居然之家档案制度

居然之家档案制度一、总则（一）目的为加强居然之家档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于居然之家总部及各分公司、门店、事业部等所属机构的各类档案管理。（三）档案定义本制度所指档案是指居然之家在经营管理活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：居然之家档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确反映居然之家的经营管理活动。3.完整性原则：全面收集、整理各类档案，保证档案的完整性。4.安全性原则：采取有效措施，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门居然之家设立专门的档案管理部门，负责统筹协调全公司的档案管理工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度、工作流程和标准。2.组织档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作。4.负责档案信息化建设，提高档案管理的效率和水平。5.开展档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。（二）各部门档案管理员各部门指定专人担任档案管理员，负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，并协助档案管理部门开展相关工作。其职责包括：1.负责本部门各类文件材料的收集、整理和初步分类。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。4.对本部门档案的安全和保密负责。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，股东会、董事会、监事会会议记录，公司规章制度，人事档案，行政公文等。2.经营管理类：市场营销计划、销售合同、采购合同、供应商资料、客户信息、财务报表、审计报告等。3.业务运营类：门店运营资料、商品资料、服务记录、工程档案、物流配送记录等。4.企业文化类：企业宣传资料、员工活动记录、荣誉证书等。5.其他类：与居然之家经营管理活动相关的其他有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保文件材料及时、完整地收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据等相关信息，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的类别和保管期限进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，确保编号的唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.各部门应在每年年底前将本年度整理好的档案移交至档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时归档。（二）归档程序1.各部门档案管理员填写档案移交清单，注明档案的名称、数量、日期等信息。2.档案管理部门对移交的档案进行核对、验收，确认无误后办理签收手续。3.档案管理部门按照整理要求对归档档案进行进一步整理、上架保管。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期（15年以上）和短期（15年以下）三种。具体划分标准按照国家有关规定和居然之家实际情况确定。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全可靠的存储介质上，定期进行检查和维护。4.档案管理人员应定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织与程序1.档案管理部门定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门负责人、业务骨干和相关部门人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组按照档案保管期限的划分标准，对到期档案进行逐卷鉴定，提出鉴定意见。3.对拟销毁的档案编制销毁清册，注明档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。（二）销毁审批销毁清册经档案管理部门负责人审核后，报公司主管领导审批。（三）销毁实施经批准销毁的档案，由档案管理部门指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。监销人员应在销毁清册上签字确认。（四）特殊情况处理对涉及国家机密、商业秘密等不宜销毁的档案，应按照国家有关规定进行妥善保管或移交相关部门处理。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及重要机密档案的查阅，需经公司主管领导批准。3.外部单位查阅档案，需持有单位介绍信，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经公司主管领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏。2.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，如需借出，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.查阅人员对查阅过程中知悉的档案内容负有保密义务，不得泄露给无关人员。（三）利用方式档案管理部门应积极为公司各部门提供档案利用服务，根据利用需求，可采用提供档案原件、复印件、电子文档等方式。七、档案的统计与信息化管理（一）统计工作档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计，编制档案统计报表，为公司档案管理决策提供依据。（二）信息化管理1.建立档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，确保电子档案与纸质档案的一致性和完整性。3.加强档案信息化安全管理，采取数据备份、加密、用户认证等措施，防止电子档案信息泄露和丢失。八、档案管理人员职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案管理部门的工作，制定档案管理工作计划和目标。2.组织实施档案管理制度、工作流程和标准，确保档案管理工作规范、有序开展。3.协调与公司各部门的关系，指导和监督各部门的档案管理工作。4.负责档案管理人员的业务培训和考核，提高档案管理队伍的整体素质。5.定期向上级领导汇报档案管理工作情况，为公司决策提供档案信息支持。（二）档案管理员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，做好档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.负责档案库房的日常管理，确保档案的安全和完整。3.