生产档案记录制度

生产档案记录制度一、总则（一）目的为加强公司生产管理，规范生产档案记录工作，确保生产过程的可追溯性、稳定性以及产品质量的一致性，依据国家相关法律法规和行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有生产相关活动，包括原材料采购、生产加工、成品检验、包装入库等环节所涉及的各类档案记录。（三）基本原则1.真实性原则：生产档案记录应如实反映生产活动的实际情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：涵盖生产全过程的各项信息，确保记录无遗漏。3.及时性原则：生产活动发生后，应及时进行档案记录，不得拖延。4.规范性原则：记录格式、内容、填写方式等应符合本制度及相关标准要求。二、生产档案记录的内容与要求（一）原材料档案记录1.供应商信息供应商名称、地址、联系方式。供应商资质证明文件，如营业执照、生产许可证、质量认证证书等。对供应商的定期评估记录，包括供货质量、交货期、售后服务等方面。2.原材料采购记录采购订单编号、日期、采购数量、规格型号。原材料批次号、进货日期、验收情况（合格/不合格）。采购合同副本，如有特殊要求或条款应详细记录。3.原材料检验记录检验项目、标准、方法。检验结果，包括各项指标的实测值、判定结论。检验人员签名及日期。（二）生产过程档案记录1.生产计划与调度记录生产订单编号、产品名称、规格型号、生产数量、交货日期。生产计划安排，包括各工序的开始时间、预计完成时间、责任人。生产调度过程中的调整记录，如设备故障、人员变动等原因导致的计划变更。2.设备运行记录设备编号、名称、型号、运行状态（正常/故障）。设备日常维护保养记录，包括维护时间、维护内容、维护人员签名。设备维修记录，维修原因、维修时间、维修人员、更换零部件清单等。设备运行参数记录，如温度、压力、转速等，定期记录数据并标注记录时间。3.人员操作记录操作人员姓名、岗位、操作时间。操作流程执行情况记录，是否严格按照操作规程进行操作。生产过程中的异常情况报告及处理记录，操作人员发现问题的时间、问题描述、采取的措施、处理结果等。4.质量控制记录各工序的质量检验记录，检验项目、标准、实测值、判定结果。质量检验人员签名及日期。不合格品记录，包括不合格品数量、批次、产生工序、不合格原因分析、处理措施（返工、返修、报废等）。（三）成品档案记录1.成品检验记录成品检验报告，包含各项质量指标的检验结果、判定结论。检验人员签名及日期。成品外观、包装检验记录，是否符合产品标准及客户要求规定。2.成品入库记录入库日期、产品名称、规格型号、数量、批次号。入库单编号，仓库管理人员签名。3.出货记录出货订单编号、日期、客户名称、产品名称、规格型号、数量。运输方式、运输单号。与客户的沟通记录，如发货通知、客户反馈等。三、生产档案记录的管理与保存（一）管理职责1.生产部门负责组织生产过程中各类档案记录的填写、收集、整理工作。确保生产记录的及时性、准确性和完整性。2.质量部门负责对生产过程中的质量检验记录进行审核和监督。对不合格品记录及处理情况进行跟踪和管理。3.设备管理部门负责设备运行记录、维护保养记录、维修记录等的管理。确保设备档案记录的真实性和完整性。4.仓库管理部门负责成品入库、出货记录的管理。配合其他部门做好相关档案记录的查询和核对工作。5.档案管理部门负责生产档案记录的统一归档、保管和查阅服务。制定档案管理制度，确保档案记录的安全和保密。（二）记录填写规范1.记录表格设计各类生产档案记录表格应根据实际工作需要进行设计，内容应简洁明了，便于填写和查阅。表格应包含必填项和选填项，明确填写要求和说明。2.填写要求记录应使用蓝黑墨水或中性笔填写，字迹清晰、工整，不得使用铅笔或褪色笔填写。数据应准确无误，如有修改，应在修改处签名并注明修改日期。对于签名栏，相关人员应亲自签名，不得代签。（三）记录收集与整理1.收集频率生产过程中的各项记录应实时或按规定时间间隔进行收集，确保记录的及时性。例如，原材料检验记录应在检验完成后立即收集，生产日报表应每天下班前收集。2.整理要求收集后的记录应按照类别、时间顺序进行整理，确保资料的系统性。对于同一生产批次的相关记录，应进行集中整理，便于查阅和追溯。（四）记录保存1.保存期限生产档案记录的保存期限应符合法律法规和行业标准要求，一般不少于产品保质期后一年。对于涉及重大质量问题或法律纠纷的记录，应长期保存。例如，食品生产企业的生产档案记录应保存至食品保质期后一年；电子产品生产企业对于关键工序的记录可能需要长期保存。2.保存方式档案记录应采用纸质和电子两种方式保存。纸质记录应分类装订成册，存放在专门的档案柜中，确保防潮、防火、防虫。电子记录应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。电子记录应按照规定的文件夹结构和命名规则进行存储，便于查询和管理。（五）记录查阅与借阅1.查阅权限公司内部人员因工作需要查阅生产档案记录时，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。涉及质量问题调查或其他特殊情况需要查阅档案记录时，应经公司主管领导批准。2.借阅规定因工作需要借阅生产档案记录时，借阅人应填写借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案记录，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。归还时，档案管理部门应进行检查，如发现问题，应及时追究借阅人的责任。四、生产档案记录的审核与监督（一）审核流程1.部门内部审核各部门在完成生产档案记录的填写后，应首先进行内部审核，确保记录内容的准确性和完整性。审核人员应在记录上签名并注明审核日期。2.跨部门审核涉及多个部门的生产档案记录，如生产计划与质量检验记录之间的关联审核，应组织相关部门进行联合审核。审核通过后，各部门负责人应在记录上签名确认。3.档案管理部门审核档案管理部门在接收各部门提交的生产档案记录时，应对记录的格式、填写规范、完整性等进行审核。审核合格后，方可进行归档保存。（二）监督检查1.定期检查公司应定期对生产档案记录的管理情况进行检查，检查内容包括记录的填写质量、收集整理情况、保存状况等。检查周期为每[X]个月一次。2.不定期抽查档案管理部门和相关职能部门应不定期对生产档案记录进行抽查，及时发现和纠正存在的问题。3.问题整改对于检查和抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，明确整