加强档案制度建设

加强档案制度建设一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司/组织各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映公司/组织的工作活动和历史面貌，数据准确可靠。3.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.便于利用原则：档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，提高工作效率。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设立专门的档案管理部门，负责公司/组织档案的集中统一管理工作。档案管理部门应配备专业的档案管理人员，负责档案的日常管理和业务指导。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作，确保档案的完整和系统。2.建立健全档案管理制度，制定档案管理工作流程和标准，规范档案管理行为。3.负责档案的保管和保护工作，定期对档案进行检查和维护，确保档案的安全。4.负责档案的检索和利用工作，为公司/组织各部门及员工提供档案查阅、借阅等服务。5.负责档案信息化建设工作，建立档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用。6.根据公司/组织发展需要，制定档案鉴定销毁计划，对已失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。7.开展档案业务培训和宣传工作，提高公司/组织员工的档案意识和档案管理水平。（三）各部门职责1.负责本部门工作活动中形成的各类文件材料的收集、整理和归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.配合档案管理部门做好档案的整理、编目、鉴定、销毁等工作，提供相关资料和信息。3.按照档案管理部门的要求，做好本部门档案的保管和保护工作，确保档案的安全。4.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自复制、转借档案。三、档案的收集与归档（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、章程、报表等文件材料。4.本公司/组织内部的规章制度、会议记录、工作计划、总结、报告等文件材料。5.本公司/组织在科研、生产、经营等活动中形成的技术文件、产品资料、科研成果等。6.本公司/组织员工的人事档案、工资档案、培训档案等。7.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对收集的文件材料应进行分类整理，按照档案管理部门的要求进行编号、编目。4.各部门应定期将整理好的文件材料移交档案管理部门，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。（三）归档时间1.当年形成的文件材料，应在次年上半年归档完毕。2.跨年度的文件材料，应在文件办结后及时归档。3.重要会议、重大活动形成的文件材料，应在活动结束后一周内归档。四、档案的整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类。2.科技档案：按照项目、专业、阶段进行分类。3.会计档案：按照会计年度、类别进行分类。4.人事档案：按照个人身份、类别进行分类。5.声像档案：按照载体、内容进行分类。6.电子档案：按照存储介质、文件格式进行分类。（三）整理要求1.对收集的文件材料应进行系统整理，去除重复、无效的文件材料。2.按照分类方法对文件材料进行分类，编制分类目录。3.对每份文件材料应进行编号，编号应连续、唯一。4.对文件材料应进行编目，编目内容包括文件编号、文件题名、日期、责任者、保管期限等。5.对整理好的档案应进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。五、档案的保管与保护（一）保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照分类目录进行上架保管，排列应整齐有序，便于查找。2.对重要档案应采取备份保管措施，备份档案应与原件分开存放。3.对电子档案应进行定期备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（三）保护措施1.定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。3.对易损档案应采取特殊保护措施，如加固、裱糊等。4.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。六、档案的检索与利用（一）检索工具1.建立档案检索目录，包括纸质目录和电子目录。2.档案检索目录应按照分类方法进行编制，便于查找和利用。3.定期对档案检索目录进行更新和维护，确保检索信息的准确和完整。（二）利用方式1.公司/组织各部门及员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应按照档案查阅申请表的要求，提供档案查阅服务，并做好查阅记录。3.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。4.如需借阅档案，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。5.借阅档案应在规定的期限内归还，如需延期归还，应办理延期手续。6.借阅档案时，应妥善保管，不得擅自涂改、伪造、转借、复印档案。7.档案管理部门应定期对档案利用情况进行统计和分析，为公司/组织决策提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、以维护档案的完整与安全为前提的原则。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。档案鉴定小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否真实、准确、完整。2.档案是否反映公司/组织的主要工作活动和历史面貌。3.档案是否具有保存价值，保存价值的大小。4.档案的保管期限是否合理。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对档案进行鉴定后，提出档案销毁意见，填写档案销毁清单。2.档案销毁清单应经公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在档案管理部门和相关业务部门人员的监督下进行。4.档案销毁后，应在档案销毁清单上签字确认，并将档案销毁清单归档保存。八、档案信息化建设（一）建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化管理和远程查询利用，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）建设内容1.档案管理信息系统的开发与建设，包括档案收集、整理、编目、存储、检索、利用等功能模块。2.档案数字化加工，将纸质档案转化为电子档案，建立电子档案数据库。3.档案信息安全保障体系建设，包括网络安全、数据安全、用户认证等方面的措施。（三）实施步骤1.制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和实施步骤。2.组织档案管理人员进行培训，提高其信息化管理水平。3.开展档案数字化加工工作，确保数字化档案的质量。4.上线运行