公司职工档案制度

公司职工档案制度一、总则（一）目的为加强公司职工档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体职工档案的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司职工档案由人力资源部门集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和安全性。2.真实准确原则：档案内容必须真实、准确地反映职工的基本情况和工作经历。3.保密原则：严格遵守国家有关保密规定，确保职工档案信息不被泄露。二、档案内容（一）履历材料1.职工个人基本情况登记表，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、学历、学位、毕业院校、专业、参加工作时间、现工作部门、职务、职称等。2.职工履历表，详细记录职工的工作经历，包括工作单位、起止时间、担任职务等。3.职工任免审批表，记录职工的任免情况。（二）自传材料职工撰写的自传，反映个人成长经历和思想变化。（三）鉴定、考核、考察材料1.职工年度考核登记表，记录职工年度工作表现和考核结果。2.职工晋升、晋级考核材料，包括考核报告、评审意见等。3.职工奖惩材料，包括奖励决定、处分决定等。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件，包括最高学历和学位证书。2.培训结业证书复印件，记录职工参加各类培训的情况。3.专业技术职务（职称）评审表、资格证书复印件等，反映职工的专业技术水平。（五）政审材料1.入党、入团志愿书及申请书，记录职工的政治历史情况。2.政治审查报告，对职工政治表现的审查结论。（六）党团材料1.党员、团员登记表，记录职工的党团关系。2.党团活动记录，反映职工参加党团活动的情况。（七）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表，记录职工工资调整情况。2.任免通知，记录职工职务任免情况。3.出国（境）审批表及相关材料，记录职工出国（境）情况。（八）其他可供组织参考的材料1.职工健康体检报告，反映职工身体健康状况。2.职工职业资格证书复印件，如职业技能鉴定证书等。3.其他与职工有关的重要材料。三、档案收集与整理（一）收集1.人力资源部门负责定期收集职工档案材料，各部门应积极配合，及时将涉及职工的档案材料移交人力资源部门。2.职工个人应主动向人力资源部门提交有关个人情况的补充材料，如学历学位证书原件、获奖证书等。（二）整理1.人力资源部门对收集到的档案材料进行分类整理，按照档案内容的类别进行排序，确保档案材料的系统性和完整性。2.对每份档案材料进行编号，并编制档案目录，便于查找和管理。3.档案材料应使用标准规格的纸张，书写工整、字迹清晰，如有破损或褪色的材料，应进行修复或复制。四、档案保管（一）保管机构公司设立专门的职工档案保管室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫等设施。（二）保管要求1.档案保管室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应分类存放，按照档案类别和职工姓名顺序排列，便于查找和管理。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。4.严格遵守档案查阅、借阅制度，防止档案丢失、损坏和泄密。五、档案查阅与借阅（一）查阅1.公司内部人员查阅职工档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。2.人力资源部门根据审批意见，指定专人负责提供档案查阅服务，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换或损坏档案材料。（二）借阅1.公司外部单位或个人因工作需要查阅职工档案，需持有单位介绍信或相关证明材料，填写《档案借阅申请表》，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得泄露档案内容，归还档案时，应确保档案完好无损。六、档案转递（一）转递条件1.职工工作调动、辞职、辞退、退休等，需办理档案转递手续。2.档案转递应严格按照国家有关规定执行，确保档案的安全和及时转递。（二）转递程序1.人力资源部门根据职工的调动、离职等情况，开具《档案转递通知单》。2.将职工档案材料整理齐全，装入档案袋，并在档案袋封口处加盖骑缝章。3.通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《档案转递回执》上签字盖章后返回。七、档案信息化管理（一）建立档案信息系统公司应建立职工档案信息系统，将职工档案内容录入系统，实现档案信息查询、统计、分析等功能。（二）数据维护1.定期对档案信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和及时性。2.加强对档案信息系统的安全管理，设置用户权限，防止数据泄露和非法访问。八、档案管理人员职责（一）档案管理人员应具备的条件1.政治素质高，责任心强，严守机密。2.熟悉档案管理业务，具备一定的档案专业知识和技能。3.经过档案管理业务培训，取得相应的资格证书。（二）档案管理人员职责1.负责职工档案的收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等日常管理工作。2.严格遵守档案管理规章制度，确保档案管理工作的规范化和标准化。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时报告并处理。4.积极开展档案信息化建设，提高档案管理工作效率和水平。5.保守档案机密，不得泄露档案内容。九、监督与检查（一）监督检查部门公司人力资源部门负责对职工档案制度的执行情况进行监督检查，定期对档案管理工作进行评估。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、查阅、借阅、转递等环节。2.档案管理人员的工作情况，是否履行职责，遵守档案管理规定。3.档案信息系统的运行情况，数据的准确性和安全性