档案防霉制度

档案防霉制度一、总则（一）目的为了确保公司/组织档案的安全与完整，有效防止档案霉变，特制定本制度。档案作为公司/组织重要的信息资产，记录着公司/组织的发展历程、业务活动、决策依据等关键内容，其完整性和可读性对于公司/组织的正常运营、历史研究、法律合规等方面都具有不可替代的重要意义。霉变会严重损害档案的质量，导致字迹模糊、纸张损坏、信息丢失等问题，影响档案的使用价值和保存期限。因此，建立科学、完善的档案防霉制度是保障档案安全的必要措施。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有部门及涉及档案管理的相关人员，包括档案的形成部门、档案管理部门、借阅使用部门以及所有接触档案的工作人员。涵盖了公司/组织在日常运营过程中产生的各类纸质档案、电子档案及其存储介质。（三）基本原则1.预防为主原则采取积极有效的预防措施，从档案的形成、收集、整理、存储到利用的全过程，全方位控制霉菌滋生的条件，降低档案霉变的风险。2.科学管理原则依据档案管理的科学方法和技术标准，结合防霉工作的实际需求，运用合理的管理手段和技术措施，确保档案防霉工作的科学性、系统性和有效性。3.全员参与原则档案防霉工作涉及公司/组织的各个部门和全体员工，需要各部门密切配合，全体员工共同参与，形成全员重视、全员负责的良好氛围。4.持续改进原则随着档案管理工作的发展和外部环境的变化，不断总结经验教训，持续优化档案防霉制度和措施，提高防霉工作水平。二、档案形成与收集阶段的防霉要求（一）纸张选择1.档案形成部门应选用质量合格、符合档案保存要求的纸张。优先选择无酸纸，其酸碱度应控制在pH值7.59.5之间，以减少纸张自身对霉菌的亲和性。2.避免使用含有大量酸性物质、施胶度差或易受潮变形的纸张。对于必须使用的普通纸张，应进行适当的处理，如采用脱酸处理等方法，提高纸张的耐久性。（二）书写与记录1.档案书写应使用耐久性好的墨水，如碳素墨水、档案专用墨水等，避免使用易褪色、不耐久的墨水，如纯蓝墨水、红墨水等。2.记录内容应清晰、准确、完整，字迹工整，避免模糊不清或涂改过多。对于重要档案，应采用打印或电子录入等方式进行记录，以确保字迹的稳定性和可读性。（三）收集要求1.各部门应及时将形成的档案收集整理，按照档案管理部门规定的时间和要求移交。避免档案在部门内积压，防止因时间过长、环境因素等导致档案霉变。2.收集过程中，要注意对档案的保护，避免折叠、揉搓、污染等情况发生。对于易受潮的档案，如照片、底片等，应采取防潮措施，如装入密封袋或防潮盒中。三、档案整理阶段的防霉要求（一）整理环境1.档案整理工作应在清洁、干燥、通风良好的环境中进行。整理场所应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间，以抑制霉菌的生长繁殖。2.定期对整理场所进行清洁消毒，清除灰尘、杂物等污染源，防止霉菌孢子在整理过程中附着在档案上。（二）分类与装订1.根据档案的内容、来源、时间等因素进行科学分类，便于管理和查找。分类应遵循逻辑清晰、层次分明的原则，确保同一类档案具有相似的保存条件和防霉要求。2.对于纸质档案，应进行规范的装订。装订材料应选用质量好、无酸、耐腐蚀的材料，如棉线、不锈钢订书钉等。避免使用易生锈的金属订书钉或塑料装订夹，防止对档案纸张造成损害。（三）编目与编号1.建立完善的档案编目体系，准确记录档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，便于档案的检索和利用。编目信息应清晰、准确、完整，确保在档案防霉过程中能够快速定位和识别档案。2.为每一份档案或档案盒赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于管理和查询。编号应标注在档案的显著位置，如封面、脊背等，确保在档案存储和使用过程中编号清晰可辨。四、档案存储阶段的防霉要求（一）存储场所选择1.档案存储场所应具备良好的密封性、隔热性和防潮性。应选择地势较高、干燥通风的房间作为档案库房，避免选择地下室、底层或靠近水源、潮湿区域的房间。2.库房的墙壁、地面应进行防潮处理，如涂刷防潮涂料、铺设防潮卷材等。库房门窗应安装密封胶条，确保库房的密封性，防止外界潮湿空气进入。（二）存储设备与装具1.档案应存放在专门的档案柜、档案架或档案盒中。档案柜、档案架应选用质量好、坚固耐用、无酸、耐腐蚀的材料制作，如铁皮柜、木质档案架等。档案盒应选用符合档案保存要求的无酸纸质档案盒，其规格应统一、标准。2.对于珍贵档案或易受潮的档案，可采用密封档案袋或防潮盒进行单独存放。密封档案袋或防潮盒应具有良好的密封性和防潮性能，内部可放置适量的干燥剂，如硅胶干燥剂等，以降低湿度。（三）温湿度控制1.档案库房应配备温湿度监测设备，实时监测库房内的温度和湿度变化情况。根据监测数据，及时调整库房的温湿度，确保温度控制在规定范围内，相对湿度波动范围不超过±5%。2.当库房内湿度较高时，可采用除湿设备进行除湿，如除湿机、空调的除湿功能等。当湿度较低时，可采用加湿设备进行加湿，如加湿器等。同时，要注意通风换气，保持库房内空气清新。（四）清洁与消毒1.定期对档案存储场所进行清洁，清除灰尘、杂物等。清洁时应使用干净、柔软的工具，避免对档案造成损伤。2.每隔一定时间（如每年）对档案库房进行全面消毒，可采用物理消毒方法（如紫外线消毒、臭氧消毒等）或化学消毒方法（如使用符合档案消毒要求的消毒剂进行喷雾消毒等）。消毒过程中要注意保护档案，避免消毒剂对档案造成损害。（五）防虫防鼠1.在档案库房内设置防虫、防鼠设施，如安装防虫网、挡鼠板等，防止害虫和老鼠进入库房。2.定期检查档案，发现害虫或鼠害迹象时，应及时采取措施进行处理。可采用物理方法（如放置粘鼠板、鼠夹等）或化学方法（如使用符合档案防虫、防鼠要求的药剂进行处理），但要注意避免药剂对档案造成污染。五、档案利用阶段的防霉要求（一）借阅管理1.建立严格的档案借阅制度，明确借阅流程和要求。借阅人应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经审批后方可借阅。2.借阅档案时，档案管理人员应向借阅人说明档案的保管要求和注意事项，提醒借阅人避免在潮湿环境中打开档案，防止档案受潮霉变。3.借阅期限届满，借阅人应按时归还档案。档案管理人员应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、霉变等情况，应及时查明原因，追究借阅人的责任。（二）查阅利用环境1.档案查阅利用场所应保持清洁、干燥、通风良好，温湿度应符合档案保存要求。查阅利用场所应配备必要的防护设备，如空调、除湿机等，以确保查阅利用过程中档案不受潮霉变。2.查阅利用档案时，应使用干净、无汗渍的手套，避免直接接触档案纸张，防止手上的汗液、油脂等对档案造成污染和损害。同时，应避免在档案上放置水杯、食物等物品，防止水溅、食物残渣等污染档案。（三）复制与数字化1.如需对档案进行复制，应采用符合档案保存要求的复制设备和材料。复制过程中要注意保护档案原件，避免因操作不当导致档案受损。2.对于档案数字化工作，应确保数字化设备和环境符合要求，防止在数字化过程中档案受到潮湿、高温等因素的影响。数字化后的档案应进行备份存储，并定期进行检查，确保数据的完整性和可读性。六、档案管理人员职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善档案防霉制度，并组织实施。2.指导和监督各部门的档案防霉工作，定期对档案防霉工作进行检查和评估。3.负责档案存储场所的规划、建设和管理，确保档案存储环境符合防霉要求。4.组织开展档案防霉知识培训，提高档案管理人员和全体员工的防霉意识和技能。5.负责档案防霉设备和装具的采购、维护和管理，确保其正常运行和使用。（二）档案管理人员职责1.负责档案的日常管理工作，严格按照档案防霉制度的要求，对档案进行收集、整理、存储、利用等环节的管理。2.定期检查档案的保存状况，如发现档案有霉变迹象或其他问题，应及时采取措施进行处理，并记录相关情况。3.做好档案存储场所的温湿度监测和记录工作，根据温湿度变化情况及时调整库房环境。4.负责档案的清洁、消毒、防虫、防鼠等工作，确保档案存储环境的卫生和安全。5.在档案利用过程中，向利用者宣传档案防霉知识，提醒利用者注意保护档案，防止档案霉变。（三）各部门档案形成与管理人员职责1.负责本部门档案的形成、收集和整理工作，确保档案的质量符合防霉要求，并按时移交档案管理部门。2.配合档案管理部门做好档案防霉工作，按照档案管理部门的要求，对本部门档案进行分类、编号、编目等工作。3.在档案利用过程中，遵守档案借阅制度，爱护档案，不得擅自涂改、损坏、丢失档案，如发现档案有问题应及时向档案管理部门报告。七、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部应建立档案防霉工作监督机制，定期对档案防霉制度的执行情况进行检查。档案管理部门应定期对档案存储场所、档案整理情况、档案利用情况等进行自查，发现问题及时整改。2.各部门应配合档案管理部门的监督检查工作，如实提供档案防霉工作的相关情况和资料。对于监督检查中发现的问题，应明确责任部门和责任人，限期整改。（二）外部检查1.积极配合上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查工作，按照要求提供档案防霉工作的相关资料和情况。2.对于外部检查中提出的意见和建议，应认真研究，及时整改落实，不断提高公司/组织档案防霉工作水平。八、考核与奖惩（一）考核1.建立档案防霉工作考核制度，对各部门和档案管理人员的档案防霉工作进行考核评价。考核内容包括档案防霉制度的执行情况、档案保存质量、温湿度控制情况、清洁消毒工作等方面。2.考核方式可采用定期检查与不定期抽查相结合的方式，根据考核结果进行评分，确定考核等级。（二）奖惩1.对于在档案防霉工作中表现突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式可包括荣誉证书、奖金奖励、晋升机会等，以激励全体员工积极参与档案防霉工作。2.对于违反档案防霉制度，导致档