制定档案制度说明

制定档案制度说明一、总则（一）目的本档案制度旨在规范公司/组织档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各岗位涉及的各类档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.真实准确原则：档案应如实反映公司/组织的各项活动和工作情况，确保档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，采取必要的安全防护措施，防止档案的损坏、丢失和泄露。4.方便利用原则：建立健全档案检索体系，提高档案的利用效率，方便公司/组织内部人员查阅和利用档案。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司/组织设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司/组织的档案工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和行业标准，结合公司/组织实际情况，制定和完善档案管理制度，并负责制度的贯彻执行和监督检查。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司/组织各部门形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设备，对档案进行妥善保管，确保档案的安全。4.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。5.档案检索与利用：建立档案检索体系，为公司/组织内部人员提供档案查阅、借阅等服务，积极开发档案信息资源，为公司/组织的决策提供参考依据。6.档案信息化建设：推进档案信息化管理，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索和利用。7.档案业务指导：对公司/组织各部门的档案工作进行业务指导，提高各部门档案管理水平。8.档案统计与分析：负责档案的统计工作，对档案的数量、种类、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。三、档案分类与编号（一）档案分类公司/组织档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司/组织的各类行政文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、人事档案、财务档案等。2.业务管理类：包括公司/组织在各项业务活动中形成的文件、合同、协议、报表、技术资料等。3.项目档案类：包括公司/组织承担的各类项目从立项到竣工验收全过程形成的文件、资料、图纸等。4.声像档案类：包括公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。5.实物档案类：包括公司/组织获得的荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物。（二）档案编号1.编号原则：档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性和扩展性原则，便于档案的管理和检索。2.编号方法：根据档案分类，采用层次编码法进行编号。例如，行政管理类档案编号为XZGL001，其中XZGL表示行政管理类，001表示该类档案中的顺序号；业务管理类档案编号为YWGL001，以此类推。四、档案收集与整理（一）档案收集1.收集范围：各部门应按照档案管理制度的要求，及时将本部门形成的各类档案收集齐全，移交档案管理部门。档案收集范围包括但不限于以下内容：上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。本公司/组织制定的各类文件、规章制度、工作计划与总结等。本公司/组织召开的各类会议的文件、记录、纪要等。本公司/组织与外部单位签订的合同、协议、意向书等。本公司/组织的各类业务报表、统计数据、技术资料等。本公司/组织的人事档案、工资档案、财务档案等。本公司/组织在各项活动中形成的照片、录音、录像等声像资料及荣誉证书、奖杯、奖牌、印章等实物档案。2.收集要求：各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案收集的及时性和完整性。档案收集人员应认真核对档案材料的内容和数量，确保档案材料的真实、准确、完整。对重要的档案材料，应进行备份或复制，以防原件丢失或损坏。（二）档案整理1.整理原则：档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法：分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。组卷：将同一类别的档案按照一定的原则和方法进行组卷，卷内文件应排列有序，编号清晰。编目：对卷内文件进行编目，包括文件编号、题名、日期、页号等，编制卷内目录和备考表。装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上填写相关信息，包括档案类别、年度、保管期限、盒号等。五、档案保管（一）保管场所1.档案库房建设：档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全保管。2.库房设施配备：档案库房应配备必要的保管设备，如档案密集架、温湿度计调节设备、消防设备、防虫药品、防盗报警装置等。（二）档案保管要求1.上架排列：档案应按照分类编号顺序上架排列，便于查找和管理。2.温湿度控制：档案库房应保持适宜的温湿度，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.防火防盗：加强档案库房的防火防盗工作，严禁在档案库房内吸烟和使用明火，定期检查消防设备和防盗报警装置的运行情况，确保其正常有效。4.防虫防霉：定期对档案进行检查，发现虫害和霉变应及时采取措施进行处理，可采用物理、化学等方法进行防虫防霉。5.安全检查：档案管理部门应定期对档案库房进行安全检查，发现问题及时整改，确保档案的安全保管。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织实施。（三）鉴定内容1.档案内容：审查档案的内容是否反映公司/组织的主要职能活动，是否具有历史查考价值。2.档案来源：审查档案的形成单位、时间、背景等，判断其重要性和保存价值。3.档案形式：审查档案的载体、格式、字迹等，确保档案的可读性和完整性。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，根据档案的内容、来源、形式等因素，综合判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案进行分析比较，判断其保存价值的高低。3.专家论证法：对于一些专业性较强或价值难以确定的档案，可邀请相关专家进行论证，确定其保存价值。（五）保管期限划分根据档案的鉴定结果，将档案的保管期限划分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管：凡是反映公司/组织一般职能活动，在较长时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司/组织一般性活动，在较短时间内对公司/组织有查考利用价值的档案，应列为短期保管，保管期限为5年至15年。（六）档案销毁1.销毁程序：对已失去保存价值的档案，由档案管理部门编制档案销毁清册，报经公司/组织领导审批后，按照规定程序进行销毁。2.销毁方式：档案销毁应采用安全可靠的方式进行，可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.监销制度：档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性和安全性。监销人员应在档案销毁清册上签字确认。七、档案检索与利用（一）检索体系建设1.建立检索工具：档案管理部门应建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引、指南等检索工具，方便档案的查阅和利用。2.档案信息化检索：推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案的数字化存储和检索，提高档案检索效率。（二）利用服务1.查阅权限：公司/组织内部人员查阅档案应填写档案查阅申请表，并经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅重要档案应经公司/组织领导批准。2.借阅手续：因工作需要借阅档案的，应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。3.利用登记：档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行登记，记录查阅、借阅人员姓名、部门、时间、档案名称及查阅、借阅目的等信息。4.利用反馈：档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计分析，了解档案利用需求，及时调整档案管理工作，提高档案利用效率。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化采集、存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）建设内容1.档案数字化加工：对纸质档案进行数字化扫描处理，形成电子档案，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司/组织的档案信息管理系统，实现档案的分类管理、检索查询、借阅审批、统计分析等功能。3.数据安全管理：加强档案信息管理系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案数据的安全。（三）实施步骤1.规划设计阶段：制定档案信息化建设规划，明确建设目标、建设内容、实施步骤和保障措施等。2.系统建设阶段：按照规划设计要求，进行档案信息管理系统的开发或选型，组织实施档案数字化加工工作。3.系统上线阶段：完成档案信息管理系统的测试、培训和上线工作，确保系统正常运行。4.运行维护阶段：对档案信息管理系统进行日常运行维护，及时处理系统故障和问题，不断完善系统功能。九、档案业务指导（一）指导内容1.制度执行指导：指导各部门贯彻执行档案管理制度，确保档案管理工作规范有序。2.业务操作指导：对各部门档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等业务操作进行指导，提高各部门档案管理水平。3.信息化建设指导：指导各部门开展档案信息化建设工作，推动档案管理工作的信息化进程。（二）指导方式1.集中培训：定期组织各部门档案管理人员进