人事档案室制度

人事档案室制度一、总则（一）目的为加强公司人事档案管理，确保人事档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司人事档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案管理的规范性和一致性。2.真实准确原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，所有材料必须真实、准确、完整。3.保密安全原则：严格遵守保密规定，确保人事档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在确保安全和保密的前提下，充分发挥人事档案的作用，为公司各项工作提供支持。二、人事档案的内容（一）履历材料员工的个人基本信息，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、入党时间、健康状况等。（二）自传材料员工撰写的关于自己经历、思想发展等方面的材料。（三）鉴定、考核、考察材料1.年度考核登记表、聘期考核登记表等各类考核材料。2.干部考察工作中形成的考察材料。3.员工晋升、奖惩等过程中的鉴定材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件、学历认证报告等。2.参加各类培训的结业证书、培训记录等。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件、职称证书等。（五）政审材料1.入党、入团政审材料。2.出国（境）政审材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、思想汇报等。2.入团志愿书、入团申请书等。（七）奖励材料1.公司内部的奖励决定、荣誉证书等。2.获得上级部门或其他单位奖励的相关材料。（八）处分材料公司或上级部门对员工作出的处分决定、违纪情况说明等。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资调整记录等。2.员工任免文件、职务变动通知等。3.出国（境）审批表、护照复印件等。（十）其他可供组织参考的材料员工的工作业绩证明、科研成果、发表的文章等。三、人事档案的收集与整理（一）收集渠道1.员工本人提交：员工应按照公司要求及时提交个人相关材料，确保档案内容的完整性。2.各部门提供：公司各部门在工作过程中形成的涉及员工的相关材料，应及时移交人力资源部门。3.外部单位提供：如学历认证机构、政府部门等提供的与员工人事档案相关的材料。（二）收集要求1.及时收集：相关部门和员工应在规定时间内提交材料，确保档案信息的时效性。2.审核把关：人力资源部门对收集到的材料进行审核，确保材料真实、准确、完整。3.规范格式：提交的材料应符合档案管理的格式要求，如纸张规格、字体字号等。（三）整理方法1.分类排序：按照人事档案的内容分类，对每一类材料进行排序，确保档案的逻辑性和系统性。2.编号编目：为每份材料编号，并编制目录，便于查找和管理。3.装订成册：将整理好的材料按照类别依次装订成册，确保档案的整齐和牢固。四、人事档案的保管（一）保管场所1.设立专门的人事档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等。2.档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。（二）保管要求1.专人负责：指定专人负责档案的保管工作，确保档案的安全和完整。2.定期检查：定期对档案进行检查，发现问题及时处理，如档案破损、霉变、虫蛀等。3.防火防盗：加强档案室的安全管理，配备防火、防盗设施，防止档案丢失或损坏。4.电子档案管理：对电子人事档案进行备份，存储在安全的存储介质上，并定期进行维护和更新。五、人事档案的查阅与借阅（一）查阅范围1.公司内部相关部门因工作需要查阅人事档案。2.员工本人查阅本人档案。（二）查阅程序1.查阅申请：查阅部门或员工本人填写《人事档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.审批：申请表经部门负责人或员工所在部门主管审批后，提交人力资源部门。3.查阅登记：人力资源部门对查阅申请进行审核，审核通过后，安排专人陪同查阅，并进行查阅登记，记录查阅时间、查阅人、查阅内容等。4.查阅要求：查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料，查阅完毕后及时归还档案。（三）借阅范围1.因工作需要，经公司领导批准，外部单位可以借阅公司员工人事档案。2.员工因特殊原因需要借阅本人档案的，经人力资源部门批准后可以借阅。（四）借阅程序1.借阅申请：借阅部门或员工本人填写《人事档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅期限等。2.审批：申请表经公司领导审批后，提交人力资源部门。3.借阅登记：人力资源部门对借阅申请进行审核，审核通过后，办理借阅手续，收取借阅押金，并进行借阅登记，记录借阅时间、借阅人、借阅期限等。4.借阅要求：借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，借阅期满后及时归还档案。如档案有损坏或丢失，借阅人员应承担相应责任。六、人事档案的转递（一）转递原因1.员工离职、调动工作等。2.档案管理机构调整等原因需要转递档案。（二）转递程序1.转递通知：人力资源部门根据员工离职、调动等情况，开具《人事档案转递通知单》，通知接收单位。2.档案整理：对需要转递的档案进行整理，确保档案材料齐全、完整。3.密封包装：将档案材料密封包装，并在封口处加盖骑缝章。4.转递方式：通过机要交通或专人送取等方式转递档案，确保档案安全、及时送达接收单位。5.回执签收：接收单位收到档案后，应在《人事档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时返回人力资源部门。七、人事档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的人事档案信息化管理系统，实现人事档案的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理的效率和准确性。（二）数据录入与维护1.安排专人负责将人事档案材料录入信息化管理系统，确保数据的准确录入。2.定期对系统中的数据进行维护和更新，保证数据的时效性和完整性。（三）系统安全管理1.加强信息化管理系统的安全防护，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对系统进行备份，确保数据的安全性。八、人事档案管理人员职责（一）档案管理员职责1.负责档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。2.严格遵守档案管理的各项规定，确保档案的安全和完整。3.定期对档案进行检查和清理，及时发现和处理档案管理中存在的问题。4.为公司各部门提供档案信息服务，协助做好相关工作。（二）部门负责人职责1.督促本部门员工及时提交相关档案材料。2.审核本部门员工查阅档案的申请。3.协助人力资源部门做好档案管理工作，提供必要的支持和配合。九、监督与检查（一）监督机制公司建立人事档案管理监督机制，定期对档案管理工作进行检查和评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案管理工作流程的规范性。3.档案材料的完整性、准确性和安全性。4.档