企业采购订单填写及审批模板

企业日常采购订单填写及审批指南一、适用工作场景在企业日常运营中，各部门因工作需要需采购各类物资或服务时，如办公用品采购、生产原材料补充、设备维护配件购置、行政后勤物资补充等，均需通过规范的采购订单流程进行申请与审批。该模板旨在保证采购需求明确、审批流程合规、采购记录可追溯，同时提高采购效率，避免资源浪费。二、操作流程详解需求发起与申请申请人根据部门实际需求（如办公用纸、劳保用品、设备配件等），填写《采购订单申请表》，明确物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途说明及期望交付时间。需求描述需具体清晰，避免模糊表述（如“一批办公用品”应明确为“A4打印纸500张，80g，白色”）。申请人需在申请表上签字确认，并对需求真实性负责。部门负责人审核部门负责人收到申请后，核对需求与部门工作计划的匹配度，确认采购的必要性和合理性。审核重点包括：物品/服务是否为部门必需、数量是否合理、是否符合预算控制要求。审核通过后，部门负责人在申请表“部门审核”栏签字；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。财务部门复核财务部门收到经部门负责人审核的申请后，重点复核采购预算是否符合公司规定，预估总金额是否在部门预算额度内。对于超预算采购，需申请人提交额外说明，并由财务负责人确认是否调整预算或申请专项审批。复核通过后，财务人员在“财务复核”栏签字；若预算不足或价格异常，需与申请人沟通调整。领导审批根据采购金额及公司授权制度，提交至对应层级领导审批（如部门总监分管领导/总经理）。审批人重点审核采购的合规性、金额合理性及与公司战略目标的关联性。审批通过后，领导在“领导审批”栏签字；若需调整，注明修改意见并退回重新流程。采购订单与下达综合各环节审核意见，由采购部门（或行政部/综合管理部）填写正式《采购订单》，包含唯一订单编号、供应商信息、物品明细、数量、单价、总金额、交付时间、付款方式等。采购订单需经申请人、部门负责人、财务负责人、领导签字确认后，加盖公司公章，正式下达给供应商。同时采购部门将订单复印件分发至申请人、财务部门存档，保证信息同步。交付与验收供应商按订单约定交付物品/服务，申请人核对物品名称、规格、数量、质量是否符合订单要求，并签署《验收单》。若存在差异（如数量不符、质量问题），需及时与采购部门及供应商沟通处理，验收不合格不得入库。验收合格后，验收单与采购订单、发票（若涉及）一并提交财务部门办理付款。三、采购订单模板表单采购订单申请表项目内容订单编号（由采购部门按规则填写，如CGDD-YYYY-X，YYYY为年份，X为序号）申请部门申请人联系方式（填写办公电话或分机号，避免个人手机号）申请日期年月日采购明细序号物品/服务名称12需求说明（简要说明采购原因、使用场景等，如“替换部门损坏打印机硒鼓”）期望交付时间年月日前部门审核负责人签字：日期：年月日财务复核复核人签字：日期：年月日领导审批审批人签字：日期：年月日采购部门意见经办人签字：日期：年月日采购订单正式表单基本信息订单编号CGDD-YYYY-X供应商名称供应商地址联系人联系方式（供应商办公电话）订单日期年月日采购明细序号物品/服务名称12订单总金额人民币（大写）：元整（小写：¥）交付要求交付地址：交付时间：年月日前付款方式（如“验收合格后30天内转账”）签字确认申请人：部门负责人：财务负责人：领导审批：采购经办人：公司盖章：日期年月日四、填写与执行要点信息准确性：所有填写内容需真实、完整，物品名称、规格型号、数量等关键信息不得涂改，如需修改需在修改处签字确认。审批流程完整性：未经审核审批的采购订单不得直接下达，保证各环节责任到人，杜绝“先采购后审批”行为。预算合规性：采购前需确认部门预算余额，超预算采购必须提前申请专项审批，避免财务风险。供应商选择：优先选择合作良好、资质齐全的供应商，大额采购需进行比价或招标，保证性价比合理。记录保存：采购订单申请表、正式订单、验收单等资料需按公司档案管理规定存档，保存期限不少于3年，便于后续查询与审计。沟通反馈：若供应商