基层单位财务内部控制手册

为助力基层单位规范财务行为、防范经营与管理风险、提升资金使用效益，结合基层组织业务规模小、岗位设置灵活、风险点集中的特点，特制定本手册，供各类基层行政、事业及小型企业单位参考使用。一、财务内部控制基本原则基层单位财务内控需遵循六大核心原则，确保制度设计科学、执行有效：1.合法性原则：所有财务活动严格遵守《会计法》《预算法》等法规及行业规范。例如，行政单位收费需使用财政监制票据，企业需按税法要求确认收入与成本。2.全面性原则：内控覆盖所有业务流程（预算、收支、采购、资产等）、所有部门及岗位。即使3-5人的小型单位，也需明确每人的财务权责边界。3.重要性原则：聚焦高风险领域（如大额资金支出、资产处置）。例如，单笔支出超年度预算10%的事项，需经领导班子集体审议。4.制衡性原则：关键岗位（出纳与会计、采购与验收）分离，形成“申请-审核-审批-执行”闭环牵制。人员不足时，可通过“交叉复核+定期轮岗”弥补（如出纳每月与会计核对银行流水，每半年轮岗）。5.适应性原则：制度贴合单位规模与业务特点。例如，社区居委会内控可简化流程，但“三资”（资金、资产、资源）管理需严格执行村务公开要求。6.成本效益原则：控制措施成本不超过风险损失。例如，小型企业小额采购可通过“三家比价+验收签字”降低管理成本，无需单独招标。二、组织架构与职责分工基层单位需明确“决策-执行-监督”三层架构，避免权责不清：决策层：单位负责人（所长、主任、总经理等）对内控有效性负总责，审批重大财务事项（年度预算、大额支出、资产处置等）。执行层：财务岗（或兼职人员）：负责账务处理、资金收付、单据审核，需具备基本财务知识（可通过短期培训提升）。业务部门：提出需求（采购、报销等），配合财务提供真实合规的原始资料。监督层：由内审人员（或纪检委员、职工代表）组成，定期检查财务流程，抽查凭证、合同等资料，对违规行为提出整改建议。岗位分离示例：某村集体设“报账员”（类似出纳）负责资金收付，“村会计”负责账务核算，“村务监督委员会”负责审核支出合规性，三者不得兼任。三、核心业务流程内控要点（一）预算管理：从“粗放编报”到“刚性执行”基层单位易出现“预算与实际脱节”“超支无约束”等问题，需从三环节管控：编制环节：业务部门结合年度计划提需求，财务汇总后细化到“项目+月份”。例如，学校编制预算时，教学用品采购需明确“粉笔、作业本”的数量、单价及采购时间，避免模糊表述。执行环节：严禁无预算支出，确需调整的，需说明原因并经决策层审批（如因政策变化需追加预算，需附文件依据）。每月末，财务需向领导班子汇报预算执行进度，对超支项目预警。考核环节：将预算执行率与部门绩效挂钩。例如，某社区将“办公经费预算执行偏差率≤5%”作为居委会成员年度考核指标，激励其合理使用资金。（二）收支管理：堵住“跑冒滴漏”1.收入管理：所有收入（行政收费、租金、捐赠等）需开具合规票据，当日缴存银行（严禁坐支）。例如，乡镇卫生院收取的诊疗费，需用财政票据，下班前存入对公账户。建立“收入台账”，定期与银行对账单核对，防止截留、挪用。2.支出管理：审批流程：经办人填单（附事由、金额、附件）→部门负责人初审（真实性）→财务审核（合规性，如发票真伪、报销标准）→单位负责人终审（必要性）。单笔支出超1万元的，需经班子集体决策。报销标准：差旅费按职级定住宿、交通标准（如乡镇干部出差住宿费不超过300元/天），招待费按“总额不超年度预算5%”控制，且需附“接待清单”（时间、对象、事由）。支付方式：优先对公转账，小额零星支出（≤500元）可现金，但需双人签字确认。严禁“白条抵库”“私设小金库”。（三）采购与付款：从“人情采购”到“阳光透明”基层采购易受“熟人关系”干扰，需规范流程：采购流程：需求部门提申请（附技术参数、预算）→审批（小额≤5000元可自行采购，大额需招标/比选）→确定供应商（从“合格供应商库”选，或三家比价）→验收（三人以上签字，附“验收单”）→付款。风险防控：严禁“化整为零”规避招标（如将10万元采购拆分为5笔2万元），验收时需对比合同与实物，防止“以次充好”。付款控制：凭“发票+验收单+合同”付款，按约定进度支付（如货到付70%，验收合格付30%）。严禁提前支付预付款（特殊情况需经决策层审批并附担保措施）。（四）资产管理：从“重采购、轻管理”到“账实相符”1.固定资产：建立“一物一卡”台账，登记购入时间、使用部门、责任人。例如，村集体的拖拉机需明确由“张三”保管，每年折旧按5%计提。每年至少盘点一次，盘盈/盘亏需说明原因，经审批后调整账务。处置资产（如变卖旧电脑）需评估作价，收入上缴国库或入账。2.流动资产：现金：库存限额≤5000元，每日结账，与日记账核对。银行存款：不得私开账户，每月核对对账单，编制“余额调节表”。存货（办公用品、材料等）：出入库需登记，每月盘点，防止积压或流失。（五）合同管理：从“口头约定”到“全程管控”订立环节：业务部门起草合同，财务审核“资金条款”（付款时间、金额、发票要求），法务（或法律顾问）审核“法律条款”（违约责任），领导审批后签字盖章。履行环节：财务按合同约定付款，业务部门跟踪进度（如工程类合同需监理签字确认进度）。合同变更或终止需重新审批，严禁“口头变更”。归档环节：合同原件由财务或行政部门统一保管，建立“合同台账”（编号、对方、金额、履行状态），便于审计查阅。四、监督与评价：让内控“闭环运行”内部监督：财务每月自查（核对银行流水、发票真伪、报销附件），部门每季度交叉检查（如A部门查B部门的采购流程）。监督层每半年抽查重点领域（大额支出、资产处置等），形成《内控检查报告》，报决策层整改。外部监督：配合财政、审计、税务等部门检查，对发现的问题（如“白条入账”“超标准支出”）限期整改，整改结果公开（如村务公开栏公示）。评价改进：每年末，决策层组织“内控有效性评价”，分析问题（如“审批流程繁琐导致效率低”“人员流动导致制度执行脱节”），修订手册（如简化小额支出审批、更新岗位权责表）。五、常见问题与应对建议常见问题风险后果应对建议------------------------------岗位兼职多，不相容岗位未分离（如出纳兼会计）资金挪用、账务混乱1.交叉复核：出纳付款前，会计审核单据；

2.定期轮岗：每半年换岗一次；

3.重要事项双人签字：如大额支出需两人以上审批。报销单据不规范（如发票抬头错误、附件缺失）税务处罚、审计整改1.培训经办人：明确“发票需盖发票章、附件需含合同/验收单”；

2.财务设“预审岗”：报销前先检查单据，不合格退回；

3.建立模板：制作“差旅费报销单”“采购申请单”模板，减少错误。预算执行刚性不足（如随意调整、超支）资金链断裂、绩效目标落空1.预算调整从严：非必要不调整，调整需附“影响分析报告”；

2.公示执行情况：每月在单位内部公示预算进度，