基础档案制度

基础档案制度一、总则（一）目的为加强公司基础档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类基础档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司基础档案由专门的档案管理部门集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查阅、利用和检索。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门设置公司设立档案管理中心，负责公司基础档案的统一管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善档案管理制度：根据国家法律法规和公司实际情况，制定和修订基础档案管理制度，确保档案管理工作有章可循。2.档案收集与整理：负责收集、整理公司各部门形成的各类基础档案，对档案进行分类、编号、编目等工作，确保档案的有序存放。3.档案保管：建立档案库房，配备必要的保管设施，对档案进行妥善保管，定期检查档案的保管状况，确保档案的安全。4.档案利用服务：为公司各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务，根据工作需要，及时准确地提供相关档案资料。5.档案鉴定与销毁：定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案，按照规定程序进行销毁处理。6.档案信息化建设：推进档案管理信息化进程，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理工作效率和服务水平。7.业务指导与培训：对公司各部门的档案管理工作进行业务指导，组织开展档案管理培训，提高员工的档案管理意识和业务能力。三、档案分类与编号（一）档案分类公司基础档案分为以下几大类：1.行政管理类：包括公司文件、会议记录、工作计划与总结、规章制度、人事档案、印章管理等方面的档案。2.业务管理类：根据公司业务范围，分为市场营销、财务管理、人力资源管理、生产管理、质量管理、技术研发等各类业务档案。3.项目管理类：针对公司各类项目形成的档案，包括项目立项、可行性研究报告、项目合同、项目进度报告、项目验收报告等。4.客户关系管理类：涉及客户信息、客户合同、客户投诉处理等方面的档案。5.证照类：公司的营业执照、资质证书、税务登记证、组织机构代码证等各类证照档案。6.其他类：不属于上述分类的其他基础档案。（二）档案编号1.编号规则：档案编号采用“大类代码+流水号”的方式，大类代码采用两位字母表示，具体如下：行政管理类：XG业务管理类：YW项目管理类：XM客户关系管理类：KH证照类：ZZ其他类：QT流水号为四位数字，从0001开始依次编号。2.编号示例：行政管理类的第一份档案编号为XG0001，业务管理类的市场营销业务的第十份档案编号为YW0010。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门职责：公司各部门负责本部门工作中形成的各类档案的收集、整理，并定期移交档案管理部门。各部门应指定专人负责档案收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集范围：各部门应收集的档案包括但不限于以下内容：行政管理类：部门文件、会议纪要、工作计划、工作总结、考勤记录、办公用品采购记录等。业务管理类：业务合同、业务报表、市场调研资料、财务凭证、人力资源招聘与培训资料、生产记录、质量检验报告等。项目管理类：项目相关的各类文件、合同协议、技术文档、进度报表、验收资料等。客户关系管理类：客户基本信息、客户沟通记录、客户合同、客户投诉处理记录等。证照类：本部门涉及的各类证照的原件及复印件。其他类：与本部门工作相关的其他有保存价值的文件资料。3.收集时间：各部门应在每年年底前将本年度形成的档案整理完毕，并移交档案管理部门。对于重要紧急的档案，应及时移交。（二）档案整理1.整理要求：档案管理部门对接收的档案进行整理，按照档案分类和编号规则进行分类、编号、编目。整理过程中，应确保档案资料齐全、完整，字迹清晰，纸张质量良好，便于长期保存。2.编目内容：档案编目应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息。题名应准确反映档案的主要内容，日期应填写档案形成的具体年月日，保管期限应根据档案的重要性和保存价值确定，密级应按照国家保密规定进行标注，责任者应填写档案的形成部门或个人。3.装订要求：对于纸张较多的档案，应进行装订。装订时应注意保持档案的整齐、牢固，不得压字、掉页。装订材料应选用质量较好的线绳或胶水，不得使用金属钉等易生锈的材料。五、档案保管（一）保管场所公司设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。库房应安装防火门、防盗窗、温湿度调节设备、防虫药品投放装置等设施，确保档案的安全保管。（二）保管方式1.纸质档案保管：纸质档案应按照档案分类顺序排列上架存放，便于查阅和管理。档案架应标注档案类别和编号范围，以便快速查找。对于重要的纸质档案，应进行备份，备份方式可采用复印件或数字化扫描等方式。2.电子档案保管：电子档案应存储在专门的服务器或存储设备上，并进行定期备份。电子档案应按照档案分类进行文件夹命名和存储，文件夹命名应与纸质档案编号相对应，便于查找和管理。同时，应建立电子档案的索引目录，方便快速检索。3.磁性介质档案保管：对于存储有重要数据的磁性介质档案，如光盘、磁带等，应存放在专门的磁性介质保管柜中，并定期进行检查和维护，防止数据丢失或损坏。（三）保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。如公司成立以来的重要文件、规章制度、重大项目资料、营业执照等证照档案等。2.长期保管：保管期限为16年至50年的档案为长期保管。主要包括公司重要业务活动的文件资料、一般性项目档案、重要客户关系档案等。3.短期保管：保管期限为15年以下的档案为短期保管。如一般性的行政管理文件、临时性业务资料等。（四）档案定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、完整性等。检查周期为每年一次，对于重要档案应增加检查频次。检查过程中发现问题应及时采取措施进行处理，如对破损档案进行修复、对丢失档案进行查找补充等。六、档案利用（一）利用范围公司各部门及员工因工作需要，可查阅、借阅公司档案。查阅、借阅档案必须遵守本制度规定，不得擅自将档案带出公司或泄露档案内容。（二）利用流程1.查阅流程：查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的等信息。将申请表提交所在部门负责人审核签字。申请表交档案管理部门，档案管理部门根据申请内容进行查询，确定档案存放位置。查阅人在档案管理部门指定的查阅地点查阅档案，查阅过程中不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。查阅完毕后，查阅人应将档案归还档案管理部门，并在《档案查阅登记表》上签字确认。2.借阅流程：借阅人填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息。将申请表提交所在部门负责人审核签字。申请表交档案管理部门，档案管理部门对借阅申请进行审批，对于重要档案的借阅，需经公司分管领导批准。档案管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，向借阅人发放档案，并在《档案借阅登记表》上登记相关信息。借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅人归还档案时，档案管理部门应检查档案的完整性和保管状况，如发现问题，应及时查明原因并追究借阅人的责任。（三）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司批准，不得查阅、借阅和对外提供。2.档案原件一般不得外借，确因工作需要必须外借的，需经公司分管领导批准，并采取必要的保护措施，确保档案安全。3.查阅、借阅档案时，不得擅自复印、拍照、扫描档案内容，如需复制档案，应按照规定办理审批手续。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，确定档案的保管期限和销毁范围。（二）鉴定方法档案鉴定工作小组应根据档案的形成时间、内容、重要性等因素，综合考虑档案的保存价值。对于保管期限已满的档案，应重点审查其是否仍具有查考利用价值，对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制《档案销毁清册》，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级、责任者等信息。2