企业人资档案制度

企业人资档案制度一、总则（一）目的为加强公司人力资源档案管理，确保档案资料的真实性、完整性和保密性，充分发挥档案在人力资源管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人力资源档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须如实反映员工的真实情况。2.完整性原则：全面收集员工各类相关资料，确保档案资料完整无缺。3.保密性原则：严格保密档案内容，防止信息泄露。4.动态管理原则：根据员工的工作变动和发展，及时更新档案信息。二、档案内容（一）个人基本信息1.姓名、性别、出生日期、民族、籍贯2.身份证号码、婚姻状况、联系方式3.家庭住址、紧急联系人及联系方式（二）学历与学位1.最高学历、毕业院校、专业2.学位证书编号、学历证书编号3.入学时间、毕业时间（三）工作经历1.以往工作单位名称、职位、工作时间2.工作职责、工作业绩、离职原因（四）培训经历1.参加的各类培训课程名称、培训机构2.培训时间、培训证书编号3.培训收获与应用情况（五）职业资格证书1.考取的职业资格证书名称、证书编号2.颁发机构、颁发时间（六）劳动合同1.签订日期、合同期限2.工作岗位、劳动报酬、福利待遇3.合同变更、续签、解除等情况记录（七）薪酬福利记录1.每月工资发放明细2.奖金、津贴、补贴发放记录3.社会保险、住房公积金缴纳情况（八）绩效考核记录1.各考核周期的考核结果2.考核指标完成情况分析3.绩效改进计划及执行情况（九）奖惩记录1.获得的奖励名称、奖励时间、奖励原因2.受到的处罚类型、处罚时间、处罚原因（十）职业发展规划1.员工个人制定的职业发展目标2.公司为员工提供的职业发展指导与支持记录三、档案建立与收集管理（一）新员工档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责发放《员工档案信息登记表》，要求员工如实填写个人基本信息、学历学位、工作经历等内容。2.员工需提交身份证、学历证书、学位证书、职业资格证书等相关证明材料的原件及复印件，人力资源部门进行审核并留存复印件。3.人力资源部门将新员工的档案信息录入公司人力资源管理系统，并建立纸质档案，按照档案内容分类整理、装订成册。（二）档案收集1.人力资源部门定期收集员工的各类档案资料，如培训证书、绩效考核结果、奖惩文件等。2.各部门负责及时将涉及本部门员工的相关资料提交给人力资源部门，确保档案资料的及时更新。3.员工个人如有需要补充或更新档案资料，应及时向人力资源部门提出申请，并提交相关证明材料。（三）档案审核1.人力资源部门对收集到的档案资料进行审核，确保资料的真实性、完整性和准确性。2.对于审核中发现的问题，及时与员工沟通核实，要求员工补充或更正相关资料。3.审核通过的档案资料进行归档保存。四、档案保管与借阅（一）档案保管1.公司设立专门的档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等。2.档案按照类别和员工姓名进行分类存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全与完整。（二）档案借阅1.因工作需要借阅档案的，需填写《档案借阅申请表》，注明借阅原因、借阅内容、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门负责人审批。3.人力资源部门根据审批结果，办理档案借阅手续，借阅人需在规定期限内归还档案。4.借阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。5.非公司内部人员因特殊原因需要查阅档案的，需经公司领导批准，并由人力资源部门指定专人陪同查阅。五、档案保密与安全（一）档案保密1.公司全体员工应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。2.涉及档案管理的工作人员应签订保密协议，明确保密责任。3.档案查阅场所应具备必要的保密条件，防止档案信息泄露。（二）档案安全1.加强档案保管室的安全防范措施，安装监控设备，确保档案存放环境安全。2.定期对档案保管设备进行检查维护，确保设备正常运行。3.制定档案应急预案，如发生火灾、水灾等突发事件，应及时采取措施保护档案安全，并进行抢救和恢复工作。六、档案信息化管理（一）系统建设1.建立完善的人力资源档案管理信息系统，实现档案信息的电子化存储、查询、统计和分析。2.系统应具备权限管理功能，不同人员根据工作职责和权限访问相应的档案信息。3.定期对系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和安全性。（二）数据录入与更新1.人力资源部门负责将纸质档案资料准确录入系统，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.员工信息发生变动时，人力资源部门应及时在系统中更新相关数据，并同步更新纸质档案。（三）信息利用1.利用档案管理信息系统，为公司人力资源管理决策提供数据支持，如人员结构分析、培训需求分析、绩效评估等。2.定期生成各类档案统计报表，为公司领导和相关部门提供参考依据。七、档案的销毁与处置（一）销毁条件1.员工离职后，其档案保存一定期限（根据公司规定确定），如无特殊需要，可进行销毁。2.档案资料因保管期限届满、内容失去保存价值或其他原因需要销毁的。（二）销毁程序1.人力资源部门提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等。2.申请表经人力资源部门负责人审核、公司领导批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用适当的方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括