档案安全问责制度

档案安全问责制度一、总则（一）目的为加强公司档案安全管理，确保档案的完整与安全，有效预防和处理档案安全事故，特制定本问责制度。本制度旨在明确档案安全责任，规范档案管理行为，保障公司档案信息资源的正常利用，维护公司的合法权益。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有涉及档案管理工作的部门、岗位及人员，包括但不限于档案管理部门、各业务部门、档案管理人员、文件资料收集与整理人员等。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规、行业标准以及公司内部的规章制度，确保档案安全问责工作有法可依、有章可循。2.责任明确原则明确划分档案管理各环节的安全责任，做到责任到人，避免出现责任不清、推诿扯皮的现象。3.预防为主原则强调档案安全预防工作的重要性，通过建立健全各项安全管理制度、加强安全教育培训、完善安全防范措施等手段，预防档案安全事故的发生。4.实事求是原则在进行档案安全问责时，以事实为依据，客观公正地认定责任，确保问责结果准确合理。二、档案安全责任主体及职责（一）档案管理部门1.制定档案安全管理制度负责制定和完善公司档案安全管理制度，明确档案管理流程、安全标准、操作规范等内容，并确保制度的有效执行。2.档案保管环境维护负责档案库房的日常管理，包括温湿度控制、防火、防盗、防虫、防潮、防尘、防光、防污染等安全防护措施的落实，确保档案保管环境符合要求。3.档案存储与保管按照规定的分类标准和存储方式，对各类档案进行科学合理的存储与保管，定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整与准确。4.档案安全检查与隐患排查定期组织开展档案安全检查和隐患排查工作，对发现的问题及时进行整改，并做好记录。对重大安全隐患要及时向上级报告，并采取有效的临时防范措施。5.档案数字化管理负责档案数字化工作的组织与实施，确保数字化过程中的档案安全，对数字化成果进行妥善存储和管理。6.人员培训与教育组织开展档案安全知识培训和教育活动，提高档案管理人员及相关人员的安全意识和操作技能。（二）各业务部门1.文件资料收集与整理负责本部门业务活动中形成的文件资料的收集、整理和归档工作，确保文件资料的齐全、完整，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。2.档案安全自查定期对本部门保管的档案进行安全自查，发现问题及时整改，并向档案管理部门报告。3.协助档案管理部门工作积极协助档案管理部门开展档案安全管理工作，配合档案管理部门进行档案清查、核对等工作。（三）档案管理人员1.档案日常管理操作严格按照档案安全管理制度和操作规范，负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架、借阅、归还等日常管理操作，确保档案管理工作的准确性和规范性。2.安全设备操作与维护熟悉并正确操作档案库房内的安全设备，如消防器材、监控设备、温湿度调节设备等，定期对设备进行检查和维护，确保设备正常运行。3.安全信息报告及时发现并报告档案管理过程中的安全问题和异常情况，配合相关部门进行调查处理。4.保密工作严格遵守档案保密制度，保守档案机密，防止档案信息泄露。（四）公司管理层1.决策与领导负责制定公司档案安全管理工作的方针、政策和目标，为档案安全管理工作提供必要的资源支持和组织保障。2.监督与检查定期对公司档案安全管理工作进行监督检查，对档案安全管理工作中的重大问题进行决策和协调解决。3.问责决定根据档案安全事故的调查结果，做出相应的问责决定，并监督问责措施的执行情况。三、档案安全事故的定义与分类（一）定义档案安全事故是指由于自然灾害、人为疏忽、管理不善、技术故障等原因，导致公司档案遭受损坏、丢失、泄露等情况，对公司的正常运营和发展造成不利影响的事件。（二）分类1.火灾事故因火灾导致档案库房及档案受损。2.水灾事故由于洪水、暴雨、水管爆裂等原因造成档案被水浸泡、损坏。3.盗窃事故档案被盗窃或丢失。4.泄密事故档案信息被非法获取、泄露，造成公司商业秘密、敏感信息等泄露。5.技术故障事故因档案管理系统故障、存储设备损坏等技术原因导致档案数据丢失或无法正常访问。6.其他事故除上述事故类型外，其他因不可抗力或意外事件导致的档案安全事故。四、档案安全事故的预防与应急处置（一）预防措施1.制度建设与执行建立健全档案安全管理制度，明确各岗位的安全职责和操作流程，加强制度的培训与宣传，确保全体员工严格遵守制度规定。2.人员培训与教育定期组织档案安全知识培训和应急演练，提高员工的安全意识和应急处理能力。培训内容包括档案安全法律法规、安全操作规程、火灾逃生、数据备份与恢复等方面。3.设施设备维护加强档案库房设施设备的建设与维护，配备必要的消防器材、监控设备、温湿度调节设备、防盗报警装置等，并定期进行检查、维护和更新，确保设施设备正常运行。4.档案整理与存储规范按照档案管理的相关标准和规范，对档案进行科学分类、编号、编目和存储，确保档案的有序存放和易于查找。同时，对重要档案进行备份，并采用异地存储等方式，防止因自然灾害等原因导致档案丢失。5.安全检查与隐患排查定期开展档案安全检查和隐患排查工作，建立安全检查台账，对发现的问题及时进行整改。对重大安全隐患要实行挂牌督办，确保隐患得到彻底消除。6.保密管理加强档案保密工作，严格控制档案的借阅范围和审批程序，对涉及公司机密的档案要采取加密存储、专人保管等措施，防止档案信息泄露。（二）应急处置1.事故报告档案安全事故发生后，事故现场人员应立即报告本部门负责人和档案管理部门，同时采取必要的应急措施，防止事故扩大。部门负责人接到报告后，应在规定时间内向上级领导报告。2.应急响应公司启动档案安全事故应急响应机制，成立应急处置小组，负责事故的应急处置工作。应急处置小组应迅速赶赴事故现场，了解事故情况，制定应急处置方案，并组织实施。3.现场救援与处置根据事故类型和严重程度，采取相应的现场救援和处置措施。如火灾事故应立即组织灭火、疏散人员；水灾事故应及时排水、抢救档案；盗窃事故应保护现场、配合公安机关进行调查等。在救援过程中，要注意保护档案的安全，尽量减少损失。4.调查与评估事故处置结束后，由公司相关部门组成调查组，对事故原因、经过、损失等进行调查，并撰写事故调查报告。同时，对事故造成的影响进行评估，分析事故发生的原因和存在的问题，提出改进措施和建议。5.恢复与重建根据事故调查结果和评估意见，组织开展档案的恢复与重建工作。对受损档案进行修复、补充或重新整理，确保档案的完整与可用。同时，对档案管理系统、存储设备等进行修复或更换，恢复档案管理工作的正常运行。6.责任追究根据事故调查结果，对事故责任单位和责任人进行责任追究，按照本制度的相关规定给予相应的处罚。五、档案安全问责的情形与方式（一）问责情形1.因工作失误导致档案丢失、损坏的档案管理人员或相关人员在档案收集、整理、存储、保管等过程中，因疏忽大意、操作不当等原因，导致档案丢失、损坏的。2.违反档案安全管理制度的未按照档案安全管理制度规定的流程、标准和要求进行档案管理工作，如擅自更改档案存储位置、违规借阅档案、未按时进行档案清查等。3.未履行档案安全职责的档案管理部门、各业务部门及相关人员未履行本制度规定的档案安全职责，对档案安全工作敷衍塞责，导致档案安全事故发生的。4.因失职、渎职导致档案泄密的由于档案管理人员或其他相关人员的失职、渎职行为，如违反保密规定、泄露档案借阅信息等，导致档案信息泄露的。5.对档案安全事故隐瞒不报或谎报的发生档案安全事故后，相关人员故意隐瞒事故情况或谎报事故信息，延误事故处理时机的。6.其他违反档案安全管理规定的行为除上述情形外，其他违反档案安全管理规定，对公司档案安全造成危害的行为。（二）问责方式1.警告对情节较轻的档案安全违规行为给予警告处分，责令其立即改正，并对相关责任人进行批评教育。2.罚款根据档案安全事故造成的损失和影响程度，对责任单位或责任人处以一定金额的罚款。罚款金额根据具体情况确定，但最高不超过责任人上一年度工资总额的[X]%。3.降职或免职对因严重失职、渎职导致档案安全事故发生，造成较大损失或恶劣影响的责任人，给予降职或免职处分。4.解除劳动合同对因故意违反档案安全管理制度，导致档案安全事故发生，给公司造成重大损失的责任人，公司有权解除其劳动合同，并依法追究其法律责任。5.法律责任追究对于因档案安全事故构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。六、档案安全问责的程序（一）启动问责1.事故报告与初步调查档案安全事故发生后，由档案管理部门会同相关部门对事故情况进行初步调查，形成事故报告，明确事故发生的时间、地点、经过、损失等情况，并初步认定事故责任。2.问责建议提出根据事故报告和初步调查结果，由档案管理部门或相关部门提出问责建议，明确问责对象、问责情形、问责方式等内容，并提交公司管理层审核。（二）调查核实1.成立调查组公司管理层批准问责建议后，成立专门的调查组，负责对档案安全事故及相关责任进行全面调查核实。调查组成员应包括档案管理部门、纪检监察部门、法务部门等相关人员，确保调查工作的公正性和专业性。2.调查取证调查组通过查阅文件资料、询问相关人员、现场勘查等方式进行调查取证，收集与事故有关的各种证据材料，包括事故现场照片、视频资料、证人证言、档案管理记录等。3.责任认定调查组根据调查取证情况，对档案安全事故的责任进行准确认定，明确事故责任单位和责任人，以及各责任人应承担的责任比例。（三）问责决定1.审议与决策调查组将调查结果和责任认定情况提交公司管理层进行审议，公司管理层根据审议结果做出问责决定。问责决定应明确问责对象、问责情形、问责方式以及执行期限等内容。2.通知与送达公司以书面形式将问责决定通知问责对象，并送达相关部门和人员。问责对象有权进行陈述和申辩，公司应认真听取其意见，并对合理意见进行采纳。（四）问责执行1.执行监督公司相关部门负责对问责决定的执行情况进行监督，确保问责措施得到有效落实。问责对象应按照问责决定的要求，认真履行整改责任，积极采取措施改进工作，避免类似事故再次发生。2.整改报告问责对象应在规定时间内提交整改报告，汇报整改措施的落实情况和整改效果。整改报告经档案管理部门审核后，报公司管理层备案。（五）申诉与复查1.申诉程序问责对象对问责决定不服的，可以在接到问责决定之日起[X]个工作日内，向公司管理层提出书面申诉。申诉书应说明申诉理由和事实依据