档案室制度规范

档案室制度规范一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保管，特制定本制度规范。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、归档、保管、查阅、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由档案室负责统筹协调档案工作。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：确保档案内容完整，涵盖公司运营的各个方面，避免遗漏重要信息。4.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行保密管理，防止信息泄露。5.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案查阅效率，满足公司各部门及员工对档案利用的需求。二、档案管理职责分工（一）档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定并组织实施公司档案管理制度。2.负责公司各类档案的集中统一管理，包括档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的科学化、规范化和信息化管理。4.开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司决策提供参考依据。5.负责对公司各部门档案工作进行指导、监督和检查，组织档案业务培训。6.做好档案的安全保护工作，确保档案实体和信息安全。（二）各部门职责1.负责本部门档案的形成、积累和整理工作，指定专人负责档案管理，并接受档案室的业务指导。2.按照档案归档要求，定期将本部门的档案移交档案室归档。3.严格遵守档案管理制度，在工作中妥善保管和使用档案，不得擅自销毁、涂改、转借档案。4.根据工作需要，及时向档案室提出档案查阅、利用申请。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，认真履行档案管理职责。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.严格遵守档案管理制度，做好档案的安全保密工作，防止档案丢失、损坏和泄密。4.熟悉档案内容，积极为档案查阅利用者提供服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行清点、核对，确保档案数量准确、质量完好。6.协助开展档案编研工作，参与档案信息资源的开发利用。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、领导讲话、行政公文等。2.人事管理类：员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩、离职等人事档案，劳动合同、人事任免文件、工资福利等资料。3.财务管理类：财务预算、决算、报表、审计报告、会计凭证、账簿等财务档案。4.业务经营类：市场营销、销售合同、采购合同、生产计划、质量控制文件、客户资料等与公司业务经营相关的档案。5.项目管理类：公司各类项目的立项、可行性研究报告、项目计划、项目总结、项目文档等。6.技术研发类：研发项目资料、技术方案、技术标准、专利申请文件、科研成果等。7.企业文化类：公司文化建设活动资料、企业宣传资料、员工活动记录等。（二）档案编号1.档案编号采用“全宗号目录号案卷号件号（页号）”的结构。2.全宗号：暂定为[公司简称首字母大写]，代表公司档案全宗。3.目录号：根据档案分类设置，每一类档案对应一个目录号，用两位数字表示，如行政管理类为“01”，人事管理类为“02”等。4.案卷号：按年度和档案类别分别编制，用三位数字表示，如2023年行政管理类的第一本案卷编号为“2301001”。5.件号（页号）：案卷内每份文件或每一页的顺序编号，用三位数字表示，如第一份文件编号为“001”，第一页编号为“001”。四、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与公司相关的文件、指示及批复。3.公司与外部单位签订的各类合同、协议、信函等。4.公司内部各部门之间的往来文件、报告、报表等。5.员工个人在工作中形成的重要业务资料、成果报告等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的档案材料，确保档案的完整性和准确性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签署齐全，具备有效价值。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照规定进行备份存储。（三）整理原则1.通过分类、组合、排列、编号等方法，将收集到的档案材料进行系统化整理，使其便于保管和利用。2.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接，反映公司工作的连续性。3.区分不同价值和保管期限，便于档案的鉴定和管理。（四）整理方法1.行政管理类档案：按照文件的性质、时间顺序进行分类整理，将同一类别的文件集中在一起，编写目录，装订成册。2.人事管理类档案：按照员工个人信息、工作经历、培训记录、考核结果等类别进行整理，建立员工个人档案盒，将相关材料依次装入。3.财务管理类档案：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行整理，按照时间顺序排列，编制档案目录。4.业务经营类档案：按照市场营销、销售、采购等业务环节进行分类整理，将合同、订单、发票等相关文件按照项目或客户进行归档。5.项目管理类档案：按照项目阶段进行分类整理，包括项目立项文件、项目计划、项目实施过程中的各类文档、项目验收文件等，建立项目档案专卷。6.技术研发类档案：按照技术领域、研发项目进行分类整理，将技术方案、实验数据、研究报告、专利申请文件等按照项目进度进行归档。7.企业文化类档案：按照文化活动类型、宣传资料类别进行分类整理，将活动照片、视频、宣传册等相关材料进行归档。五、档案的归档与保管（一）归档期限1.各部门应在每年[具体日期]前，将上一年度形成的档案移交档案室归档。2.对于重要紧急的档案，应及时移交档案室归档，不得积压。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对本部门整理好的档案进行初步审核，确保档案的完整性和准确性。2.填写档案移交清单，详细注明档案的类别、数量、起止日期等信息。3.将档案连同移交清单一并移交档案室，档案室管理人员进行核对签收。（三）保管要求1.档案室应具备良好的保管条件，保持适宜的温度、湿度，做好防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等工作。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.建立档案保管账目，定期对档案进行清点核对，确保档案数量准确、质量完好。4.对电子档案应进行备份存储，采用安全可靠的存储介质，定期进行数据检查和维护，防止数据丢失或损坏。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅范围等信息，经所在部门负责人审批后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人需经公司保密管理部门审批，并在档案室管理人员的监督下查阅。3.外部单位查阅公司档案，须持有单位介绍信，注明查阅目的、查阅范围等，经公司分管领导审批后，由档案室管理人员陪同查阅。（二）查阅程序1.查阅申请人填写《档案查阅申请表》，提交相关审批人签字。2.将申请表交档案室管理人员，档案室管理人员根据审批意见提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室，如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案室，档案室管理人员核对无误后，在查阅申请表上签字确认。（三）利用规定1.档案利用应遵循合法、合理、有效的原则，不得损害公司利益和他人权益。2.利用档案时，应爱护档案，不得涂改、污损、抽取、撤换档案材料。3.如需对档案进行复制，应使用档案管理部门统一规定的复制设备和方法，确保复制件与原件一致。4.档案利用过程中形成的相关记录，如查阅申请表、复制记录等，应妥善保存，作为档案管理的补充资料。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对档案进行鉴定，根据档案的保存价值和保管期限，确定档案的存毁。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室管理人员、相关业务部门负责人及公司分管领导组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组根据档案的形成时间、内容、来源、重要程度等因素，对档案进行综合分析评估。2.参考国家有关档案保管期限的规定，结合公司实际情况，确定档案的保管期限。3.对已到保管期限但仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，形成档案销毁清单，