学院档案借阅制度

学院档案借阅制度一、总则1.目的为了加强学院档案的管理，规范档案借阅行为，确保档案的安全与完整，充分发挥档案的作用，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于学院内各部门、单位及个人因工作需要借阅档案的相关活动。3.基本原则档案借阅应遵循严格审批、保证安全、限期归还的原则。任何部门和个人不得擅自涂改、转借、损坏、丢失档案。二、档案管理部门职责1.档案管理部门学院设立专门的档案管理部门，负责学院各类档案的收集、整理、保管和提供利用工作。2.职责内容制定和完善档案借阅制度，并组织实施。负责档案借阅的登记、审批、催还等管理工作。对档案借阅情况进行统计和分析，定期向上级主管部门汇报。确保档案借阅场所的安全，配备必要的防护设施。三、借阅范围1.教学档案教学计划、教学大纲、课程教案、教学课件等。学生成绩单、学籍档案、毕业论文（设计）等。教学研究成果、教学评估资料等。2.科研档案科研项目申请书、立项批复、研究报告、成果鉴定材料等。科研论文、著作、专利等知识产权相关材料。科研合作协议、学术交流材料等。3.行政管理档案学院各类会议记录、纪要、决议等。学院工作计划、总结、规章制度等。人事档案、工资档案、奖惩档案等。财务档案、审计档案等。4.学生工作档案学生入学登记表、学生手册、综合素质测评材料等。学生党团组织关系材料、各类先进评选材料等。学生社会实践活动材料、就业指导材料等。四、借阅审批流程1.填写申请表借阅人需填写《学院档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅目的、预计归还日期等信息。2.部门负责人审批申请表经借阅人所在部门负责人签字同意，确认借阅用途合理且符合工作需要。3.档案管理部门审批档案管理部门收到申请表后，对借阅申请进行审核。审核内容包括借阅人身份、借阅范围、借阅期限等。对于重要档案或涉及机密的档案，需经档案管理部门负责人或学院分管领导审批。4.领取借阅凭证审批通过后，借阅人凭《学院档案借阅申请表》到档案管理部门领取《学院档案借阅凭证》。借阅凭证应注明档案名称、数量、借阅期限、借阅人姓名及所在部门等信息。五、借阅期限1.一般档案一般档案的借阅期限为[X]个工作日。借阅人应在规定期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。2.重要档案重要档案的借阅期限根据具体情况确定，最长不超过[X]个工作日。如需长期借阅，须经学院分管领导批准。3.特殊档案涉及机密、绝密的特殊档案，借阅期限严格控制在[X]个工作日以内，且必须在档案管理部门指定的场所查阅，不得带出。六、借阅要求1.借阅人责任借阅人应对所借档案的安全和完整负责，不得擅自转借他人或带出规定的借阅场所。借阅人应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换、批注等。借阅人在借阅期间如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。做好档案的保密工作，不得泄露档案内容。2.档案查阅借阅人应在档案管理部门指定的地点查阅档案，如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。查阅档案时，应保持安静整洁，不得在档案上随意标记或做其他影响档案整洁的行为。3.归还档案借阅人应在规定的借阅期限届满前归还档案。归还时，档案管理部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失或逾期未还等情况，应及时查明原因并追究借阅人的责任。如果档案完好无损，档案管理部门应在《学院档案借阅凭证》上注明归还日期，并将借阅凭证存档。七、档案归还与催还1.归还档案借阅期限届满，借阅人应按时将所借档案归还至档案管理部门。归还时，档案管理人员需对档案进行仔细核对，检查档案是否完整、有无损坏或缺失页等情况。如发现问题，应及时与借阅人沟通并查明原因。2.催还档案对于逾期未归还的档案，档案管理部门应及时向借阅人发出催还通知。催还通知可采用书面形式或电子邮件形式，明确告知借阅人逾期未还档案的情况及可能产生的后果，要求借阅人尽快归还档案。3.特殊情况处理如借阅人因特殊原因无法按时归还档案，应提前向档案管理部门提出书面申请，说明延期归还的原因及预计归还日期。经档案管理部门批准后，方可延期归还。未经批准逾期未还的，档案管理部门将视情节轻重，对借阅人进行相应的处理，如限制其再次借阅档案、在学院内进行通报批评等。八、档案保密规定1.保密范围学院档案中涉及国家机密、商业秘密、个人隐私以及其他不宜公开的信息均属于保密范围。具体包括但不限于科研项目中的技术秘密、人事档案中的个人敏感信息、财务档案中的财务数据等。2.保密措施档案管理部门应采取必要措施确保档案的保密性，如设置专门的档案库房，配备安全防护设备，对档案管理人员进行保密培训等。借阅人在借阅档案过程中，应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。如需引用档案内容，应经过档案管理部门的审核，并按照规定注明出处。严禁将涉及保密内容的档案带出学院或在非指定场所查阅、讨论。如因工作需要确需带出学院的，必须经过严格的审批程序，并采取必要的保密措施。3.违规处理对于违反档案保密规定的行为，学院将视情节轻重给予相应的处罚。情节较轻的，给予批评教育，并责令其立即改正；情节严重的，将依法追究其法律责任，并视情况取消其借阅档案的资格。九、档案利用的监督与检查1.定期检查档案管理部门应定期对档案借阅情况进行检查，检查内容包括借阅登记记录、档案归还情况、档案保管状况等。通过定期检查，及时发现和解决档案借阅过程中存在的问题，确保档案管理工作的规范有序进行。2.不定期抽查学院将不定期对档案借阅情况进行抽查，重点检查借阅手续是否齐全、档案利用是否符合规定、档案保管是否安全等。对于抽查中发现的问题，及时下达整改通知，要求相关部门和人员限期整改。3.建立监督机制建立健全档案利用监督机制，鼓励广大师生对档案借阅过程中的违规行为进行监督举报。对于举报属实的，给予举报人一定的奖励。同时，加强对档案管理人员的监督管理，确保其严格履行职责，做好档案管理和服务工作。十、附