档案专审审核制度

档案专审审核制度一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的真实性、完整性、准确性和规范性，提高档案质量，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本档案专审审核制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、整理、保管、利用等过程中的审核管理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.客观公正原则：审核过程应秉持客观、公正的态度，不受任何因素干扰，如实反映档案实际情况。3.全面审核原则：对档案的内容、格式、手续等进行全面细致的审核，确保档案质量。4.及时高效原则：在规定时间内完成审核工作，提高工作效率，不影响档案的正常流转和使用。二、审核职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定档案专审审核工作的具体流程和标准。2.组织实施档案专审审核工作，对审核结果进行汇总和分析。3.指导和监督各部门的档案审核工作，解答相关疑问。4.建立档案审核工作档案，记录审核情况和结果。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步审核工作，确保档案符合基本要求。2.配合档案管理部门进行档案专审审核工作，提供必要的资料和说明。3.根据审核意见及时对本部门档案进行整改完善。（三）审核人员职责1.熟悉档案管理相关法律法规和行业标准，具备扎实的档案业务知识。2.认真履行审核职责，严格按照审核流程和标准进行审核，确保审核结果准确无误。3.对审核中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。4.保守档案审核过程中涉及的公司机密信息。三、审核内容（一）档案内容审核1.文件材料的真实性：审核文件内容是否与实际情况相符，有无伪造、篡改等现象。2.文件材料的完整性：检查文件是否齐全，有无缺页、漏项等情况。3.文件材料的准确性：核对文件中的数据、信息等是否准确无误。4.文件材料的关联性：审查文件之间的逻辑关系是否合理，是否能够反映相关工作的全貌。（二）档案格式审核1.文件格式的规范性：确保文件格式符合公司规定或行业通用标准，如字体、字号、排版等。2.文件编号的准确性：检查文件编号是否连续、准确，与档案目录一致。3.签字盖章的完整性：审核文件上的签字、盖章是否齐全、清晰，符合规定要求。（三）档案手续审核1.文件形成手续的完备性：查看文件的起草、审核、批准等手续是否齐全，流程是否合规。2.档案整理手续的规范性：检查档案整理过程中的分类、编号、装订等手续是否符合要求。3.档案移交手续的完整性：审核档案移交时的交接清单、签字等手续是否完备。四、审核流程（一）部门初审1.各部门在档案形成后，由专人按照档案管理要求进行初步整理和审核。2.初审人员对档案的内容、格式、手续等进行全面检查，填写《档案初审表》，记录初审情况。3.初审合格的档案，由部门负责人签字确认后，移交档案管理部门进行专审审核。（二）档案管理部门专审1.档案管理部门收到各部门移交的档案后，安排审核人员进行专审审核。2.审核人员按照审核内容和标准，对档案进行详细审查。3.对于审核中发现的问题，审核人员填写《档案审核意见书》，明确指出问题所在，并提出整改建议。4.将《档案审核意见书》反馈给相关部门，要求其在规定时间内进行整改。（三）整改复查1.各部门根据《档案审核意见书》的要求，对档案进行整改完善。2.整改完成后，将整改后的档案再次提交档案管理部门进行复查。3.档案管理部门审核人员对整改情况进行核实，如整改合格，在《档案审核意见书》上签字确认；如仍不符合要求，继续要求部门整改，直至达到审核标准。（四）审核结果归档1.档案审核工作结束后，档案管理部门将审核过程中形成的《档案初审表》、《档案审核意见书》等资料进行整理归档。2.将审核合格的档案按照规定进行妥善保管，以备后续查阅和利用。五、审核标准（一）档案内容标准1.文件材料应真实反映公司各项工作实际情况：如合同协议应与实际签订情况一致，会议纪要应准确记录会议内容等。2.文件材料应完整无缺：包括文件的正文、附件、签字页等，重要文件的草稿、修改稿等也应一并归档。3.文件材料中的数据、信息应准确无误：涉及财务数据、业务指标等应与相关报表、记录一致。4.文件材料之间应逻辑连贯：如项目文件应按照项目进展顺序排列，各项资料之间相互印证。（二）档案格式标准1.文件格式应符合公司规定或行业通用标准：如公文应按照公司公文格式模板排版，业务文件应采用统一的格式规范。2.文件编号应连续、准确：编号应按照公司档案编号规则编制，不得重复或遗漏。3.签字盖章应齐全、清晰：签字应使用本人手写签名，盖章应符合印章管理规定，印章清晰可辨。（三）档案手续标准1.文件形成手续应完备：文件起草后应经过相关部门和领导审核、批准，签字盖章齐全。2.档案整理手续应规范：档案分类应合理，编号应准确，装订应整齐牢固，便于查阅和保管。3.档案移交手续应完整：移交时应填写交接清单，双方签字确认，明确移交档案的名称、数量、日期等信息。六、审核周期（一）日常档案审核对于日常形成的档案，各部门应在档案形成后的[X]个工作日内完成初审，初审合格后及时移交档案管理部门。档案管理部门应在收到档案后的[X]个工作日内完成专审审核，并反馈审核意见。（二）定期档案审核公司每年定期对档案进行全面审核，审核范围包括上一年度形成的各类档案。审核工作应在每年的[具体时间区间]内完成，确保档案质量的持续提升。七、审核结果运用（一）作为档案质量评价依据审核结果将作为对各部门档案管理工作质量评价的重要依据，纳入公司绩效考核体系。对于档案审核工作表现优秀的部门和个人，给予相应的奖励；对于审核不通过、档案质量较差的部门，进行通报批评，并要求限期整改。（二）为公司决策提供支持通过对档案的审核，可以确保公司各类档案信息的真实、准确、完整。这些高质量的档案信息能够为公司领导决策、业务开展、项目推进等提供有力的支持和参考依据。（三）促进档案管理工作改进根据审核结果，及时总结档案管理工作中存在的问题和不足，针对性地完善档案管理制度、流程和标准，不断提高公司档案管理水平。八、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门定期对各部门档案审核工作进行检查，查看初审和整改情况是否符合要求。2.公司内部审计部门将档案审核工作纳入审计范围，对档案管理的合规性、审核结果的真实性等进行监督检查。（二）外部监督积极接受上级主管部门、档案行政管理部门等外部机构的监督检查，按照要求及时提供档案审核相关资料，配合做好监督检查工作。对于外部监督检查提出的意见和建议，认真落实整改，不断规范公司档案管理工作。九、培训与宣传（一）培训1.定期组织档案审核相关培训，提高审核人员的业务水平和综合素质。培训内容包括档案管理法律法规、行业标准、审核流程和方法等。2.针对新入职员工或档案管理工作变动人员，开展专门的档案审核基础知识培训，确保其熟悉档案审核要求和工作流程。（二）宣传1.通过公司内部刊物、宣传栏、网络平台等渠道