档案室储存制度

档案室储存制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案室的管理，确保档案的安全、完整与有效利用，特制定本储存制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部各部门形成的各类档案的储存管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织的档案实行集中统一管理，由档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：确保档案内容真实、准确，如实反映公司/组织的各项活动和历史面貌。3.完整性原则：保证档案的齐全完整，涵盖公司/组织工作的各个方面和各个环节。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原则：在确保档案安全和保密的前提下，充分考虑档案利用的需求，提供便捷的服务。二、档案收集（一）收集范围1.行政管理类：包括公司/组织的各类文件、通知、报告、会议纪要、工作计划与总结等。2.人事管理类：员工档案、招聘资料、培训记录、绩效考核材料、薪酬福利文件等。3.财务管理类：会计凭证、账簿、报表、审计报告、财务制度等。4.业务经营类：合同协议、订单、销售记录、市场调研报告、客户资料等。5.技术研发类：项目文档、技术图纸、实验数据、专利申请材料等。6.其他类：如荣誉证书、资质证明、对外宣传资料等具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门档案的收集工作，确保档案材料及时、准确、完整地收集齐全。2.档案形成部门应在文件材料形成后的规定时间内，将整理好的档案移交至档案室。一般情况下，当年形成的档案应在次年上半年移交完毕。3.对于重要会议、重大活动、重点项目等形成的档案，应实行跟踪收集，确保档案的完整性和系统性。4.收集的档案应保持原始材料的完整性，不得擅自涂改、伪造、损毁或丢失。（三）收集程序1.档案形成部门收集齐全本部门的档案材料后，按照档案分类方案进行初步整理，编制档案移交清单。2.档案形成部门将编制好的档案移交清单及档案材料一并提交至档案室。3.档案室对移交的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正。4.经核对无误后，档案室在档案移交清单上签字确认，并办理档案交接手续。三、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于检索和统计。（二）分类方法1.采用年度机构（问题）保管期限分类法。2.年度：按照文件形成的年度进行分类。3.机构（问题）：根据公司/组织的内部机构设置或业务职能，将档案分为不同的类别。如行政管理类、人事管理类、财务管理类等。4.保管期限：根据档案的重要程度和保存价值，将档案划分为永久、长期、短期三种保管期限。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案；短期保管的档案是指在较短时间内对公司/组织工作有参考价值的档案。（三）整理步骤1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，保持档案的整齐牢固。2.分类：按照分类方法，将档案材料分别归入相应的类别中。3.编号：为每一份档案或每一组档案编制唯一的编号，以便于管理和检索。4.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数等内容。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明相关信息。四、档案保管（一）保管场所1.档案室应选择安全、干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的场所作为档案保管地点。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、温湿度控制设备等。（二）保管要求1.档案应按照分类方案和编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。如发现档案有破损、霉变、虫蛀等情况，应及时采取修复、消毒等措施。3.严格控制档案室的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。4.做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作。档案室应配备消防器材，安装防盗报警装置，定期检查门窗、电路等设施的安全性。5.对电子档案应进行备份存储，备份介质应与原始数据分开存放，并定期进行检查和更新。（三）档案上架1.档案上架应遵循从上至下、从左至右的顺序，确保排列整齐、有序。2.同一类别的档案应集中存放，不同保管期限的档案应分开存放。3.档案盒应直立放置在档案柜中，盒脊上的编号应朝外，便于查找。五、档案鉴定（一）鉴定原则1.以国家有关法律法规和公司/组织的相关规定为依据。2.全面分析档案的历史价值、现实利用价值和保存价值。3.准确判定档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案室负责人、各部门负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全完整，有无缺页、漏件等情况。2.档案的准确性：核实档案内容是否真实、准确，有无错误或虚假信息。3.档案的时效性：判断档案是否仍具有现实利用价值，是否已超过有效期限。4.档案的密级：根据国家保密规定和公司/组织的实际情况，确定档案的密级是否需要调整。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其价值和保管期限。2.综合评估法：综合考虑档案的形成背景、来源、内容、形式等因素，对档案的价值进行全面评估。（五）鉴定结果处理1.经鉴定，确无保存价值的档案，应编制销毁清单，报经公司/组织领导批准后予以销毁。2.对保管期限已满但仍有一定利用价值的档案，可以延长保管期限。3.对档案的密级进行调整的，应及时通知相关部门和人员，并做好记录。六、档案统计（一）统计内容1.档案的收进、移出情况。2.档案的整理、分类、编号情况。3.档案的保管数量、种类、保管期限分布情况。4.档案的利用情况，包括利用人次、利用卷次等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，对档案的各项数据进行详细记录。2.定期对档案统计数据进行汇总和分析，形成档案统计报表。（三）统计要求1.统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、漏报。2.档案统计工作应及时、规范，按时报送统计报表。七、档案利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关法律法规和公司/组织的相关规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务公司/组织发展原则：充分发挥档案的作用，为公司/组织的各项工作提供有力支持。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高服务效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅本公司/组织档案，须经公司/组织领导批准，并办理相关手续。3.司法机关、行政执法部门因办案需要查阅本公司/组织档案，应按照法定程序办理查阅手续。（三）利用手续1.公司/组织内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.外单位查阅档案，应提前向公司/组织提交查阅申请函，说明查阅目的、查阅内容、查阅时间等，经公司/组织领导批准后，持单位介绍信到档案室查阅。查阅人员应在档案室工作人员的陪同下进行查阅，不得擅自摘抄、复制、拍照档案内容。如需摘抄、复制、拍照，应另行办理审批手续。3.司法机关、行政执法部门查阅档案，应出具相关法律文书和工作证件，经公司/组织领导批准后，按照规定的程序进行查阅。（四）利用登记档案室应对档案利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅时间、查阅内容、利用目的等。登记记录应妥善保存，以备查询。（五）档案复制1.因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，注明