件档案内容的完整性，不得随意篡改或缺失。3.便于利用原则文件档案的整理和存储应便于查阅和利用，提高工作效率，满足公司业务发展的需要。4.安全保密原则严格遵守国家有关法律法规，确保文件档案的安全，防止文件档案的泄露、丢失和损坏，对涉及公司机密的文件档案要严格保密。二、文件档案的分类与编号（一）文件档案的分类1.行政文件类包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等行政公文。2.业务文件类涵盖公司在各项业务活动中形成的合同、协议、订单、业务报表、项目文档等。3.财务文件类包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料等财务相关文件。4.人事文件类涉及员工招聘、培训、考核、薪酬、福利、劳动合同等人事管理文件。5.技术文件类如公司的技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、技术标准等。6.其他文件类不属于以上分类的其他各类文件，如会议纪要、工作计划、工作总结、宣传资料等。（二）文件档案的编号1.编号规则采用分类编号法，按照文件档案的分类，为每一类文件档案编制独立的编号体系。编号由字母和数字组成，字母表示文件档案的类别，数字表示该类别下文件档案的顺序号。例如：行政文件类编号为XZ001，业务文件类编号为YW001等。2.编号的唯一性每个文件档案都有唯一的编号，确保在管理过程中能够准确识别和区分不同的文件档案。3.编号变更文件档案的编号一经确定，不得随意变更。如因特殊原因需要变更编号，应在档案管理部门进行详细记录，并确保相关文件档案的索引和查询不受影响。三、文件档案的形成与收集（一）文件档案的形成1.各部门职责公司各部门负责本部门工作中各类文件档案的形成。在日常工作中，应明确文件档案的形成要求和流程，确保文件档案的质量。2.文件起草与审核文件起草人应按照公司的格式规范和内容要求起草文件，确保文件表述准确、清晰。文件起草完成后，需经部门负责人审核，重要文件还应经分管领导审批。3.文件签署与印发审核通过的文件，按照规定的签署流程进行签署，然后交由公司行政部门统一印发。行政部门应做好文件印发的登记工作，记录文件的印发时间、文号、标题、印发范围等信息。（二）文件档案的收集1.定期收集档案管理部门应定期对各部门的文件档案进行收集，确保文件档案及时归档。收集周期根据公司实际情况确定，一般为每月或每季度一次。2.临时收集在特殊情况下，如公司重大项目结束、重要会议召开后等，档案管理部门应及时组织临时收集，确保相关文件档案不遗漏。3.收集要求档案管理部门在收集文件档案时，应与各部门进行交接，办理交接手续，明确交接双方的责任。收集的文件档案应保持原件的完整性，不得随意拆换、涂改或丢失。四、文件档案的整理与归档（一）文件档案的整理1.分类整理档案管理人员按照文件档案的分类标准，对收集到的文件档案进行分类整理。将同一类别的文件档案放在一起，便于查找和管理。2.装订与编目对纸张文件进行装订，确保文件整齐、牢固。同时，为每份文件档案编制目录，目录应包含文件编号、标题、日期、来源、保管期限等信息，以便快速检索。3.电子文件整理对于电子文件，应按照文件的类别和时间顺序进行整理，建立清晰的文件夹结构，并对文件进行命名，确保文件名能够准确反映文件的内容和性质。同时，对电子文件进行备份，防止数据丢失。（二）文件档案的归档1.归档流程整理好的文件档案经档案管理人员核对无误后，按照编号顺序进行归档。归档时，应将文件档案放入相应的档案盒或档案柜中，并在档案盒或档案柜上标明类别和编号范围。2.归档时间文件档案应在形成后的规定时间内归档，一般不超过一个月。对于重要紧急的文件档案，应及时归档。3.归档标识在归档的文件档案上应加盖归档章，注明归档日期、归档人等信息，以便追溯和查询。五、文件档案的保管（一）保管场所1.档案库房公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保文件档案的安全保管。2.库房设施档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案架、档案盒等。同时，应安装监控设备，对库房进行实时监控。（二）保管期限1.保管期限划分根据文件档案的重要性和时效性，将文件档案的保管期限划分为永久、长期和短期。永久保管的文件档案是指具有重要历史价值和查考利用价值的文件档案；长期保管的文件档案保管期限一般为15年至50年；短期保管的文件档案保管期限一般为5年以下。2.保管期限确定档案管理部门应根据文件档案的性质和公司的实际情况，确定每份文件档案的保管期限。在文件档案归档时，应在目录和文件上注明保管期限。3.保管期限调整文件档案的保管期限如需调整，应经档案管理部门负责人审核，并报公司领导批准。调整后的保管期限应及时在档案管理系统中更新，并通知相关部门。（三）档案保管要求1.存放有序档案应按照类别和编号顺序存放，便于查找和取用。同时，应定期对档案进行盘点，确保档案的数量和完整性。2.安全防护加强档案库房的安全管理，严格限制非档案管理人员进入库房。定期检查库房设施设备的运行情况，确保其正常工作。对档案进行定期消毒、杀虫，防止档案受到损坏。3.电子档案保管电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并进行备份。备份介质应异地存放，防止因自然灾害或其他原因导致数据丢失。同时,应定期对电子档案进行检查和维护，确保数据的可读性和完整性。六、文件档案的查阅与利用（一）查阅权限1.内部查阅公司内部员工因工作需要查阅文件档案，应填写《文件档案查阅申请表》，注明查阅的文件档案名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.外部查阅因特殊原因需要向外部单位或个人提供文件档案查阅的，应经公司领导批准，并与查阅方签订保密协议。查阅方应按照公司规定的程序进行查阅，不得擅自复制、传播或泄露公司文件档案内容。3.特殊文件查阅涉及公司机密的文件档案，查阅权限应严格控制，仅限于公司高层管理人员和相关保密人员。查阅此类文件档案，需经公司保密委员会批准，并在档案管理部门的监督下进行查阅。（二）查阅流程1.申请查阅人填写《文件档案查阅申请表》，提交所在部门负责人审批。2.审批部门负责人根据查阅人的查阅目的和工作需要，对申请表进行审批。对于重要文件档案的查阅申请，应报分管领导审批。3.查阅审批通过后，查阅人持申请表到档案管理部门查阅文件档案。档案管理人员应按照申请表上的要求，提供相应的文件档案，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅时间、查阅人姓名、部门、查阅文件档案名称、编号、查阅目的等信息。4.归还查阅完毕后，查阅人应及时将文件档案归还档案管理部门。档案管理人员应对归还的文件档案进行检查，确保文件档案的完整性和准确性。（三）利用限制1.不得擅自复制未经档案管理部门同意，查阅人不得擅自复制文件档案。如因工作需要确需复制的，应按照规定的程序办理复制手续。2.不得泄露内容查阅人应严格遵守公司的保密制度，不得将查阅的文件档案内容泄露给无关人员。对于涉及公司机密的文件档案，查阅人应承担保密责任。3.合理利用查阅人应在规定的时间和范围内合理利用文件档案，不得将文件档案用于非工作目的。七、文件档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.鉴定周期档案管理部门应定期对保管期满的文件档案进行鉴定，鉴定周期一般为每五年一次。2.鉴定小组成立由档案管理部门、业务部门和财务部门相关人员组成的鉴定小组，负责对文件档案进行鉴定。鉴定小组应根据文件档案的保管期限、重要性、查考利用价值等因素，对文件档案进行综合评估。3.鉴定标准鉴定小组应按照国家有关法律法规和公司的文件档案管理制度，制定具体的鉴定标准。鉴定标准应明确文件档案的销毁条件、留存条件等内容。（二）销毁流程1.编制销毁清单鉴定小组对需要销毁的文件档案进行逐一核对，编制《文件档案销毁清单》。销毁清单应包括文件档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。2.审批《文件档案销毁清单》经鉴定小组组长审核后，报公司领导批准。3.销毁实施经批准后，档案管理部门负责组织实施文件档案的销毁工作。销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保文件档案无法恢复。销毁过程中，应安排专人负责监督，确保销毁工作