档案制度三合一

档案制度三合一一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本三合一档案制度。本制度涵盖了公司/组织在运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理要求，旨在规范档案管理流程，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的决策、运营和发展提供有力的支持。（二）适用范围本制度适用于公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于行政管理档案、业务管理档案、财务管理档案、人力资源管理档案、项目管理档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司/组织设立专门的档案管理部门，对各类档案实行集中统一管理，确保档案管理工作的规范化、标准化和科学化。2.真实性原则档案应如实反映公司/组织的各项工作活动和历史面貌，确保档案内容的真实性和可靠性。3.完整性原则全面收集、整理公司/组织在各个阶段形成的各类档案，保证档案的完整性，避免遗漏重要信息。4.保密性原则严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司/组织机密的档案进行妥善保管，防止档案信息泄露。5.便于利用原则档案管理应便于档案的查阅、检索和利用，提高档案的使用价值，为公司/组织的各项工作提供及时、有效的支持。二、档案分类与编号（一）档案分类1.行政管理类包括公司/组织的章程、制度、会议纪要、工作计划与总结、行政公文、证照、印章管理等方面的文件资料。2.业务管理类根据公司/组织的业务范围，进一步细分为市场营销、生产管理、质量管理、技术研发、供应链管理等类别，涵盖业务流程中的各类文件、合同、订单、报告等。3.财务管理类包含会计凭证、账簿、财务报表、审计报告、税务资料、资金管理等方面的档案。4.人力资源管理类涉及员工招聘、培训、考核、薪酬福利、绩效管理、劳动合同等人力资源管理活动的文件和记录。5.项目管理类针对公司/组织开展的各类项目，包括项目立项、规划、实施、验收等阶段形成的项目文档、合同协议、技术资料、项目成果等。（二）档案编号为便于档案的管理和检索，对每一类档案进行编号。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.一级编号以大写字母表示档案类别，如“A”代表行政管理类，“B”代表业务管理类，“C”代表财务管理类，“D”代表人力资源管理类，“E”代表项目管理类。2.二级编号根据每一类档案的具体细分领域，用两位数字表示，如“B01”代表市场营销，“B02”代表生产管理等。3.三级编号按照档案形成的时间顺序或流水号进行编号，用三位数字表示。例如，某行政管理类档案的编号为“A01001”，其中“A”为行政管理类，“01”表示行政公文，“001”为该类文件的流水号。三、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案的收集工作，确保在工作活动中形成的各类文件、资料、记录及时、准确地收集齐全。2.对于重要的文件和资料，应实行“双套制”收集，即同时保存纸质文件和电子文件，以保证档案的完整性和安全性。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或销毁。（二）整理规范1.分类整理按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类，将同一类别的档案集中在一起。2.编号标注在每份档案上标注相应的编号，确保编号清晰、准确，便于识别和管理。3.装订成册对于纸质档案，应按照一定的顺序进行装订，如文件较多可采用活页夹或档案盒进行装订，并在封面和侧面标注档案编号、类别、年度等信息。4.编目建账建立档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息，同时建立档案台账，对档案的收进、移出、借阅、销毁等情况进行详细登记。四、档案归档与保管（一）归档流程1.档案收集整理完成后，由档案管理人员进行审核，确保档案的质量符合要求。2.审核通过的档案按照档案编号顺序进行存储，放入相应的档案柜或档案架中，并在档案管理系统中进行电子归档，录入档案的详细信息。3.定期对归档的档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。（二）保管期限根据档案的重要性和保存价值，确定档案的保管期限，分为永久保管、定期保管（如30年、10年等）。具体保管期限参照国家有关档案保管期限的规定和公司/组织的实际情况确定。（三）保管要求1.库房环境档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.安全防护安装防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施，配备必要的消防器材和安保设备，确保档案库房的安全。3.存储方式采用科学合理的存储方式，如纸质档案应分类存放，电子档案应进行备份存储，确保档案的存储安全和便于查找利用。4.定期盘点定期对档案进行盘点，核对档案的数量、质量和保管情况，发现问题及时报告并采取措施进行处理。五、档案查阅与利用（一）查阅权限1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案编号、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司/组织机密的档案，查阅申请人还需经公司/组织保密管理部门审批，并在档案管理人员的监督下查阅。3.外部单位或个人因特殊原因需要查阅公司/组织档案的，必须持有单位介绍信或相关证明文件，经公司/组织主管领导批准后，方可查阅。查阅过程中，档案管理人员应全程陪同，严格控制查阅范围和时间。（二）利用方式1.档案管理人员应根据查阅申请人的需求，提供相应的档案资料，并做好查阅记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等。2.如需复印、摘录档案内容的，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。复印、摘录的档案资料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门印章。3.对于重要档案的查阅和利用，档案管理人员应跟踪了解利用效果，及时反馈利用过程中出现的问题。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则定期对已到保管期限或失去保存价值的档案进行鉴定，鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、严格审批的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及公司/组织内部审计人员等组成。鉴定小组负责对档案进行全面审查和评估，提出鉴定意见。（三）鉴定方法1.内容审查对档案的内容进行详细审查，判断其是否仍具有参考价值、是否涉及公司/组织机密等。2.价值评估根据档案的重要性、时效性、完整性等因素，综合评估其保存价值。3.对比分析与同类型、同领域的档案进行对比分析，判断其是否已被其他档案所替代或涵盖。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定确无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案编号、名称、数量、销毁原因等信息，报公司/组织主管领导审批。2.审批通过后，由档案管理部门安排专人负责销毁工作。销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、方式、参与人员等。3.对于电子档案的销毁，应采用专业的技术手段进行彻底删除，确保数据无法恢复。4.销毁完毕后，在《档案销毁申请表》上注明销毁情况，并由档案管理人员、监销人员签字确认，将申请表归档保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量，为公司/组织的信息化建设提供有力支持。（二）系统功能要求1.档案录入能够方便快捷地录入档案的基本信息、文件内容等，支持批量录入和扫描录入。2.检索查询提供多种检索方式，如按编号、名称、日期、关键词等进行检索，能够快速准确地定位所需档案。3.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全性和保密性，只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。4.借阅管理实现档案借阅流程的信息化管理，记录借阅申请、审批、归还等环节的信息。5.统计分析对档案的数量、类别、保管期限等进行统计分析，为档案管理决策提供数据支持。（三）数据安全与维护1.加强档案信息化系统的数据安全管理，采取数据备份、加密存储、防火墙等技术措施，防止数据丢失、泄露和被篡改。2.定期对档案信息化系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和可靠性，及时处理系统运行过程中出现的问题。3.建立档案信息化系统使用培训