青志协档案制度

青志协档案制度一、总则（一）目的为加强青年志愿者协会（以下简称“青志协”）档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在协会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于青志协各部门及全体成员在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：青志协档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映协会工作实际情况，数据准确无误，手续完备。3.安全保密原则：严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案不丢失、不损坏、不泄密。4.方便利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高工作效率。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设立青志协档案管理办公室，负责协会档案的日常管理工作。（二）职责1.制定和完善档案管理制度，组织实施档案管理工作。2.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理。4.开展档案利用工作，为协会各项工作提供档案支持和服务。5.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。三、档案分类及归档范围（一）组织建设档案1.协会章程、组织机构设置、人员编制等文件。2.会员代表大会、理事会、常务理事会等会议文件及记录。3.协会内部管理制度、工作流程等文件。（二）志愿者管理档案1.志愿者招募、注册、培训、考核、表彰等相关文件及记录。2.志愿者服务项目策划、实施、评估等文件。3.志愿者服务时长记录、志愿服务证书颁发等相关材料。（三）活动档案1.各类志愿服务活动策划书、实施方案、总结报告等文件。2.活动照片、视频、新闻报道等资料。3.活动参与人员名单、签到表、活动反馈等相关材料。（四）宣传档案1.协会宣传资料，如宣传册、海报、宣传单页等设计稿及印刷样本。2.协会官方网站、社交媒体账号等网络宣传资料及发布记录。3.媒体报道协会活动的相关剪报、报道链接等资料。（五）财务档案1.协会年度预算、决算报告。2.财务收支凭证、账目明细、审计报告等文件。3.捐赠资金管理、使用情况相关文件。（六）其他档案1.与其他组织或机构合作的协议、合同等文件。2.协会获得的荣誉证书、奖项等相关材料。3.其他具有保存价值的文件、资料。四、档案收集与整理（一）收集1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料及时、完整地移交档案管理部门。2.档案形成部门或个人应在工作结束后[X]个工作日内，将办理完毕、具有保存价值的文件材料整理好，移交档案管理部门。3.对于重要活动或项目，档案管理部门应提前介入，及时收集相关档案资料。（二）整理1.档案管理部门按照档案分类方案，对收集到的档案材料进行分类整理。2.每份档案应编制页码，填写卷内目录，装订整齐。3.对于照片、视频等非纸质档案，应进行编号、标注说明，并与纸质档案建立对应关系。五、档案归档与保管（一）归档1.整理好的档案应及时归档，按照年度、类别、保管期限等顺序排列上架。2.档案管理人员应定期对档案进行核对，确保档案的完整性和准确性。（二）保管1.档案管理部门应配备专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案安全。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.档案管理人员应定期对档案进行清查盘点，发现问题及时处理，并做好记录。六、档案借阅与利用（一）借阅1.因工作需要查阅档案的，须填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅期限等，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批情况，为借阅人员提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应在规定期限内归还档案，如需延期借阅，须重新办理审批手续。4.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、摘录档案内容，严禁在档案上圈划、批注、污损。（二）利用1.档案管理部门应积极为协会各项工作提供档案利用服务，根据需求及时提供相关档案资料。2.利用档案时，如需对档案进行复制，须经档案管理部门负责人批准，并在指定地点进行复制。3.档案管理部门应建立档案利用效果反馈机制，及时了解档案利用情况，总结经验，改进工作。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。2.鉴定工作由档案管理部门负责人组织，相关部门人员参加，对档案的内容、价值等进行综合评估。3.根据鉴定结果，编制《档案鉴定意见书》，明确档案的存毁意见。（二）销毁1.对已失去保存价值的档案，经档案管理部门负责人审核，报协会领导批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括档案名称、数量、销毁时间、销毁人员等信息，由档案管理部门留存备查。八、档案信息化管理（一）建立档案信息管理系统1.青志协应建立档案信息管理系统，实现档案的数字化管理。2.档案信息管理系统应具备档案录入、查询、借阅、统计、鉴定销毁等功能，方便档案管理和利用。（二）档案数字化1.对纸质档案应进行数字化扫描，形成电子档案，存储在档案信息管理系统中。2.数字化扫描应确保图像清晰、完整，符合档案管理要求。3.电子档案应进行分类存储，建立索引目录，便于查询和利用。（三）数据安全与维护1.档案信息管理系统应采取安全防护措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统正常运行。3.做好电子档案的备份工作，备份数据应存储在不同介质上，并异地存放。九、档案管理监督与检查（一）监督检查机制1.建立档案管理监督检查制度，定期对各部门档案管理工作进行检查。2.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案收集整理归档情况、档案保管利用情况等。（二）问题整改1.对检查中发现的问题，档案管理部门应及时下达《档案管理整改通知