学院档案制定制度

学院档案制定制度学院档案管理制度一、总则（一）目的为加强学院档案管理，有效地保护和利用档案，提高学院管理水平和工作效率，根据国家有关法律法规及行业标准，结合学院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学院各部门、各单位及全体教职工和学生。（三）档案定义本制度所称档案是指学院在教学、科研、管理、服务等各项活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则。学院档案工作实行集中统一领导，由学院综合档案室归口管理全院档案。2.完整性原则。确保档案的齐全、完整，全面反映学院各项工作的历史面貌。3.准确性原则。保证档案内容真实、准确，数据可靠。4.安全性原则。采取有效措施，确保档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。5.便于利用原则。优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为学院各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理机构及职责（一）综合档案室1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定学院档案工作规章制度并组织实施。2.负责接收、收集、整理、分类、编目、装订、保管全院各类档案，确保档案的齐全、完整和安全。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为学院各项工作提供档案信息服务。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.组织开展档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.对各部门、各单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，组织档案工作人员业务培训，提高档案管理队伍素质。7.积极开展档案编研工作，编写档案参考资料，参与学院的校史编纂等工作，发挥档案的文化教育功能。（二）各部门、各单位档案工作小组1.负责本部门、本单位档案的收集、整理、保管和移交工作，确保档案的及时归档和规范管理。2.明确一名档案工作兼职人员，负责本部门、本单位档案工作的日常事务，接受综合档案室的业务指导和监督。3.配合综合档案室做好档案的鉴定、销毁、利用等工作，积极提供档案利用线索，支持学院档案工作的整体开展。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.党群工作类：包括学院党委、工会、团委等组织的各类文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。2.行政管理类：学院行政工作中形成的各类文件、通知、报告、会议纪要、规章制度、人事档案、财务档案、资产档案等。3.教学管理类：教学计划、教学大纲、课程表、教案、教材、试卷、成绩册、实习实训报告、教学评估材料等。4.学生管理类：学生学籍档案、奖惩记录、毕业生档案、学生活动材料等。5.科研管理类：科研项目申报书、立项批复、研究报告、论文著作、科研成果鉴定材料等。6.基本建设类：学院基本建设项目的可行性研究报告、设计文件、施工图纸、竣工验收报告等。7.仪器设备类：仪器设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书、维修记录等。8.外事工作类：外事活动文件、协议、合同、外宾来访记录等。9.财会类：会计凭证、账簿、报表、财务审计报告等。10.声像类：学院重大活动、教学科研成果、校园风貌等方面的照片、录音、录像等资料。（二）收集要求1.各部门、各单位应明确档案收集责任人，按照档案收集范围，及时收集本部门、本单位在各项工作中形成的档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。（三）归档时间1.当年形成的档案，在次年上半年归档完毕。2.跨年度的文件材料，在办结后的次年上半年归档。3.科研项目档案在项目结题后三个月内归档。4.基建项目档案在项目竣工验收后三个月内归档。5.设备仪器档案在设备仪器验收合格后归档。（四）归档程序1.各部门、各单位档案工作兼职人员对收集到的档案材料进行初步整理，按照档案分类方案进行分类、编号、编目，填写档案移交清单。2.经部门负责人审核签字后，将档案移交清单及档案材料一并送交综合档案室。3.综合档案室对移交的档案进行检查验收，对不符合要求的档案退回原部门重新整理，合格后办理接收手续。四、档案的整理与分类（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构（部门）分类，最后按保管期限分类。（三）整理要求1.对归档的文件材料进行装订、编页、编目等加工处理，确保档案的整齐、美观。2.去除文件材料上的金属物，对破损的文件进行修补或复制。3.按照规定的格式填写档案盒封面、盒脊、备考表等项目，确保档案标识清晰、准确。4.编制档案目录，包括全宗号、年度、机构（问题）、保管期限、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等项目，以便于检索和查询。五、档案的保管（一）保管条件1.综合档案室应具备专用的档案库房，库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在4fifty%60%之间。2.库房应配备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等设施设备，确保档案的安全保管。3.档案库房应安装温湿度监测设备、消防设备、防盗报警设备等，并定期进行检查和维护，确保设备正常运行。（二）档案装具1.档案应采用符合国家标准的档案盒、档案架等装具进行保管。2.档案盒应选用无酸纸制作，规格统一，能够有效保护档案。3.档案架应坚固耐用，排列整齐，便于档案的存放和查找。（三）档案存放1.按照档案分类方案，将档案分类存放于档案架上，同一类别的档案应集中存放，便于管理和查找。2.档案应按照年度、机构（部门）、保管期限顺序排列，上架存放的档案应保持整齐有序，不得随意堆放。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应定期进行检查和更新，确保电子档案的安全。（四）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学院主要职能活动和基本历史面貌的，对学院和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学院一般工作活动，在较长时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为30年。3.短期保管的档案：凡是在较短时间内对学院工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为10年。（五）档案清查1.综合档案室应定期对档案进行清查盘点，每年至少进行一次全面清查，确保档案的账实相符。2.清查内容包括档案的数量、质量、保管状况等，对清查中发现的问题应及时进行处理，并做好记录。3.对档案清查结果应形成报告，上报学院领导，并抄送相关部门。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则按照国家有关规定，结合学院实际情况，从档案的真实性、完整性、准确性、系统性和利用价值等方面进行全面鉴定，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由学院分管领导任组长，综合档案室负责人及相关部门负责人为成员。鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法。对档案逐件进行审查，分析档案的内容和价值，确定其保管期限。2.综合分析法。结合学院的发展规划、工作重点、档案利用情况等因素，对档案进行综合分析，确定其鉴定结果。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行审核，提出销毁意见，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、机构（部门）、保管期限、文号、责任者、日期、页数等内容，并由鉴定工作小组负责人签字确认。3.将档案销毁清册报学院领导审批，经批准后，由综合档案室会同相关部门共同实施档案销毁工作。4.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应指定专人负责监销，并在档案销毁清册上签字注明销毁日期。5.档案销毁后，应将档案销毁清册永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。严格按照国家有关法律法规和学院档案管理制度的规定，提供档案利用服务。2.服务至上原则。以服务学院各项工作为宗旨，积极主动地为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则。在档案利用过程中，确保档案的安全和保密，防止档案信息的泄露。（二）利用范围1.学院内部各部门、各单位及教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅、借阅本部门、本单位及本人形成的档案。2.外单位因工作需要查阅学院档案的，须持单位介绍信，经学院分管领导批准后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的，须经学院主要领导批准。3.学生因毕业、就业、升学等需要查阅本人档案的，须持有效证件，经学生管理部门批准后办理查阅手续。（三）利用方式1.查阅。利用者可到综合档案室查阅档案，查阅时应在档案查阅登记簿上登记，填写查阅日期、利用者姓名、单位、查阅内容等信息。2.借阅。因工作需要确需借阅档案的，须填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等内容，经部门负责人审核签字后，报综合档案室审批。借阅期限一般不超过两周，如需延期，须办理续借手续。3.复制。利用者如需复制档案，须经综合档案室同意，并按照规定的程序办理复制手续。复制档案应保证内容完整、清晰，不得对档案原件进行涂改、污损。（四）利用登记综合档案室应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制等利用情况进行详细记录，包括利用者姓名、单位、利用日期、利用内容、归还日期等信息。档案利用登记记录应妥善保存，以备查询。（五）利用监督1.综合档案室应对档案利用情况进行监督检查，确保利用者严格遵守档案利用规定，保护档案的安全和完整。2.对违反档案利用规定的行为，应及时予以制止，并按照学院有关规定进行处理。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善学院档案信息化管理系统，实现档案管理的数字化、网络化、智能化，提高档案管理效率和服务水平，为学院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化加工。对学院存量档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。2.档案信息化管理系统建设。开发或选用适合学院档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的收集、整理、分类、编目、存储、检索、利用、统计等功能的自动化管理。3.档案信息安全保障体系建设。建立健全档案信息安全管理制度，采取数据备份、加密存储、身份认证、访问控制等技术措施，确保档案信息的安全。（三）数字化加工要求1.档案数字化加工应遵循国家有关标准和规范，确保数字化档案的质量。2.扫描分辨率应不低于200dpi，图像格式应为JPEG或TIFF，存储格式应为通用的电子文档格式，如PDF等。3.数字化加工过程中应进行数据挂接，确保电子档案与纸质