研究生档案制度

研究生档案制度一、总则（一）目的为了加强研究生档案管理，确保研究生档案的完整、准确、安全和有效利用，根据国家有关法律法规和学校相关规定，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校招收的各类研究生档案的管理，包括全日制研究生和非全日制研究生。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映研究生的学习、科研、社会实践等情况。2.完整性原则：确保档案材料齐全，不遗漏重要信息。3.保密性原则：严格保护研究生档案中的个人隐私信息，未经授权不得泄露。4.规范性原则：档案管理工作应遵循统一的标准和规范，保证档案质量。二、档案内容（一）入学材料1.录取通知书：证明研究生被我校正式录取的文件。2.考生报名登记表：记录考生基本信息、报考专业等内容。3.思想政治品德考核表：反映考生思想政治素质的材料。4.体检表：记录研究生入学体检结果。（二）学习期间材料1.成绩单：详细记录研究生各学期的课程成绩。2.学位论文：包括开题报告、中期检查报告、论文终稿等，是研究生科研成果的重要体现。3.学术成果材料：如发表的论文、获得的科研奖励、专利等。4.社会实践材料：参加实习、调研、志愿服务等活动的记录。5.党团组织材料：入党申请书、转正申请书、团组织关系证明等。（三）毕业材料1.毕业生登记表：全面总结研究生在校期间的表现。2.就业材料：就业协议书、就业推荐表等。3.学位授予决定：学校关于授予研究生学位的文件。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各培养单位应指定专人负责研究生档案材料的收集工作，确保材料按时、完整提交。2.研究生本人应按照要求及时将个人相关材料提交至培养单位。3.对于外单位调入的档案材料，应严格审核其真实性和完整性。（二）整理方法1.按照档案内容的类别和时间顺序进行分类整理。2.每份材料应进行编号，并编制目录清单，便于查找和管理。3.对破损、褪色的材料应进行修复或复制，保持档案的整洁和清晰。四、档案保管（一）保管机构研究生档案由学校档案馆统一保管，档案馆应具备安全、保密的保管条件。（二）保管期限研究生档案自归档之日起，永久保存。（三）保管要求1.建立健全档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，确保档案安全。2.采用先进的档案保管技术和设备，如防火、防潮、防虫、防盗等设施。3.对电子档案应进行备份，并定期进行维护和更新。五、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.研究生本人有权查阅自己的档案，但应遵守查阅规定。2.学校内部有关部门因工作需要查阅研究生档案的，应填写查阅申请表，经相关负责人批准后，方可查阅。3.校外单位因特殊原因需要查阅研究生档案的，必须持有单位介绍信，经学校档案馆负责人批准，并严格按照查阅程序进行。（二）查阅程序1.查阅人应提前向档案馆提交查阅申请表，注明查阅目的、内容和期限。2.档案馆工作人员对查阅申请表进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人陪同查阅。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案馆，严禁在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏。4.查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案馆，并在查阅登记本上签字确认。（三）借阅权限1.一般情况下，研究生档案不对外借阅。如有特殊情况需要借阅的，必须经学校档案馆负责人批准。2.借阅期限一般不超过两周，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制或传播档案内容。六、档案转递（一）转递原因1.研究生毕业离校，档案需转至就业单位或人才交流中心。2.研究生转学、退学、休学等，档案需按照规定转至相关单位。（二）转递程序1.研究生毕业前，学校档案馆根据就业信息，将档案转至就业单位或人才交流中心。2.对于转学、退学、休学等情况，学校档案馆根据相关部门的通知，及时将档案转至指定单位。3.档案转递应通过机要交通或专人送取的方式进行，确保档案安全、准确送达。4.档案转递时，应填写档案转递通知单，并附档案目录清单，随档案一同转递。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立研究生档案信息化管理系统，实现档案信息的数字化存储、检索、利用和共享。（二）系统功能1.档案录入：将研究生档案材料进行数字化录入，建立电子档案数据库。2.档案检索：通过多种检索方式，快速准确地查找所需档案信息。3.权限管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全和保密。4.统计分析：对档案数据进行统计分析，为学校管理决策提供支持。（三）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。2.及时更新档案信息，确保数据的准确性和完整性。3.加强对档案信息化管理系统的安全防护，防止数据泄露和被篡改。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员基本要求1.具备档案管理专业知识和技能，熟悉国家有关档案管理的法律法规和学校相关规定。2.工作认真负责，严谨细致，具有较强的保密意识和服务意识。3.经过专业培训，取得档案管理岗位资格证书。（二）具体职责1.负责研究生档案的收集、整理、保管、查阅、借阅和转递等工作。2.维护档案信息化管理系统，确保系统正常运行和数据安全。3.定期对档案管理工作进行总结和汇报，提出改进意见和建议。4.协助学校有关部门开展档案利用工作，为学校教学、科研和管理提供服务。九、监督与检查（一）监督机制学校建立健全研究生档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容与方式1.检查内容包括档案管理制度执行情况、档案材料的完整性和准确性、档案保管条件、档案信息化管理等。2.检查方式包括定期检查、不定期抽查、专项检查等。（三）问题处理对于检