居委档案制度

居委档案制度一、总则（一）目的本居委档案制度旨在规范和加强社区居民委员会（以下简称“居委”）档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，为居委各项工作的开展提供有效支持，维护社区历史真实面貌，保障居民的合法权益。（二）适用范围本制度适用于本居委在履行职责过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理，包括但不限于党务工作档案、行政事务档案、社区服务档案、居民信息档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则居委档案由专门的档案管理部门或指定专人负责集中统一管理，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实准确原则档案内容应真实反映居委工作实际情况，数据准确无误，不得篡改、伪造档案信息。3.完整系统原则全面收集和整理居委在各项工作中形成的各类档案，保持档案的完整性和系统性，便于查找和利用。4.安全保密原则采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及国家机密、个人隐私等敏感信息的档案严格保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置居委设立档案管理室，作为档案管理的专门机构，负责统筹协调居委档案管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。对档案进行定期检查和清点，确保档案的安全和完整。按照规定的程序办理档案的借阅、查阅、归还等手续，做好登记工作。负责档案管理设备的维护和管理，保证设备正常运行。协助开展档案信息化建设工作，录入和更新档案信息。2.档案管理负责人全面负责居委档案管理工作，制定和完善档案管理制度。指导和监督档案管理员的工作，定期对档案管理工作进行检查和评估。协调解决档案管理工作中出现的问题，向上级领导汇报档案管理工作情况。组织开展档案的鉴定、销毁等工作，确保档案的合理留存和处置。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.党务工作档案包括党组织建设、党员管理、党内活动等方面形成的文件、记录、报表等。2.行政事务档案涵盖居委工作计划、总结、会议记录、决议、通知、报告等各类行政文件。3.社区服务档案涉及社区环境卫生、治安保卫、社会保障、文化教育、医疗卫生等服务工作的相关资料。4.居民信息档案居民个人基本信息、家庭情况、诉求记录、服务记录等。5.其他档案与居委工作相关的各类合同、协议、证书、荣誉等档案资料。（二）收集要求1.各部门和工作人员应及时将工作中形成的档案材料移交档案管理部门，确保档案收集的及时性和完整性。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实，签字手续完备，符合档案整理要求。3.档案管理部门应定期对档案收集情况进行检查，督促各部门按时完成档案移交工作。（三）整理方法1.分类按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政事务类、社区服务类、居民信息类等类别。每个类别下再根据具体情况细分若干二级类目。2.编号为便于档案的管理和查找，对每一份档案进行编号。编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，可采用年度类别顺序号的编号方式。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容，以便快速检索和查阅档案。4.装订对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备安全、防火、防潮、防虫、防盗等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、密集架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限根据档案的重要程度和利用价值，确定档案的保管期限，一般分为永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。具体保管期限划分如下：1.永久保管档案本居委制定的具有长远历史意义和重要价值的法规、规章、政策文件。涉及居民重大权益、社区发展规划、重要会议记录等档案。反映本居委历史沿革、重要事件、荣誉表彰等方面的档案。2.长期保管档案一般性的行政事务文件、工作计划与总结、社区服务项目资料等。居民信息档案中具有一定参考价值的部分。与居委工作相关的合同、协议等档案。3.短期保管档案临时性的工作文件、一般性的通知、报表等。时效性较短的居民服务记录等档案。（三）保管措施1.定期对档案进行清查和核对，发现问题及时处理，确保档案的准确和完整。2.做好档案管理室的温湿度控制，保持适宜的环境条件，防止档案受潮、霉变、虫蛀等。3.对电子档案进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.加强对档案管理场所的安全防范，安装必要的监控设备，严格限制无关人员进入档案管理室。五、档案的利用（一）利用范围1.居委内部工作人员因工作需要查阅档案。2.居民因个人权益维护、了解社区事务等原因查阅相关档案。3.上级部门、其他单位或社会组织因工作联系需要查阅本居委档案。（二）利用手续1.内部查阅居委工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称和编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.居民查阅居民查阅档案，需携带本人有效身份证件，填写《居民档案查阅申请表》，说明查阅事由，经居委相关负责人审核批准后，在档案管理部门指定地点查阅。查阅涉及个人隐私的档案，应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。3.外部查阅上级部门、其他单位或社会组织查阅本居委档案，应出具正式介绍信，说明查阅目的和范围，经居委主要领导批准后，由档案管理部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得查阅和利用。2.档案原件一般不得外借，特殊情况需外借的，须经档案管理负责人批准，并办理严格的借阅手续，限期归还。3.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组，对档案的价值进行评估。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容重要性、利用价值等因素，提出鉴定意见，确定档案的存毁。（二）销毁程序1.对确定销毁的档案，编制《档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁原因等信息。2.《档案销毁清单》经居委主要领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员在《档案销毁清单》上签字确认，并将销毁情况报告居委主要领导。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现居委档案的数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平，方便档案的查阅和利用。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合档案管理要求，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的题名、日期、责任者、保管期限等信息录入档案信息数据库，建立索引关系，便于检索查询。4.存储管理将数字化档案存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。（三）信息化安全管理1.建立健全档案信息化安全管理制度，加强对档案信息系统的安全防护，防止网络攻击