档案制度优化方案

档案制度优化方案一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本优化方案。（二）适用范围本方案适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由综合管理部负责档案管理工作，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项工作的历史过程和实际情况，保证档案内容的完整性和准确性。3.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案服务。4.安全保密原则：加强档案安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失和损坏，确保档案信息安全。二、档案管理职责（一）综合管理部职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度和工作流程。2.负责公司各类档案的收集、整理、分类、编号、装订成册、上架保管等工作。3.建立健全公司档案检索体系，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查询利用。4.负责档案的鉴定、销毁工作，按照规定程序对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。5.做好档案库房的安全管理工作，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备，确保档案安全。6.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识和业务水平。7.负责与上级主管部门、档案行政管理部门等相关单位的档案业务联系与沟通。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，按照公司档案管理要求，定期将本部门的档案移交至综合管理部。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和收集、整理、归档工作，并协助综合管理部做好档案管理相关工作。3.严格执行公司档案管理制度，确保本部门档案的真实、完整、准确，不得擅自销毁、涂改、伪造档案。4.积极配合综合管理部开展档案清查、统计、鉴定等工作，提供相关档案信息和资料。（三）档案管理人员职责1.认真学习和掌握档案管理的法律法规和业务知识，不断提高自身业务水平。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架、保管、检索、利用等。3.严格遵守档案管理工作纪律，保守档案机密，不得擅自提供、销毁、涂改、伪造档案。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全，发现问题及时报告并采取措施处理。5.积极配合公司各部门的档案查询利用工作，提供优质、高效的档案服务。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议等重要文件，公司行政管理制度、工作流程、通知、通报等文件，以及公司各类证照、资质证书等。2.人事档案：包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关文件，员工劳动合同、工资福利、社会保险等资料，员工培训、考核、绩效等档案，以及员工个人基本信息、学历学位证书、职业资格证书等。3.财务档案：包括公司财务预算、决算、财务报表、审计报告等文件，会计凭证、账簿、报表等财务资料，税务申报、缴纳等相关档案，以及公司财务管理制度、财务审批流程等文件。4.业务档案：包括公司各类业务合同、协议、订单、报价单、发票等文件，业务项目策划、实施方案、总结报告等资料，市场调研、客户信息、营销活动等档案，以及公司业务管理制度、业务流程等文件。5.工程档案：包括公司工程项目规划、设计、施工、验收等相关文件，工程图纸、技术资料、施工记录、质量检验报告等资料，以及工程项目管理制度、工程变更记录等档案。6.其他档案：包括公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案，公司组织的各类活动照片、视频等影像档案，以及其他不属于上述分类的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“年度+档案类别代码+流水号”的方式进行编制。2.年度：采用公元纪年，取年份的后两位数字表示，如“23”表示2023年。3.档案类别代码：根据档案分类设置相应的代码，具体如下：行政档案：XZ人事档案：RS财务档案：CW业务档案：YW工程档案：GC其他档案：QT4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从0001开始依次编号。例如，2023年形成的第一份行政档案编号为“23XZ0001”，2023年形成的第一份人事档案编号为“23RS0001”，以此类推。四、档案收集与整理（一）档案收集范围1.公司在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料，均应纳入档案收集范围。2.公司与外部单位签订的合同、协议、合作项目文件及相关往来信函等。3.公司员工在工作中形成的重要文件、报告、总结、记录等。4.公司获得的各类荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案及相关证明材料。5.公司组织的各类活动照片、视频等影像档案。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的收集工作，并确保档案的及时、完整、准确。2.档案收集责任人应按照档案形成的时间顺序，定期对本部门的档案进行收集、整理，不得拖延或遗漏。3.对于重要文件、紧急文件等应及时收集，并优先整理归档。4.档案收集过程中，应注意保持档案的原始状态，不得擅自涂改、伪造档案内容。（三）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和要求，做到分类科学、编号规范、排列有序、装订整齐。（四）档案整理方法1.分类：按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应准确、清晰、唯一。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，以便于检索和查询。4.装订：对纸质档案进行装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。5.装盒：将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。五、档案保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、防火防盗、防潮防虫的地点，并配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等设施设备。2.档案库房应设置专门用于存放档案的货架或档案柜，货架或档案柜应排列整齐，便于档案的存放和查找。3.档案库房应划分不同的功能区域，包括档案存放区、整理区、查阅区、休息区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案保管要求1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和管理。2.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。3.档案库房应控制温度和湿度，温度应保持在14℃24℃之间，湿度应保持在45%60%之间。4.档案应避免阳光直射，不得与易燃、易爆、腐蚀性物品混存。5.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全，发现问题及时报告并采取措施处理。（三）档案数字化管理1.逐步推进档案数字化管理工作，将重要档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.电子档案应与纸质档案同步管理，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强电子档案的安全管理，设置防火墙、防病毒软件等安全防护措施，防止电子档案信息泄露、丢失和损坏。4.建立电子档案备份制度，定期对电子档案进行备份，并将备份数据存储在不同的介质上，分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。六、档案利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案的。2.公司员工因个人原因查阅本人人事档案的。3.外部单位因工作需要查阅公司档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用要求1.公司内部各部门查阅、借阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅、借阅档案的名称、日期、用途等信息，并经部门负责人审批后，交综合管理部办理查阅、借阅手续。2.公司员工查阅本人人事档案，应填写《人事档案查阅申请表》，经人力资源部门负责人审批后，交综合管理部办理查阅手续。3.外部单位查阅公司档案，应提前向综合管理部提交查阅申请，说明查阅档案的目的、范围、内容等信息，并提供相关证明材料。经公司领导审批同意后，方可办理查阅手续。4.查阅、借阅档案应在综合管理部指定的地点进行，不得擅自将档案带出公司或转借他人。5.查阅、借阅档案时，应爱护档案，不得涂改、损坏、丢失档案。如需复印档案，应经综合管理部同意，并在复印件上加盖档案管理专用章。6.查阅、借阅档案完毕后，应及时将档案归还综合管理部，并办理归还手续。（三）利用登记1.综合管理部应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细记录。2.档案利用登记记录应包括查阅、借阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、用途、归还日期等信息。3.定期对档案利用登记记录进行整理和归档，以便于查询和统计。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.以国家有关档案保管期限的规定为依据，结合公司实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，准确判定档案的价值。3.确保鉴定工作的客观性、公正性和准确性，避免随意性和主观性。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合管理部负责人担任组长，各部门负责人及档案管理人员为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和工作方案，组织开展档案鉴定工作。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其保存价值。2.分析比较法：将档案与同类档案或相关档案进行比较分析，判断其价值大小。3.效益评估法：从档案对公司工作的现实作用和历史意义等方面进行效益评估，确定其保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管：定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行鉴定，提出销毁意见，并编制《档案销毁清册》。2.《档案销毁清册》应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等信息，