销售业务报价及合同审查标准模板

销售业务报价及合同审查标准模板一、适用业务情境新客户开发阶段：首次合作时向潜在客户提供正式报价，明确合作条款；老客户续约阶段：针对历史合作客户的订单续期、产品/服务升级或批量采购需求进行报价；大额/复杂项目报价：涉及定制化开发、多产品组合或长期合作的项目，需通过报价锁定核心条款；紧急订单处理：对客户提出的时效性要求较高的订单，快速完成报价与合同审查流程，保证响应及时性。二、操作流程详解（一）销售报价流程1.需求沟通与信息收集操作要点：与客户对接人（如采购经理、项目负责人）明确需求细节，包括产品/服务名称、规格型号、技术参数、质量标准、交付时间、预期采购数量等；确认客户预算范围（若有）及特殊要求（如包装、运输、验收标准等）；收集客户基本信息（公司全称、统一社会信用代码、注册地址、联系人及联系方式），保证后续合同主体信息准确。2.成本核算与定价策略操作要点：成本核算：基于需求明细，核算直接成本（原材料、生产/服务成本）、间接成本（物流、税费、管理费等）及合理利润空间，形成成本底价；定价策略：结合市场竞争情况、客户合作等级、订单量级等因素，制定最终报价价格，可考虑批量折扣、阶梯定价或长期合作优惠；审批备案：报价金额超过权限阈值时，需提交销售经理、财务总监审批，审批通过后录入报价系统备案。3.报价单制作与内部审核操作要点：严格按照“标准化模板结构”中的报价单模板填写信息，保证产品/服务明细、价格、付款方式等关键内容无遗漏；附加产品说明书、技术参数表、质量承诺书等支撑文件（若有）；由销售主管*对报价单内容进行复核，重点核对价格准确性、条款合规性及客户信息一致性。4.报价发送与客户跟进操作要点：通过正式渠道（如盖章扫描件、企业邮箱）向客户发送报价单，注明“本报价有效期为X天”；发送后2个工作日内与客户确认接收情况，解答客户疑问，根据反馈必要时进行价格或条款调整（需重新履行内部审批流程）；记录客户对报价的反馈意见（如接受、议价、需求变更），同步更新客户关系管理系统（CRM）。（二）合同审查流程1.合同接收与初步登记操作要点：收到客户发来的合同草案后，统一录入《合同审查台账》，记录合同编号、客户名称、合同金额、主要条款、对接人等信息；确认合同版本号及签署状态（如待审、已修订、待签），避免版本混淆。2.形式审查与完整性核对操作要点：检查合同文本是否完整，包括封面、附件、签字页等，是否存在缺页、漏页；核对合同双方主体信息（公司全称、统一社会信用代码、法定代表人）与报价单、客户营业执照是否一致；确认合同签字盖章处是否预留（客户需盖公章或合同章，我方待审批后签署）。3.商务条款审查操作要点：标的条款：核对产品/服务名称、规格型号、数量是否与报价单一致，避免模糊描述（如“一批”“类似产品”）；价格与支付：确认合同金额是否与最终报价一致，付款方式（如预付款比例、节点）、账户信息（我方收款账户需准确无误）、币种等是否符合公司财务制度；交付与验收：明确交付时间、地点、运输方式（运费承担方）、验收标准（如国标、行标或双方约定标准）及验收期限；违约责任：审查违约条款是否公平，明确违约情形（如逾期交货、质量不合格）及对应的违约金计算方式，避免“单方免责”或“责任不对等”条款。4.法律合规审查操作要点：由法务专员*（或外聘律师）重点审查合同法律效力，包括：是否存在违反法律、行政法规的强制性规定（如经营范围限制、禁止性交易）；知识产权条款（如技术成果归属、保密义务）是否明确；争议解决方式（诉讼/仲裁）及管辖地是否符合公司惯例（优先约定公司所在地法院/仲裁机构）；对法律风险点标注审查意见，反馈销售部门与客户协商修订。5.修订确认与最终审批操作要点：销售部门根据法务及商务审查意见，与客户沟通合同修订内容，达成一致后形成《合同修订说明》（双方签字确认）；修订后的合同经销售经理、法务专员、总经理*（或授权人）最终审批通过后，确定为签署版本。6.合同签署与归档操作要点：由授权签约人（如法定代表人、总经理授权代表)在合同签字页签字并加盖公司公章，保证“骑缝章”完整；合同签署后3个工作日内将原件交付客户，同时留存复印件/扫描件，连同《合同审查台账》《修订说明》等资料统一归档（电子档+纸质档），保存期限不少于合同终止后5年。三、标准化模板结构（一）产品/服务报价单模板报价单基本信息报价单编号QD-YYYYMMDD-X（例：QD-20241001-001）报价日期YYYY年MM月DD日报价有效期自报价日起天（例：30天）客户信息公司名称有限公司统一社会信用代码注册地址X省X市X区X路X号联系人张*联系方式（虚拟，非真实）产品/服务明细序号产品/服务名称1产品2技术服务（安装调试）/费用汇总含税subtotal53,000.00税率13%税额6,890.00合计（含税）59,890.00付款方式1.预付款：合同签订后3个工作日内支付30%2.到货款：产品交付后支付60%3.质保金：验收合格后12个月内支付10%交付条款交付时间：合同签订后15个工作日交付地点：客户指定仓库（市区）运输方式：汽车运输，运费由我方承担其他约定1.质保期：产品验收合格后24个月2.验收标准：按GB/T-2023国家标准执行附件清单1.产品说明书2.技术参数表3.质量承诺书我方信息公司名称科技有限公司统一社会信用代码开户银行银行分行银行账号联系人李*联系方式139（虚拟，非真实）公司盖章（此处预留盖章位置）（二）合同审查清单模板审查维度审查要点审查结果处理意见主体信息1.客户公司名称、统一社会信用代码与营业执照是否一致2.我方主体信息是否准确3.法定代表人/授权代表签字是否有效符合/不符合通过/修订/退回标的条款1.产品/服务名称、规格型号、数量是否与报价单一致2.是否存在模糊或歧义描述3.技术参数是否明确（附技术附件）符合/不符合通过/修订/退回价格与支付1.合同金额是否与最终报价一致（含税/不含税明确）2.付款方式、比例、节点是否符合财务制度3.收款账户信息是否准确符合/不符合通过/修订/退回交付与验收1.交付时间、地点、运输方式是否明确2.验收标准（国标/行标/约定）、流程、期限是否清晰3.运费、保险费承担方符合/不符合通过/修订/退回违约责任1.违约情形是否全面（逾期、质量、付款等）2.违约金计算方式是否合理（不超过实际损失的30%）3.是否存在单方免责条款符合/不符合通过/修订/退回知识产权1.技术成果归属（如定制化开发成果）是否明确2.侵权责任界定是否清晰（第三方侵权导致我方免责）符合/不符合通过/修订/退回保密条款1.保密范围（技术、商业信息）、期限是否明确2.保密义务主体是否涵盖双方及第三方符合/不符合通过/修订/退回争议解决1.约定诉讼/仲裁（优先仲裁：仲裁委员会）2.管辖地/机构是否符合公司惯例符合/不符合通过/修订/退回其他通用条款1.合同生效条件（签字盖章后生效）2.合同份数（一式X份，双方各执X份）3.附件清单是否完整符合/不符合通过/修订/退回审查人签字商务审查：______________（销售经理）法务审查：______________（法务专员）最终审批：______________（总经理*）四、关键风险提示（一）报价阶段风险客户资质不足：对新客户未核实营业执照、经营资质（如食品经营许可证、特种设备生产许可证等），可能导致后续合作主体不适格；成本核算偏差：漏算原材料价格波动、物流费用或售后成本，导致报价低于实际成本，造成亏损；信息泄露风险：通过非加密渠道（如QQ）发送报价单，被竞争对手截获或客户恶意传播；报价有效期管理：未明确有效期或过期后未及时提醒客户，导致客户以“过期报价”要求降价。（二）合同审查