人防档案制度

人防档案制度一、总则（一）目的为加强公司人防档案管理，确保人防档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥人防档案在公司发展和人防工作中的作用，依据国家相关法律法规及行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内与人防工作相关的各类档案的管理，包括但不限于人防工程建设、人防组织指挥、人防通信警报、人防宣传教育等方面形成的文件、资料、图表、声像等档案材料。（三）管理原则1.集中统一管理原则公司设立专门的人防档案管理机构或指定专人负责，对人防档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则人防档案应如实反映公司人防工作的实际情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.分类科学原则按照人防工作的不同类别和特点，对档案进行科学分类，便于查找、利用和管理。4.安全保密原则加强人防档案的安全保护措施，确保档案的安全和保密，防止档案信息泄露。二、档案管理机构及职责（一）管理机构公司设立人防档案管理办公室，挂靠在[具体部门名称]，负责公司人防档案的日常管理工作。（二）职责分工1.档案管理办公室职责贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善人防档案管理的具体办法和流程。负责收集、整理、归档公司人防工作中形成的各类档案材料，确保档案的齐全、完整。对人防档案进行分类、编目、上架，建立健全档案检索体系，方便档案的查询和利用。定期对人防档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，经批准后组织实施。负责档案的安全保管，做好档案库房的防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的安全。积极开展档案利用工作，为公司人防工作决策、工程建设、业务培训等提供档案信息服务。组织开展人防档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。接受上级主管部门和档案行政管理部门的业务指导和监督检查，及时整改存在的问题。2.各部门职责在开展人防工作过程中，负责及时形成、收集本部门的人防档案材料，并按照档案管理要求进行整理、分类，定期移交档案管理办公室。协助档案管理办公室做好人防档案的整理、编目、鉴定等工作，提供相关的档案信息和资料。严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借人防档案，确保档案的安全和完整。三、档案收集与整理（一）收集范围1.人防工程建设档案项目立项、可行性研究报告、环境影响评价报告等前期文件。工程设计文件，包括初步设计、施工图设计等。工程招投标文件、合同协议。工程施工过程中的各类文件，如施工组织设计、技术交底、工程变更记录、质量检验报告、隐蔽工程验收记录等。工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工图纸、工程决算等。2.人防组织指挥档案人防指挥机构设置、人员配备文件。防空袭预案及相关修订文件。指挥通信联络方案、协同计划等。人防演练计划、方案、总结及相关资料。3.人防通信警报档案通信警报设备采购合同、技术资料。通信警报网络建设规划、设计文件。设备安装调试记录、运行维护记录、故障处理记录。通信警报试鸣、演练记录。4.人防宣传教育档案宣传教育计划、方案、总结。宣传资料、教材、图片、影像等。开展宣传活动的相关记录，如活动通知、参与人员名单、活动照片等。5.其他与人防工作相关的文件、资料，如上级主管部门的文件、会议纪要、工作简报等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料及时、完整地收集。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的格式规范、可读性强。（三）整理方法1.分类按照人防工作的类别，将档案分为工程建设、组织指挥、通信警报、宣传教育等大类，每大类下再根据档案的具体内容进行细分小类。2.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的类别、年度、顺序号等信息，便于管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容，确保目录信息准确、完整。4.装订对纸质档案进行装订，保持档案的整齐、牢固，便于长期保存。四、档案保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的位置，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品、防盗门窗等设施。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案存放1.按照档案的类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找。2.对电子档案应进行备份存储，存储介质应选择安全可靠的设备，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。3.对重要的、珍贵的档案应采取特殊的保护措施，如专柜存放、加密存储等。（三）库房管理1.建立库房管理制度，明确库房管理人员的职责，严格控制非档案管理人员进入库房。2.定期对库房进行检查，包括温湿度检查、设备运行检查、档案保管状况检查等，发现问题及时处理。3.做好库房的清洁卫生工作，保持库房环境整洁。五、档案利用（一）利用原则1.依法利用原则严格按照国家法律法规和公司档案管理制度的规定，提供档案利用服务。2.服务优先原则以服务公司人防工作为宗旨，积极主动地为公司各部门和相关人员提供档案信息支持。3.安全保密原则在档案利用过程中，严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。（二）利用方式1.查阅公司内部人员因工作需要查阅人防档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理办公室办理查阅手续。档案管理人员应根据申请表提供相应的档案，并做好查阅登记。2.借阅因特殊情况需要借阅人防档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等，经所在部门负责人和档案管理办公室负责人审批后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[具体期限]，借阅人员应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏档案，按时归还。3.复制如需复制人防档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理办公室负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制的档案应加盖档案管理办公室印章，并注明复制日期。（三）利用登记对档案利用情况进行详细登记，登记内容包括利用日期、利用人姓名、部门、利用目的、查阅或借阅档案名称及数量、归还日期等。登记记录应妥善保存，以备查询。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.全面审查原则对档案的内容、来源、形成时间、保管价值等进行全面审查，确保鉴定结果的准确性。2.客观公正原则依据国家有关规定和公司实际情况，客观公正地判断档案的保存价值，避免主观随意性。3.定期鉴定原则定期对档案进行鉴定，一般每[具体期限]进行一次全面鉴定，及时调整档案的保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理办公室负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、重要程度、历史价值等确定其保管期限。2.综合分析法结合公司的发展规划、业务需求、档案形成规律等因素，对档案进行综合分析，判断其保存价值。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司人防工作重大历史事件、重要决策、核心业务等具有长远保存价值的档案，应列为永久保管。2.长期保管对在一定时期内具有查考利用价值的档案，保管期限为[具体期限]，一般为[X]年。3.短期保管对只在较短时间内具有参考价值的档案，保管期限为[具体期限]，一般为[X]年以下。（五）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案管理办公室编制《档案销毁清册》，详细列出档案的编号、题名、日期、保管期限等信息。2.《档案销毁清册》经档案鉴定小组审核、公司主管领导批准后，方可组织销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并确保销毁彻底。销毁过程中应进行现场监督，销毁完毕后，监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。4.《档案销毁清册》应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司人防档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数字化加工1.对纸质档案进行数字化扫描，扫描分辨率应符合国家相关标准要求，确保扫描图像清晰可读。2.对扫描后的电子文件进行图像处理、数据挂接、目录录入等工作，建立完整的电子档案数据库。3.对电子档案进行分类、编号、编目等整理，确保电子档案与纸质档案的一致性和关联性。（三）系统功能1.档案录入功能能够方便快捷地录入档案的基本信息及其元数据信息，支持批量录入和单个录入。2.检索查询功能提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，能够快速准确地查找到所需档案信息。3.借阅管理功能实现档案借阅流程的信息化管理，包括借阅申请、审批、登记、提醒等功能，确保借阅工作的规范有序。4.统计分析功能能够对档案的数量、类别、保管期限、利用情况等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。5.安全管理功能设置用户权限管理，不同人员具有不同的操作权限，确保档案信息的安全保密。同时，具备数据备份、恢复、防病毒等安全防护措施。（四）数据维护1.定期对电子档案数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.及时更新档案信息，对档案的修改、补充、删除等操作进行记录，确保数据的准确性和完整性。3.对系统运行过程中出现的问题及时进行处理，保障系统的正常运行。八、监督与检查（一）监督检查机构公司设立档案管理监督检查小组，由公司分管领导担任组长，成员包括档案管理办公室负责人、审计部门人员等，负责对公司人防档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的操作是否符合规定。2.档案管理机构及人员的职责履行情况，是否认真负责地开展档案管理工作。3.档案库房的安全管理情况，包括库房设施设备的运行状况、档案的保管条件等。4.档案信息化管理系统的运行情况，数据的准确性、完整性和安全性。（三）检查方式1.定期检查每[