培训档案归档制度

培训档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司培训档案的管理，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司的培训工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部组织的各类培训活动所产生的相关档案资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则：培训档案由公司指定的部门或专人进行集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实准确原则：归档的培训档案应真实反映培训活动的全过程，数据准确无误。3.安全保密原则：严格保护培训档案的安全，防止档案信息泄露，确保档案的保密性。4.便于利用原则：归档的培训档案应便于查询、借阅和使用，以满足公司培训工作及其他相关工作的需要。二、培训档案的内容（一）培训计划类1.年度培训计划：包括培训目标、培训内容、培训对象、培训时间、培训师资等。2.月度培训计划：是年度培训计划的细化和分解，明确当月具体的培训安排。3.专项培训计划：针对特定项目或岗位需求制定的专项培训计划。（二）培训实施类1.培训通知：发布培训活动的通知文件，包括培训主题、时间、地点、参加人员等信息。2.培训教材：包括自编教材、外部采购教材、培训课件等。3.培训讲义：培训讲师授课时使用的讲义资料。4.培训签到表：记录参加培训人员的签到情况。5.培训现场照片或视频：反映培训过程中的实际场景。6.培训考核资料：如试卷、考核成绩登记表、考核报告等。（三）培训师资类1.内部培训师档案：包括个人基本信息、培训课程清单、培训评价等。2.外部培训师资料：包括培训师简介、培训合同、授课评价等。（四）培训效果评估类1.学员反馈表：收集学员对培训内容、培训方式、培训讲师等方面的反馈意见。2.培训效果评估报告：对培训效果进行全面评估的报告，包括培训目标达成情况、学员知识技能提升情况等。（五）培训费用类1.培训费用预算表：详细列出培训活动所需的各项费用预算。2.培训费用报销凭证：包括发票、报销审批单等。三、培训档案的归档流程（一）收集1.培训活动组织部门负责在培训活动结束后及时收集相关档案资料。2.涉及多个部门的培训活动，由牵头部门负责协调各部门收集各自产生的档案资料。（二）整理1.收集到的档案资料应进行分类整理，按照培训档案的内容类别进行归类。2.对每份档案资料进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.去除档案资料中的无关信息，如重复的页面、空白页等，保证档案资料的简洁性。（三）审核1.整理好的培训档案资料由培训活动组织部门负责人进行初步审核，确保资料的完整性和准确性。2.审核通过后的档案资料提交至公司档案管理部门进行最终审核。（四）归档1.经审核无误的培训档案资料由档案管理部门按照规定的存储方式进行归档。2.建立培训档案目录，详细记录每份档案资料的编号、名称、归档时间等信息，便于查询和管理。四、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为[X]年。2.培训实施类档案中，培训通知、培训签到表等保管期限为[X]年；培训教材、培训讲义等保管期限根据实际情况确定，但至少保留[X]年；培训现场照片或视频等保管期限为[X]年；培训考核资料保管期限为[X]年。3.培训师资类档案保管期限为[X]年。4.培训效果评估类档案保管期限为[X]年。5.培训费用类档案保管期限为[X]年。（二）保管方式1.培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和时间顺序进行排列，确保存放整齐有序。3.电子档案应存储在公司指定的服务器或存储设备上，并定期进行备份。备份存储设备应异地存放，以防止数据丢失。（三）保管环境1.档案保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。2.配备必要的防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全。五、培训档案的借阅与使用（一）借阅申请1.公司内部人员因工作需要借阅培训档案，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、借阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。（二）审批1.档案管理部门对借阅申请进行审核，根据档案的保管期限、重要性等因素决定是否批准借阅。2.对于涉及公司机密或重要信息的培训档案，需经公司分管领导审批后方可借阅。（三）借阅登记1.经审批同意借阅的培训档案，档案管理部门应进行借阅登记，记录借阅人的姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息。2.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。（四）使用要求1.借阅人应妥善保管借阅的培训档案，不得擅自涂改、损坏、转借他人。2.在借阅档案期间，借阅人应严格遵守公司的保密制度，不得将档案内容泄露给无关人员。3.借阅人如需复印或摘录培训档案中的部分内容，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行操作。六、培训档案的销毁（一）销毁条件1.培训档案保管期限届满，且已无留存价值的。2.因公司业务调整、培训内容变更等原因，导致相关培训档案不再具有使用价值的。3.档案资料出现损坏、遗失等情况，无法修复或补充的。（二）销毁申请1.档案管理部门定期对保管期满的培训档案进行清查，确定需要销毁的档案清单。2.填写《培训档案销毁申请表》，详细说明销毁档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息，并提交至公司分管领导审批。（三）销毁审批1.公司分管领导对销毁申请进行审批，批准后方可进行销毁操作。2.对于涉及公司机密或重要信息的培训档案，销毁前应进行严格的保密审查，确保销毁过程安全可靠。（四）销毁实施1.档案管理部门负责组织实施培训档案的销毁工作，销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、销毁方式等。2.培训档案的销毁方式可采用焚烧、粉碎等方式，确保档案信息无法恢复。3.销毁记录应保存[X]年，以备查阅。七、监督与检查（一）监督职责1.公司档案管理部门负责对培训档案的归档、保管、借阅、销毁等工作进行日常监督。2.定期对培训档案的管理情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）检查内容1.培训档案的收集是否齐全、完整。2.档案的整理、归档是否符合规定的流程和标准。3.档案的保管环境是否良好，保管措施是否到位。4.档案的借阅与使用是否符合规定，借阅登记是否完整。5.档案的销毁是否按照规定的程序进行，销毁记录是否完整。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，档案管理部门应及时提出整改意见，并责令相关责任人限期整改。2.对造成培训档案丢失、损坏、泄露等