实务档案归档制度

实务档案归档制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织实务档案的管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门在各项实务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的实务档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案管理的规范化和标准化。2.完整准确原则：各部门应确保所形成的档案材料真实、完整、准确，全面反映实务活动的全过程。3.及时归档原则：档案形成后应及时整理归档，防止文件资料的散失和积压。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高工作效率。二、归档范围（一）行政管理类1.公司/组织的各类文件、通知、报告、决议、纪要等。2.行政管理部门的工作计划、总结、统计报表等。（二）业务管理类1.业务部门的项目策划书、合同协议、业务报表等。2.业务活动中的调查研究报告、分析评估资料等。（三）财务管理类1.财务预算、决算报告、财务报表等。2.会计凭证、账簿、审计报告及其他财务资料。（四）人力资源管理类1.员工招聘、培训、考核、薪酬、福利等相关文件。2.员工人事档案、劳动合同等。（五）市场营销类1.市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。2.客户资料、销售合同、市场活动记录等。（六）其他类与公司/组织实务活动相关的其他有保存价值的文件、资料，如荣誉证书、资质证明、会议记录、照片、音像资料等。三、归档要求（一）文件材料的收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.收集的文件材料应包括原件、正本、定稿及相关的附件等。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类方案进行整理，保持文件之间的有机联系。2.每份文件应编写页号，页号编写位置应符合档案管理的规范要求。3.对破损的文件应进行修复，字迹模糊或褪色的文件应进行复制或补字处理。（三）文件材料的装订1.归档的文件材料应采用线装或胶装的方式进行装订，确保文件的牢固和整齐。2.装订时应去除文件上的金属物，如订书钉、回形针等。（四）文件材料的编目1.归档的文件材料应编制卷内目录，卷内目录应包括序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页号、备注等项目。2.卷内目录应打印或用钢笔、毛笔填写，字迹应工整、清晰。（五）档案盒的填写1.档案盒应按照档案管理的规范要求进行编号和填写，档案盒封面应填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。2.档案盒脊背应填写全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号等项目。四、归档流程（一）部门整理各部门在实务活动结束后，应及时对本部门形成的文件材料进行整理，按照归档要求进行分类、编号、装订、编目等工作，并填写档案移交清单。（二）部门移交各部门整理好的档案应在规定的时间内移交至公司/组织的档案管理部门，档案管理部门应对移交的档案进行核对，确保档案的齐全、完整和规范。（三）档案管理部门接收档案管理部门接收各部门移交的档案后，应按照档案管理的规范要求进行分类、上架、存储等工作，并建立档案管理台账，对档案的接收、保管、利用等情况进行详细记录。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能，确保档案的安全。（二）保管期限档案的保管期限应根据档案的重要程度、历史价值和现实利用价值等因素确定，分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织的发展、决策、研究等具有长远利用价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映本公司/组织一般职能活动和历史情况的，在较长时间内对本公司/组织的工作有查考利用价值的档案，应列为长期保管。长期保管的期限一般为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映本公司/组织局部职能活动和历史情况的，在较短时间内对本公司/组织的工作有查考利用价值的档案，应列为短期保管。短期保管的期限一般为5年以下。（三）档案整理档案管理部门应定期对档案进行整理，对破损、褪色、字迹模糊等档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整和可读。（四）档案鉴定档案管理部门应定期对档案进行鉴定，对已超过保管期限且无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。档案鉴定工作应由档案管理部门会同有关部门组成鉴定小组进行，鉴定小组应根据档案的保管期限、内容价值等因素进行综合评估，提出鉴定意见。（五）档案销毁对已鉴定为无保存价值的档案，应填写档案销毁清单，经公司/组织领导批准后，由档案管理部门会同有关部门进行销毁。档案销毁时应指定专人负责监销，确保档案销毁的彻底和安全。监销人员应在档案销毁清单上签字，并注明销毁日期。六、档案利用（一）利用范围本公司/组织内部人员因工作需要，可查阅、借阅本公司/组织的档案。外单位因特殊情况需要查阅本公司/组织的档案，应按照规定的程序办理查阅手续。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.外单位查阅本公司/组织的档案，应持单位介绍信，注明查阅档案的目的、范围和内容，经公司/组织领导批准后，到档案管理部门办理查阅手续。查阅重要档案或涉及机密的档案，应经公司/组织主要领导批准。3.档案查阅、借阅申请表应包括申请人姓名、所在部门、查阅或借阅档案的名称、查阅或借阅的目的、查阅或借阅的期限等项目。（三）利用方式1.档案查阅：档案管理部门应根据申请人的申请，提供相应的档案供查阅。查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出档案管理部门。2.档案借阅：档案管理部门应根据申请人的申请，办理档案借阅手续。借阅档案时应严格控制借阅期限，借阅期限一般不得超过[X]个工作日。借阅人员应妥善保管档案，不得擅自转借、复印、摘录、涂改、损毁档案。（四）利用登记档案管理部门应对档案的查阅、借阅情况进行详细登记，登记内容应包括查阅或借阅日期、查阅或借阅人员姓名、所在部门、查阅或借阅档案的名称、查阅或借阅的目的、查阅或借阅的期限等项目。七、档案信息化管理（一）档案数字化档案管理部门应按照档案管理的规范要求，对重要档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，实现档案的信息化管理。档案数字化应确保档案内容的真实、完整、准确，数字化副本应与纸质档案具有同等法律效力。（二）档案管理系统档案管理部门应建立档案管理系统，对档案的收集、整理、归档、保管、利用等全过程进行信息化管理。档案管理系统应具备档案录入、检索、统计、报表生成、权限管理等功能，提高档案管理的工作效率和服务水平。（三）数据安全档案管理部门应加强档案信息化管理的数据安全工作，采取数据备份、数据加密、网络安全防护等措施，确保档案数据的安全。档案管理系统应设置用户权限管理功能，对不同用户的操作权限进行严格控制，防止档案数据的泄露和篡改。八、监督与检查（一）监督检查部门公司/组织的档案管理工作接受公司/组织内部审计部门和上级主管部门的监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案归档工作的质量和效率。3.档案保管工作的安全和规范。4.档案利用工作的服务和管理。5.档案信息化管理工作的建设和应用。（