教育工会档案制度

教育工会档案制度一、总则（一）目的为加强教育工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育工会工作中的作用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合教育工会实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教育工会机关及所属各基层工会组织的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则教育工会档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容必须真实反映教育工会工作的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集、整理教育工会工作中形成的各类档案，保证档案的完整性。4.保密性原则严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息不泄露。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门教育工会设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极开展档案信息开发利用工作，为教育工会工作提供服务。6.负责对基层工会档案管理工作进行指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级教育工会及相关部门下发的文件、通知、指示等。2.教育工会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.教育工会组织的各类会议文件、记录、纪要等。4.教育工会开展的各项活动资料，包括活动方案、通知、照片、视频等。5.教育工会会员管理资料，如会员登记表、会费收缴记录等。6.教育工会财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。7.教育工会与其他单位签订的合同、协议等。8.教育工会工作人员的人事档案、考核材料等。9.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的文件、资料收集齐全，定期移交档案管理部门。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁。3.对重要文件、资料应进行备份，以防丢失。（三）整理方法1.分类按照档案的形成来源、时间、内容等进行分类，一般分为党群工作类、行政工作类、业务工作类、财务管理类、人事管理类等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等，便于查找和利用。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年归档完毕。2.重大活动、重要文件等应及时归档。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，手续完备。2.档案管理人员应认真核对归档的档案，确保档案的准确性和完整性。3.对归档的档案应编制归档清单，双方签字确认。（三）保管期限1.永久保管凡是反映教育工会主要职能活动和基本历史面貌的，对教育工会工作有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种。凡是在一定时期内对教育工会工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（四）保管措施1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案应存放在专用的档案柜中，按类别、编号顺序排列。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对电子档案应进行备份，并存储在安全的介质上，定期进行维护和更新。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应遵守国家法律法规，不得损害国家利益和教育工会的合法权益。2.服务教育工会工作原则档案利用应紧密围绕教育工会工作需要，为教育工会决策、管理、研究等提供支持。3.方便利用原则简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便利。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应提供必要的帮助和指导。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]天，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章。（三）利用登记档案管理部门应建立档案利用登记制度，对利用档案的时间、内容、利用者等进行详细登记。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案进行全面审查，综合考虑档案的内容、来源、时间等因素。2.价值评估原则根据档案的历史价值、现实价值和保存价值，对档案进行价值评估。3.法定程序原则档案鉴定工作应按照法定程序进行，确保鉴定结果的准确性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务人员和专家组成，负责档案的鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，确定其保存价值。2.综合分析法综合考虑档案的形成背景、历史作用、现实需求等因素，对档案进行综合分析。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见。2.填写档案销毁申请表，经教育工会领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并对销毁过程进行记录。4.销毁后的档案应在档案目录中注明，并永久保存销毁记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立教育工会档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设开发档案信息化管理系统，实现档案的录入、查询、借阅、统计等功能。3.安全保障建立档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.电子档案应与纸质档案同步归档，确保档案信息的一致性。2.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操作，提高工作效率。3.定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。4.加强档案信息化安全管理，设置用户权限，防止档案信息泄露。八、档案管理监督与检查（一）监督检查机构教育工会成立档案管理监督检查小组，负责对档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作情况。3.档案信息化建设情况。4.档案管理人员的业务水平和工作责任心。（三）监督检查方式1.定期检查每年定期对档案管理工作进行全面检查。2.不定期抽查根据工作需要，不定期对