电梯技术档案制度

电梯技术档案制度一、总则（一）目的为加强电梯技术档案管理，确保电梯运行安全、可靠，保障人员生命财产安全，依据相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织所管理的所有电梯设备的技术档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：技术档案应如实反映电梯设备的实际情况，包括设备采购、安装、调试、运行、维护、改造、报废等全过程信息。2.完整性原则：档案内容应涵盖电梯设备的各个方面，确保档案资料的全面性和系统性，不得遗漏重要信息。3.规范性原则：档案的整理、归档、保管和查阅应遵循统一的规范和标准，保证档案管理工作的规范化和标准化。4.保密性原则：对于涉及电梯技术秘密、商业机密等敏感信息的档案，应严格保密，防止信息泄露。二、档案内容（一）电梯基本信息档案1.电梯设备清单详细记录每台电梯的型号、规格、制造厂家、出厂编号、额定载重量、额定速度、层站数等基本参数。注明电梯的用途，如乘客电梯、载货电梯、医用电梯等。2.电梯安装资料安装合同及相关协议，明确安装单位、安装日期、安装地点等信息。安装施工图纸，包括电梯机房布置图、井道布置图、轿厢装配图等，应与实际安装情况相符。安装过程中的检验记录，如隐蔽工程验收记录、电气绝缘电阻测试记录、接地电阻测试记录等。安装验收报告，由建设单位、监理单位、安装单位、使用单位等相关部门共同签署，确认电梯安装质量符合要求。（二）电梯运行维护档案1.运行记录每日运行日志，记录电梯的运行时间、运行次数、故障情况等信息。运行时间应精确到小时，运行次数应按上行和下行分别统计。月度运行统计报表，汇总当月电梯的运行数据，包括运行时间、运行次数、故障率、停梯时间等，并进行分析总结。2.维护保养记录维护保养计划，明确电梯维护保养的周期、内容、责任人等信息。维护保养周期应符合相关标准要求，一般半月、季度、半年和年度保养内容应详细列出。每次维护保养记录，记录保养日期、保养人员、保养内容、更换的零部件等信息。保养内容应包括机房设备检查、轿厢及层门系统检查、电气系统检查、安全装置检查等。维护保养报告，由维护保养单位出具，对电梯的维护保养情况进行总结评价，提出存在的问题及改进建议。3.故障维修记录故障报告，详细记录电梯故障发生的时间、地点、故障现象、故障原因分析等信息。故障现象应描述清晰，故障原因分析应准确合理。维修记录，记录维修时间、维修人员、维修过程、更换的零部件等信息。维修过程应包括故障排查、维修措施、维修结果验证等环节。故障处理报告，由维修人员出具，对故障处理情况进行总结，说明故障是否彻底排除，是否对电梯运行造成影响等。（三）电梯检验检测档案1.定期检验报告电梯每年进行一次定期检验，由具有资质的特种设备检验检测机构出具检验报告。检验报告应包括电梯的各项安全性能指标检测结果，如轿厢运行速度、平衡系数、安全钳动作试验、限速器动作试验等。保存每次定期检验报告的原件，确保报告内容完整、真实、有效。2.监督检验报告电梯安装、改造、重大维修后，必须进行监督检验，由特种设备检验检测机构出具监督检验报告。监督检验报告是电梯投入使用的重要依据，应妥善保存。报告内容应包括电梯安装、改造、维修工程的质量监督检验情况，对不符合要求的项目应明确指出，并提出整改意见。（四）电梯安全技术档案1.安全管理制度电梯安全操作规程，明确电梯操作人员的职责、操作流程、安全注意事项等内容。操作规程应简洁明了，具有可操作性。电梯日常巡查制度，规定巡查的时间、内容、人员等要求。巡查内容应包括电梯运行状况、机房设备运行情况、轿厢及层门系统状况等。电梯应急救援预案，制定电梯突发事故的应急处置措施，包括应急救援组织机构、救援程序、救援物资配备等内容。应急救援预案应定期演练，确保在事故发生时能够迅速、有效地进行救援。2.安全装置档案电梯安全钳、限速器、缓冲器、门锁装置等安全装置的产品质量证明文件、型式试验报告、定期校验报告等资料。安全装置的维护保养记录，包括检查日期、检查人员、检查结果等信息。安全装置的维护保养应严格按照相关标准要求进行，确保其可靠性和有效性。（五）电梯改造与更新档案1.改造与更新计划根据电梯的使用年限、技术状况、运行效率等因素，制定电梯改造与更新计划。计划应明确改造与更新的电梯型号、规格、时间、资金预算等内容。改造与更新计划应经过公司/组织内部审批，确保计划的合理性和可行性。2.改造与更新方案对于需要改造或更新的电梯，应制定详细的改造与更新方案。方案应包括改造与更新的目的、内容、技术要求、施工进度安排、质量保证措施等内容。改造与更新方案应经过相关部门和专家论证，确保方案的科学性和安全性。3.改造与更新合同及相关资料改造与更新合同，明确改造与更新单位、合同金额、施工期限、质量标准等条款。合同应符合法律法规要求，具有法律效力。改造与更新过程中的施工图纸、技术文件、检验记录等资料，应与改造与更新方案相符，确保改造与更新工作的质量。（六）电梯报废档案1.报废申请当电梯达到报废条件时，使用单位应填写电梯报废申请表，详细说明电梯的型号、规格、使用年限、报废原因等信息。报废申请应附电梯的技术状况评估报告，由专业技术人员对电梯的整体性能进行评估，确认电梯已无法继续安全运行。2.报废审批电梯报废申请表应提交公司/组织相关部门进行审批，审批部门应根据电梯的实际情况和相关规定，做出是否同意报废的决定。报废审批通过后，应将电梯报废申请表及相关资料存档，作为电梯报废的依据。3.报废处理记录电梯报废后，应记录报废处理的方式、时间、处理单位等信息。报废处理方式一般包括拆除、变卖等，处理过程应符合相关法律法规要求，确保电梯设备的妥善处置。三、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善电梯技术档案管理制度，明确档案管理的流程和要求。2.负责电梯技术档案的收集、整理、归档、保管和查阅工作，确保档案资料的完整、准确和安全。3.定期对电梯技术档案进行检查和清理，对过期、无效的档案进行销毁处理，确保档案的时效性和有效性。4.负责向相关部门和人员提供电梯技术档案的查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，做好查阅记录。（二）电梯使用部门职责1.负责本部门电梯技术档案的日常管理工作，指定专人负责收集、整理和保管电梯运行维护等相关资料。2.按照电梯技术档案管理制度的要求，及时将电梯运行记录、维护保养记录、故障维修记录等资料提交给档案管理部门归档。3.在电梯改造、更新、报废等过程中，负责提供相关资料，并配合档案管理部门做好档案的整理和归档工作。（三）电梯维护保养单位职责1.负责建立电梯维护保养档案，记录每次维护保养的详细情况，并及时提交给电梯使用单位和档案管理部门。2.在电梯维护保养过程中，发现电梯存在安全隐患或需要进行改造、更新等情况时，应及时向电梯使用单位和档案管理部门报告，并提供相关资料。3.配合档案管理部门做好电梯技术档案的查阅工作，按照要求提供维护保养相关信息。（四）电梯检验检测机构职责1.负责出具电梯定期检验报告和监督检验报告，并确保报告内容真实、准确、完整。2.将电梯检验检测报告及时提交给电梯使用单位和档案管理部门，作为电梯技术档案的重要组成部分。四、档案整理与归档（一）档案分类电梯技术档案按照上述档案内容分类进行整理，每类档案再根据时间顺序、电梯型号等因素进行细分，确保档案资料的条理清晰。（二）档案编号为便于档案的管理和查询，对每一份电梯技术档案进行编号。编号应具有唯一性，能够准确反映档案的类别、电梯型号、年份等信息。例如，“DT00120XX”，其中“DT”表示电梯技术档案，“001”表示电梯型号代码（可根据公司/组织内部规定进行编制），“20XX”表示年份。（三）档案整理1.对收集到的电梯技术档案资料进行分类整理，去除重复、无效的资料。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录清单，注明档案名称、编号、日期、来源等信息。3.将整理好的档案资料按照档案类别、编号顺序进行装订成册或装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等信息。（四）档案归档1.档案整理完成后，及时将档案移交档案管理部门进行归档。归档时，档案管理部门应核对档案资料的完整性、准确性和编号的一致性。2.档案管理部门按照档案存放规则，将档案存放在专门的档案库房或档案柜中，并建立档案存放位置索引，便于快速查找。五、档案保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。一般温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施，确保档案资料的安全。（二）保管期限1.电梯技术档案的保管期限应根据相关法律法规和行业标准确定。一般情况下，电梯安装资料、定期检验报告、监督检验报告等档案应永久保存；电梯运行维护档案、故障维修记录等档案应保存至电梯报废后一定期限，如10年。2.对于超过保管期限的档案，应按照规定进行鉴定和销毁处理。鉴定工作应由档案管理部门会同相关部门进行，确保销毁的档案资料不涉及重要信息和机密内容。（三）档案清查1.档案管理部门应定期对电梯技术档案进行清查，一般每年进行一次全面清查，每季度进行一次局部清查。清查内容包括档案的数量、完整性、保管状况等。2.在清查过程中，如发现档案资料丢失、损坏、霉变等情况，应及时采取措施进行补救，并查明原因，追究相关人员的责任。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅电梯技术档案的，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门根据查阅申请表，对查阅人员的身份和查阅权限进行审核，符合要求的予以批准，并提供查阅服务。查阅人员只能查阅其工作所需的档案资料，不得查阅与工作无关的档案内容。（二）查阅流程1.查阅人员持档案查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续，档案管理人员根据申请表提供相应的档案资料，并做好查阅登记。2.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得将档案资料带出档案库房。查阅过程中，应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。3.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案资料归还档案管理部门，档案管理人员核对档案资料的完整性和准确性后，在查阅申请表上签字确认。（三）借阅规定1.因特殊原因需要借阅电梯技术档案的，应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限、借阅份数等信息，并经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意