北京市档案制度

北京市档案制度一、总则（一）目的为加强北京市档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，有效发挥档案在各项工作中的作用，依据国家相关法律法规，结合本市实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于北京市行政区域内各级党政机关、人民团体、企事业单位、社会组织以及其他各类机构（以下统称“单位”）的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，对本单位各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案应如实反映单位各项工作活动的真实情况，严禁伪造、篡改档案内容。3.完整性原则全面收集、整理单位在工作过程中形成的各类文件材料，确保档案的完整性，避免重要档案的缺失。4.安全性原则采取有效措施保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构1.设立要求各单位应根据工作需要设立档案管理机构，配备必要的办公场所、设施设备和档案装具。档案管理机构应相对独立，便于档案的集中管理。2.职责贯彻执行国家和本市有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理制度并组织实施。负责收集、整理、保管、鉴定、统计和利用本单位的各类档案，确保档案的完整与安全。对本单位各部门的档案管理工作进行监督指导，开展档案业务培训和宣传教育活动。按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的开发利用工作，为单位各项工作提供支持和服务。（二）档案管理人员1.配备要求档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉本单位业务工作，经培训考核合格后上岗。各单位应根据档案管理工作的实际需要，合理配备档案管理人员。2.职责负责档案的日常收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案整理规范、有序。做好档案的保管工作，定期对档案进行检查、核对，及时发现并处理档案保管过程中出现的问题。按照规定对档案进行鉴定，提出档案的存毁意见，经批准后组织实施。负责档案的查阅、借阅服务工作，严格执行档案查阅、借阅制度，做好登记和记录。参与档案信息化建设，负责档案信息的录入、存储、维护和利用，提高档案管理工作效率和水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的与本单位工作相关的文件、指示、通知等。本单位形成的各类文件材料，包括请示与批复、报告、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、统计报表等。本单位与其他单位之间的来往文件、函件、合同协议等。2.科技档案科研项目档案，包括项目立项、研究过程、成果鉴定等各个阶段形成的文件材料。基本建设项目档案，包括项目规划、设计、施工、竣工验收等环节产生的文件材料。设备仪器档案，包括设备购置、安装调试、使用维护、报废等过程的相关文件。3.会计档案会计凭证、账簿、报表等会计核算资料。财务预决算文件、财务审计报告等财务管理文件。4.人事档案个人履历、考核评价、工资待遇、奖惩情况、任免等人事管理文件。5.业务档案各单位在业务工作中形成的具有保存价值的文件材料，如业务合同、业务报表、业务记录等。（二）收集要求1.及时收集各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料形成后及时移交档案管理机构，避免文件材料的散失。2.完整准确收集的文件材料应齐全完整，内容准确无误，字迹清晰，载体完好。3.规范整理档案管理机构对收集的文件材料应按照规定的分类标准和整理方法进行整理，确保档案的系统性和规范性。（三）整理方法1.文书档案整理按照年度保管期限机构（问题）的分类方法进行整理，将文件材料按年度分开，再按保管期限分为永久、长期、短期，然后在每个保管期限内按机构或问题进行排列，编目装订。2.科技档案整理根据项目、专业等进行分类，按照项目阶段或设备仪器的形成过程进行排列，编目成册，并编制相应的目录索引。3.会计档案整理按照会计凭证、账簿、报表等类别分别整理，装订成册，编制会计档案目录。4.人事档案整理按照干部人事档案管理规定，对个人档案材料进行分类、排序、编目，建立人事档案信息库。5.业务档案整理根据业务特点和管理要求，制定相应的分类标准和整理方法，确保业务档案的有序管理。四、档案的保管（一）保管条件1.库房建设档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防高温等功能。2.设施设备配备配备必要的档案装具，如档案柜、档案架、光盘存储设备等，确保档案存放安全、整齐。同时，应配备温湿度控制设备、消防设备、防虫防鼠设备等，保障档案保管环境适宜。（二）档案上架与排列1.上架要求档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和管理。不同载体的档案应分开存放，如纸质档案、电子档案、实物档案等。2.排列方法文书档案按年度保管期限机构（问题）顺序排列上架；科技档案按项目或专业分类顺序排列；会计档案按类别顺序排列；人事档案按个人档案顺序排列；业务档案按业务类别和时间顺序排列。（三）档案保管期限划分1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管保管期限为16年至50年的档案，主要是在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案。3.短期保管保管期限为1年至15年的档案，是在较短时间内对本单位工作有参考价值的档案。（四）档案定期检查与维护1.检查制度建立档案定期检查制度，档案管理人员应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。每年至少进行一次全面检查，并做好检查记录。2.维护措施对检查中发现的问题应及时采取措施进行处理，如对破损、褪色的档案进行修复，对霉变、虫蛀的档案进行消毒处理等。同时，应根据档案保管环境的变化，适时调整温湿度控制设备，确保档案保管条件符合要求。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果客观、准确。（二）鉴定组织与程序1.鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理机构负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定工作。2.鉴定程序档案管理人员对保管期满的档案进行初步审查，提出存毁意见。鉴定小组对档案管理人员提出的存毁意见进行审核，必要时可查阅相关档案资料，听取有关部门和人员的意见。根据鉴定小组的审核意见，编制档案鉴定报告，明确档案的存毁情况。（三）销毁审批与实施1.销毁审批档案鉴定报告经单位负责人批准后，方可进行档案销毁工作。2.销毁实施档案销毁应指定专人负责，严格按照规定的程序进行。销毁档案时，应在指定地点进行，并由两人以上监销。销毁完毕后，监销人员应在销毁清册上签字确认。（四）销毁清册编制与保存销毁档案时，应编制销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限、销毁时间、销毁原因等信息。销毁清册应一式两份，一份留存档案管理机构，一份交单位财务部门作为会计档案保存。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用本单位工作人员因工作需要，可查阅、借阅本单位的档案。查阅、借阅档案应遵守本单位的档案利用制度。2.外部利用因国家机关、社会组织等工作需要，经本单位负责人批准，可查阅、借阅本单位相关档案。查阅、借阅档案应办理相应的手续，并按照规定的范围和要求使用档案。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供相应的档案供其查阅。查阅档案应在档案管理机构指定的场所进行，查阅人员不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写借阅申请表，经批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过规定时间，借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。（三）利用登记与统计1.利用登记建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，记录利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量等信息。2.利用统计定期对档案利用情况进行统计分析，掌握档案利用规律和趋势，为档案管理工作提供参考依据。统计内容包括档案查阅人次、借阅人次、利用档案的类别和数量等。七、档案信息化建设（一）建设目标逐步实现档案管理的信息化，提高档案管理工作效率和服务水平，实现档案信息资源的共享和有效利用。（二）数字化加工1.扫描范围对具有永久保存价值或利用频率较高的档案进行数字化扫描，形成电子档案。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.数据录入与挂接将扫描后的档案图像进行数据录入，建立电子档案目录数据库，并与纸质档案进行关联挂接，实现电子档案与纸质档案的对应查找。（三）档案信息系统建设1.系统功能档案信息系统应具备档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务功能，同时应具有用户管理、权限控制、数据备份与恢复等管理功能。2.系统安全加强档案信息系统的安全防护，采取身份认证、数据加密、访问控制等安全措施，防止档案信息泄露和被非法篡改。（四）电子档案管理1.存储与备份电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。