档案迁出制度

档案迁出制度一、总则（一）目的为了规范公司/组织档案迁出流程，确保档案的安全、完整和有序流转，保障公司/组织及相关各方的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部所有涉及档案迁出的部门、人员及相关档案资料。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家法律法规及行业标准，确保档案迁出工作合法合规。2.安全保密原则：加强档案迁出过程中的安全管理，防止档案信息泄露、丢失或损坏。3.流程规范原则：明确档案迁出的各个环节和操作要求，确保流程清晰、规范，便于执行和监督。4.责任明确原则：明确各部门及人员在档案迁出工作中的职责，做到责任落实到人。二、档案迁出申请（一）申请主体1.因工作需要将档案迁出公司/组织的内部部门或人员。2.外部单位或个人因合法事由需要调取公司/组织档案的，需按照本制度规定提出申请。（二）申请材料1.内部申请：档案迁出申请表，详细填写申请部门/人员信息、档案名称、迁出原因、接收单位信息等。相关证明材料，如工作调动通知、合作协议等，以证明档案迁出的必要性和合法性。2.外部申请：档案调取申请表，加盖申请单位公章，注明申请单位基本信息、档案名称、调取用途、联系人及联系方式等。有效证明文件，如单位介绍信、法定代表人授权书等，证明申请单位的合法身份和调取档案的权限。说明档案调取用途的相关材料，如项目合作协议、诉讼文书等。（三）申请流程1.申请人如实填写档案迁出申请表，并附上相关证明材料，提交至所在部门负责人审核。2.部门负责人对申请材料的真实性、完整性和必要性进行审核。如审核通过，在申请表上签署意见并加盖部门公章，报送至档案管理部门。3.档案管理部门收到申请后，对申请材料进行再次审核。重点审核档案迁出的合法性、是否符合档案管理规定以及接收单位的资质等。如审核通过，进入档案迁出审批环节；如审核不通过，应及时通知申请人并说明原因。三、档案迁出审批（一）审批主体根据档案的重要性和敏感性，设立不同级别的审批权限：1.一般性档案迁出申请，由档案管理部门负责人审批。2.涉及重要业务、机密信息或大量档案的迁出申请，需经公司/组织分管领导审批。3.对于涉及公司/组织核心机密、重大利益或法律法规规定需特殊审批的档案迁出申请，应提交公司/组织最高管理层审批。（二）审批内容1.审核档案迁出申请是否符合公司/组织相关规定和业务需求。2.评估档案迁出对公司/组织正常运营和信息安全的影响。3.审查接收单位的资质和信誉，确保档案能够得到妥善保管和使用。4.确认申请材料的真实性、完整性和合规性。（三）审批流程1.档案管理部门将审核通过的申请材料提交至相应审批主体。2.审批主体在规定时间内对申请进行审批。一般性审批应在[X]个工作日内完成，特殊情况需延长的，应及时通知申请人并说明原因。3.审批通过的，审批主体在申请表上签署审批意见并签字盖章；审批不通过的，应明确指出原因，并将申请材料退回档案管理部门。四、档案迁出准备（一）档案整理1.根据申请内容，档案管理部门安排专人对拟迁出的档案进行整理。按照档案类别、年度、保管期限等进行分类排序，确保档案的系统性和完整性。2.对档案进行详细核对，检查档案是否齐全、完整，有无破损、缺失等情况。如发现问题，应及时进行修复或补充。（二）档案包装1.根据档案的数量、大小和性质，选择合适的包装材料。一般采用档案盒、档案袋等，并确保包装材料质量良好，能够有效保护档案。2.在包装上清晰标注档案名称、数量、年度、保管期限等信息，便于识别和管理。3.对于重要或机密档案，应采取加密、密封等特殊包装措施，确保档案信息安全。（三）交接清单编制1.档案管理部门与申请人共同编制档案迁出交接清单。清单应详细列出档案名称、数量、起止日期、保管期限等信息，并由双方签字确认。2.交接清单一式两份，一份由档案管理部门留存，作为档案迁出的记录和后续查询依据；一份由申请人随档案一同移交至接收单位，作为档案交接的凭证。五、档案迁出办理（一）迁出方式1.现场移交：对于距离较近、方便现场办理的接收单位，可由档案管理部门安排专人将档案直接送达接收单位，并与接收单位办理现场交接手续。2.邮寄：对于距离较远或不便现场移交的接收单位，可通过邮政特快专递（EMS）等方式将档案寄出。在邮寄前，应对档案进行妥善包装，并在邮件详情单上注明档案名称、数量、交接清单编号等信息。同时，要求收件人在收到档案后及时反馈签收情况。3.专人护送：对于涉及重要机密或安全要求较高的档案迁出，可安排专人护送档案至接收单位。护送人员应具备一定的安全保密意识和责任心，确保档案在运输过程中的安全。（二）办理流程1.现场移交：档案管理部门安排专人携带档案及交接清单，前往接收单位。在接收单位指定地点，与接收单位相关人员进行现场交接。双方核对档案名称、数量、清单信息等，无误后在交接清单上签字确认。接收单位应出具档案接收回执，注明接收日期、档案名称、数量等信息，并加盖单位公章。2.邮寄：档案管理部门将包装好的档案及交接清单交至公司/组织指定的邮寄部门。邮寄部门按照规定办理邮寄手续，确保档案安全、准确送达接收单位。档案管理部门跟踪邮件投递情况，待确认收件人签收后，留存签收凭证，并将相关信息反馈至申请人。3.专人护送：档案管理部门选派合适人员担任护送人员，并对其进行安全保密培训。护送人员携带档案及交接清单，按照预定路线和方式将档案安全护送至接收单位。在接收单位办理交接手续，流程与现场移交相同。护送人员返回后，应及时向档案管理部门报告护送情况。六、档案迁出跟踪与反馈（一）跟踪机制1.档案管理部门建立档案迁出跟踪台账，详细记录档案迁出的申请时间、审批情况、办理方式、预计送达时间、实际送达时间、接收单位反馈等信息。2.对于采用邮寄方式迁出的档案，通过邮政系统或快递公司提供的查询服务，实时跟踪邮件投递状态，确保档案按时、准确送达接收单位。3.对于专人护送的档案，护送人员在护送过程中应及时向档案管理部门报告行程进展情况，确保档案安全。（二）反馈要求1.接收单位在收到档案后，应在规定时间内将档案接收情况反馈至档案管理部门。反馈内容包括档案是否完整、有无损坏、与交接清单是否一致等。2.档案管理部门收到接收单位反馈后，应及时进行核实和处理。如发现问题，应立即与接收单位沟通协调，采取相应措施解决。3.对于档案迁出过程中出现的异常情况，如档案丢失、延误送达等，档案管理部门应及时向上级领导报告，并协同相关部门进行调查处理，采取补救措施，确保档案安全和工作的正常开展。七、档案迁出后的管理（一）接收单位管理责任1.接收单位应严格按照国家法律法规及行业标准，对接收的公司/组织档案进行妥善保管和使用。不得擅自篡改、销毁、泄露档案信息。2.接收单位应建立健全档案管理制度，明确档案管理职责，确保档案管理工作规范、有序。3.如因接收单位保管不善等原因导致档案出现问题，接收单位应承担相应责任，并及时采取措施进行补救。（二）档案信息查询与利用1.公司/组织因工作需要查询已迁出档案信息的，应按照规定办理查询手续。经档案管理部门审核同意后，方可进行查询。2.接收单位应根据公司/组织的查询申请，提供必要的协助和支持。查询过程中应严格遵守档案保密规定，不得将档案信息提供给无关人员。3.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，查询和利用应遵循更为严格的审批程序和保密措施，确保信息安全。（三）档案保管期限与处置1.接收单位应按照档案保管期限的规定，对公司/组织档案进行妥善保管。保管期限届满后，如需销毁档案，应按照国家有关规定办理档案销毁手续，并将销毁情况及时反馈至公司/组织档案管理部门。2.对于因特殊原因需要延长档案保管期限的，接收单位应提前向公司/组织档案管理部门提出申请，经批准后方可延长保管期限。八、监督与检查（一）内部监督1.公司/组织内部审计部门定期对档案迁出制度的执行情况进行审计监督，检查档案迁出申请、审批、办理等环节是否符合规定，档案交接手续是否齐全、规范。2.档案管理部门定期对档案迁出工作进行自查自纠，及时发现和解决存在的问题，不断完善档案迁出管理制度和流程。（二）外部监督1.接受上级主管部门、行业监管机构等外部单位的监督检查，积极配合提供相关档案迁出资料和信息，如实汇报档案迁出工作情况。2.对于外部监督检查中发现的问题，应及时整改落实，并将整改情况报告上级主管部门和相关监管机构。九、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自将档案迁出公司/组织的。2.在档案迁出申请、审批过程中提供虚假材料的。3.档案管理部门及相关人员在档案整理、包装、交接等环节未履行职责，导致档案丢失、损坏或信息泄露的。4.接收单位违反档案保管规定和使用要求，擅自篡改、销毁、泄露档案信息的。5.其他违反本制度规定的行为。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育、责令改正等处理。2.对于违规行为造成一定后果的，视情节轻重给予警