公司办公设备采购管理模板

公司日常办公设备采购管理模板一、适用场景与背景二、采购管理全流程操作指南（一）需求发起与审批需求提出部门因工作需要新增或更换办公设备时，由申请人填写《办公设备采购需求申请表》（详见模板一），注明设备名称、规格型号、数量、预估单价、用途、使用人及期望到货时间，部门负责人签字确认后提交至行政部。若为批量采购（单次采购金额超5000元或设备数量超5台），需附《设备采购需求说明》，详细阐述采购必要性及对部门工作的支撑作用。需求审核行政部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点核查：需求是否符合公司办公设备配置标准（如普通员工电脑配置参考、部门打印机共享原则等）；预估单价是否在部门年度预算范围内；设备规格型号是否与实际工作需求匹配。初审通过后，按审批权限流转：单次采购金额≤2000元：行政部经理审批；2000元＜单次采购金额≤10000元：行政部经理审核后，报财务部复核，再提交分管副总审批；单次采购金额＞10000元：需经总经理最终审批。审批结果由行政部在1个工作日内反馈至申请人，未通过需注明原因并退回修改。（二）供应商选择与询价供应商筛选行政部根据设备类型，从公司《合格供应商名录》（已备案的优质供应商）中选择3家及以上供应商进行询价；若名录内无合适供应商，需通过公开渠道（如电商平台品牌旗舰店、本地授权经销商）调研供应商资质，保证其具备合法营业执照、产品授权书及良好售后服务能力。询价与比价行政部向选定供应商发出《询价函》（模板二），明确设备规格型号、数量、交付时间、质保要求及付款方式，要求供应商在2个工作日内提供书面报价（含税价、运费、安装费等）。收到报价后，行政部填写《供应商询价对比表》（模板三），从价格、资质、质保期（办公设备质保期不低于1年）、交付能力、售后服务响应速度（承诺故障响应时间≤24小时）等维度综合评估，形成《采购建议方案》，附比价说明报审批人确认。（三）采购执行与合同签订订单下达审批通过后，行政部根据《采购建议方案》选定供应商，签订《采购合同》（模板四，金额超5000元时适用）或下达《采购订单》（金额≤5000元时适用），明确：设备名称、规格型号、数量、单价及总金额；交付时间（常规设备≤5个工作日，定制设备≤10个工作日）、交付地点（公司指定办公地点）；质保条款、验收标准、违约责任及付款条件（如“验收合格后支付70%，质保期满无质量问题支付30%”）。订单跟踪行政部指定专人跟踪订单执行进度，供应商发货后及时获取物流信息，并通知申请人及使用部门做好收货准备；若遇延迟交付，需要求供应商书面说明原因及预计时间，同步报行政部经理备案。（四）到货验收与资产登记现场验收设备送达后，由行政部、使用部门（或申请人）共同到场验收，对照采购订单核对：设备外观是否完好，无破损、划痕；规格型号、数量、配件（如电源线、说明书、保修卡等）是否与订单一致；设备功能测试（如电脑开机测试、打印打印测试、家具稳固性检查等），保证正常运行。验收合格后，三方在《设备验收单》（模板五）签字确认；若存在质量问题，当场拍照记录，要求供应商24小时内更换或退货，并更新交付时间。资产登记行政部在验收通过后2个工作日内，将设备信息录入《公司固定资产台账》（模板六，单价≥2000元）或《低值易耗品台账》（单价＜2000元），编号规则为“部门缩写-设备类型-年份-序号”（如“HR-PC-2024-001”），并粘贴资产标签。同时在OA系统发起资产备案流程，《设备验收单》《采购合同》等资料，保证账实一致。（五）付款与档案管理付款申请行政部根据采购合同约定，在达到付款条件时（如验收合格后、质保期满后），填写《采购付款审批表》（模板七），附发票、验收单、合同等凭证，按审批权限流转付款（审批流程同需求审批）。档案归档采购完成后，行政部将《采购需求申请表》《询价对比表》《采购合同》《设备验收单》《付款审批表》等资料整理归档，按“年份-月份-设备类型”分类存放，电子档同步备份至公司服务器，保存期限不少于3年。三、配套工具表单模板模板一：办公设备采购需求申请表申请部门申请人申请日期期望到货时间设备信息设备名称规格型号（如CPU、内存、尺寸等）数量使用人所在岗位联系方式部门负责人意见：签字：日期：行政部初审意见：签字：日期：审批人意见：签字：日期：模板二：供应商询价函致：[供应商名称]我司因[需求部门]工作需要，需采购以下办公设备，请贵司于[日期]前提供书面报价（加盖公章）：设备名称规格型号数量单价（元）总价（元）备注（如质保、交付时间）报价需包含：设备费、运费、安装费（若有）、税费等所有费用。联系人：[行政部联系人]电话：[公司固话]地址：[公司地址]模板三：供应商询价对比表评估项目供应商A供应商B供应商C优选理由报价总价（元）资质（授权书等）质保期交付时间售后服务承诺综合评估结果模板四：采购合同（简化版）甲方（采购方）：[公司全称]乙方（供应方）：[供应商全称]采购设备清单：同模板二设备信息，总价：[大写][小写]元。交付时间：[日期]前，交付地点：[公司地址]。验收标准：按甲方订单要求及产品说明书，现场功能测试合格。付款方式：验收合格后7个工作日内支付70%，质保期满无质量问题后支付30%。质保期：1年，质保期内非人为损坏免费维修/更换。违约责任：乙方延迟交付，每日按合同总额0.5%支付违约金；甲方延迟付款，同等比例支付违约金。甲方（盖章）：代表人：日期：乙方（盖章）：代表人：日期：模板五：设备验收单设备名称规格型号数量供应商验收日期验收项目结果（合格/不合格）备注外观完好性规格型号核对配件完整性功能测试验收结论：□合格□不合格，不合格原因：行政部验收人：签字：使用部门验收人：签字：申请人：签字：模板六：公司固定资产台账（示例）资产编号设备名称规格型号使用部门使用人购入日期原值（元）质保期状态（在用/闲置/报废）备注HR-PC-2024-001联想台式机i5/8G/256G人力资源部*某2024-03-1545002025-03-14在用模板七：采购付款审批表供应商名称合同编号付款阶段□验收后付款□质保期满付款付款金额（元）付款方式□银行转账□支票□其他收款账户附单据□合同□验收单□发票□其他（说明）申请人：签字：日期：行政部审核：签字：日期：财务部复核：签字：日期：审批人：签字：日期：四、关键执行要点提示预算控制：严格执行年度预算，超预算采购需提交《预算调整申请表》，经总经理审批后方可执行；优先选择性价比高的设备，避免过度配置。审批权限：严禁越级审批或先采购后补流程，审批人对采购需求的合理性、价格的合规性承担审核责任。供应商管理：建立《合格供应商名录》，每季度对供应商履约情况（价格、质量、服务）进行评估，淘汰不合格供应商，补充优质资源。验收规范：验收必须由行政部、使用部门共同参与，禁止