物业管理费用结算及审核制度

物业管理费用结算及审核制度为规范物业服务过程中费用结算与审核的操作流程，保障业主合法权益与物业服务企业的经营秩序，提升财务管理透明度与服务效率，结合《物业管理条例》及相关法律法规，特制定本制度。本制度适用于本物业服务企业及所属各项目的物业费用结算、审核工作，涵盖物业费、公摊水电费、专项维修资金等各类物业相关费用的管理。一、费用结算流程规范（一）费用分类与计费依据物业费用分为常规服务费（含物业费、停车管理费等）、公共能耗分摊费（电梯电费、公共区域水电费等）、专项费用（专项维修资金使用、临时服务收费等）三类。各类费用的计费标准、分摊方式需严格遵循物业服务合同约定；无合同约定的，须符合地方物价部门及行业规范要求。（二）结算周期与数据采集常规服务费：实行“月度预存、季度结算”（或依合同约定周期），收费岗需在每月5日前完成上月业主缴费数据的统计，包括已缴、欠费、优惠减免等明细。公共能耗分摊：工程部门每月25日前抄录公共区域水电表数据，按合同约定的分摊公式（如按建筑面积、户数等）计算每户分摊金额，同步提交财务部门。专项费用：动用专项维修资金或收取临时服务费用的，需在服务完成后7个工作日内完成费用结算，附服务确认单、发票等凭证。（三）台账管理与票据规范收费岗需建立“电子+纸质双台账”，逐户记录费用收支明细（含缴费时间、金额、方式、票据号）；纸质台账需由业主或缴费人签字确认（线上缴费需留存电子凭证）。票据开具需符合税务规范：手工票据需连续编号、无涂改，电子票据需确保可追溯；作废票据需全联保存并注明原因，每月底与财务部门核对票据使用情况。（四）结算汇总与提交每月10日前，各项目收费岗需将经业主确认的结算明细表、票据存根、欠费清单等资料提交至项目财务专员；财务专员汇总后形成《月度费用结算汇总表》，经项目负责人签字后提交公司财务部。二、费用审核流程与要点（一）三级审核机制1.初审（项目收费岗自查）：提交前需核对：业主缴费数据与合同约定的收费标准、计费面积是否一致；公共能耗分摊的表数、公式、结果是否存在逻辑错误；票据开具金额、编号与台账是否一一对应，作废票据是否合规。2.复审（公司财务部复核）：收到结算资料后3个工作日内完成复核，重点检查：费用分类是否准确，是否存在超标准收费、重复计费等违规情形；资金流向是否清晰（如线上缴费是否足额到账，线下缴费是否及时缴存对公账户）；专项费用的支出凭证是否完整（如维修工程的合同、验收单、发票是否齐全）。3.终审（管理层审批）：分管领导在收到复审报告后2个工作日内完成终审，重点关注：大额费用支出（如单次维修超万元）的必要性与合规性；欠费率异常（如单月欠费率超30%）的项目需附原因分析及催缴计划；特殊费用（如临时停车费、装修押金退还）的处理是否符合制度。终审通过后，财务部需在2个工作日内完成资金入账或拨付，并将审核结果反馈至项目端。（二）重点审核要点收费合规性：核对收费标准是否与备案价格、合同约定一致，优惠政策（如空置房折扣）是否符合规定。分摊合理性：公共能耗分摊需验证表数真实性（可随机抽查抄表记录），分摊公式需与合同约定一致，避免“一刀切”式分摊。票据真实性：通过税务系统查验发票真伪，手工票据需检查笔迹、印章是否清晰合规。数据逻辑性：缴费率、欠费金额的波动需符合项目实际情况（如新建小区装修期欠费率或有上升，成熟小区应相对稳定）。三、监督与反馈机制（一）内部监督1.定期审计：公司审计小组每季度随机抽查2-3个项目的费用结算资料，重点审计：台账与票据的一致性，是否存在“账外账”或截留资金行为；审核流程是否执行到位，有无越权审批或审核流于形式的情况；业主投诉集中的费用问题（如公摊电费过高）是否得到整改。2.投诉处理：设立“物业费用监督专线”及线上反馈渠道，对业主提出的费用疑问，项目端需在1个工作日内响应，3个工作日内书面回复（含明细说明、凭证截图等）；投诉处理结果需同步报公司财务部备案。（二）外部监督每年3月底前，将上一年度物业费用收支情况（含公共收益使用）在小区公告栏、公众号公示，公示期不少于15日，并接受业主质询。主动配合住建、物价部门的专项检查，对检查中发现的问题限期整改，并将整改报告抄送主管部门。四、责任追究与整改（一）工作人员责任对因台账错误、审核不严导致费用纠纷或资金损失的，视情节轻重给予：警告、扣减绩效奖金；调岗、停职培训；情节严重（如故意篡改数据、挪用资金）的，依法解除劳动合同并追究法律责任。（二）业主欠费处理对无正当理由欠费的业主，按以下流程处理：1.欠费满30日：发送书面催缴函（附缴费明细）；2.欠费满60日：上门沟通，了解欠费原因（如服务不满需同步整改）；3.欠费满90日：启动法律程序（如委托律师发律师函、申请支付令或诉讼），同时按合同约定收取违约金（违约金标准不得超过LPR的4倍）。（三）整改与复盘对审核或审计中发现的问题，责任部门需在5个工作日内提交整改方案，整改完成后报公司管理层验收。每半年召开一次“费用管理复盘会”，分析典型问题（如公摊争议、票据失误），优化流程或调整收费方案（需经业主大会表决的须履行程序）。