档案定期回访制度

档案定期回访制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本档案定期回访制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工所形成的各类档案，包括但不限于文书档案、科技档案、人事档案、财务档案、业务档案等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.全面覆盖原则对公司各类档案进行全面回访，不留死角，保证档案管理的完整性。3.及时准确原则定期回访工作要及时开展，发现问题及时反馈并准确记录，以便采取有效措施进行整改。4.责任明确原则明确各部门及相关人员在档案回访工作中的职责，确保工作落实到位。二、回访内容（一）档案的完整性1.检查档案是否齐全，是否存在应归档而未归档的文件材料。2.核对档案的卷内目录、备考表等是否填写完整，与卷内文件是否一致。（二）档案的准确性1.审查档案内容是否真实、准确，数据是否可靠，有无涂改、伪造等情况。2.检查档案中的文件题名、日期、文号、责任者等信息是否准确无误。（三）档案的安全性1.查看档案的保管条件是否符合要求，有无受潮、发霉、虫蛀、鼠咬等情况。2.检查档案的存储介质是否完好，数据是否可读取，备份是否及时有效。3.评估档案的保密措施是否到位，是否存在泄密风险。（四）档案的利用情况1.了解档案的借阅、查阅登记是否规范，手续是否齐全。2.统计档案的利用频率，分析档案利用需求，为档案管理工作提供参考。三、回访周期（一）文书档案1.一般性文书档案每年回访一次。2.重要会议、重大活动形成的文书档案在活动结束后半年内进行首次回访，之后每年回访一次。（二）科技档案1.项目档案在项目验收后一年内进行首次回访，之后每两年回访一次。2.设备档案在设备投入使用后每年回访一次。（三）人事档案每年定期回访一次，重点检查档案材料的更新情况、档案整理的规范性等。（四）财务档案按照财务档案保管期限规定，在保管期限内每年回访一次，临近到期时进行重点回访。（五）业务档案根据业务特点和档案形成规律，确定回访周期，原则上每半年至一年回访一次。四、回访人员及职责（一）档案管理部门人员1.负责制定回访计划，组织实施回访工作。2.对回访过程中发现的问题进行记录、分析，并提出整改建议。3.跟踪整改措施的落实情况，确保档案管理工作不断完善。（二）档案形成部门负责人1.协助档案管理部门开展回访工作，提供必要的档案信息和资料。2.对本部门形成的档案质量负责，督促本部门员工及时归档、整理档案，配合做好整改工作。（三）相关业务人员1.按照档案管理部门的要求，参与回访工作，如实反馈档案使用过程中的情况。2.协助档案形成部门进行档案的整理、补充和完善工作。五、回访方式（一）实地检查档案管理部门人员到档案形成部门或档案保管场所，实地查看档案的存放、保管情况，查阅相关档案资料。（二）问卷调查设计问卷，向档案利用部门或相关人员发放，了解档案利用过程中的满意度、存在问题等。（三）数据统计分析对档案管理系统中的数据进行统计分析，如档案借阅量、查阅频率、档案完整性指标等，从中发现潜在问题。（四）沟通交流与档案形成部门、利用部门及相关人员进行面对面沟通交流，听取意见和建议，及时解决问题。六、回访记录与报告（一）回访记录回访人员应详细记录回访情况，包括回访时间、回访对象、回访内容、发现的问题及整改建议等。记录应真实、准确、完整，可采用纸质记录或电子记录的方式保存。（二）回访报告1.档案管理部门根据回访记录，定期撰写回访报告。报告应包括回访工作的基本情况、发现的主要问题、整改措施及建议等内容。2.回访报告应在回访工作结束后[X]个工作日内提交给公司分管领导审阅。七、问题整改（一）问题分类1.一般性问题如档案整理不规范、信息填写有误等，可通过及时纠正和补充完善进行整改。2.重大问题如档案丢失、损坏、泄密等，应立即启动应急预案，采取有效措施进行补救，并追究相关人员的责任。（二）整改措施制定针对回访中发现的问题，档案管理部门应会同相关部门制定具体的整改措施，明确整改责任人和整改期限。整改措施应具有可操作性，确保问题得到有效解决。（三）整改跟踪与验收1.档案管理部门负责跟踪整改措施的落实情况，定期检查整改工作进展。2.整改完成后，档案管理部门应组织相关人员进行验收，验收合格后方可视为整改完成。对整改不到位的，应责令重新整改，直至达到要求。八、监督与考核（一）监督机制1.公司设立档案管理监督小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理部门负责人及相关部门代表。监督小组定期对档案定期回访制度的执行情况进行监督检查。2.鼓励全体员工对档案管理工作进行监督，发现问题及时向档案管理部门或监督小组反映。（二）考核办法1.将档案定期回访制度的执行情况纳入公司绩效考核体系，对档案管理部门及相关部门进行考核。2.考核内容包括回访计划完成情况、问题发现与整改情况、档案质量提升情况等。对在档案管理工作中表现突出的部门和个人给予表彰和奖励，对违反制度规定的进行相应处罚。九、培训与宣传（一）培训计划档案管理部门应制定年度培训计划，定期组织档案管理人员及相关人员参加档案业务培训，提高档案管理水平和回访工作能力。培训内容包括档案法律法规、档案管理知识、回访工作流程与方法等。（二）宣传工作通过