档案专业制度意见

档案专业制度意见一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案形成、收集、整理、保管、利用等过程中的管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案管理的规范化、标准化。2.真实性原则。档案内容必须真实反映公司各项工作的实际情况。3.完整性原则。全面收集公司在各项活动中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则。严格遵守国家有关保密规定，确保档案信息不泄露。5.方便利用原则。优化档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供便捷服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责公司档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导和具体实施。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和公司档案管理制度。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等日常管理工作。3.对档案进行安全保管，定期检查档案保管状况，确保档案安全。4.开展档案信息化建设，建立和维护档案管理信息系统。5.负责档案的查阅、借阅、利用登记等服务工作，按照规定提供档案信息。6.参与档案鉴定、销毁工作，提出档案鉴定意见。7.协助各部门做好兼职档案员的业务培训和指导工作。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理、移交等工作，确保档案的及时、准确、完整。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。4.接受档案管理部门的业务指导和监督检查，不断提高本部门档案管理水平。三、档案的分类与编号（一）档案分类公司档案分为文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、业务档案等类别。1.文书档案：包括公司在行政管理、党群工作等活动中形成的各类文件材料。2.科技档案：涵盖公司在科研、生产、技术改造等方面形成的图纸、技术文件、科研报告等。3.会计档案：指公司在财务管理活动中形成的会计凭证、账簿、报表等。4.人事档案：包含员工个人基本信息、工作经历、考核评价、培训记录等。5.业务档案：根据公司不同业务类型，如市场营销、项目管理、客户服务等形成的相关档案。（二）档案编号1.文书档案编号：采用年度保管期限流水号的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文书档案。2.科技档案编号：按照项目名称或专业类别进行编号，如：KJ项目名称流水号。3.会计档案编号：根据会计年度和档案类别进行编号，如：2023会计凭证001。4.人事档案编号：以员工个人身份证号为基础进行编号。5.业务档案编号：根据业务特点和管理需求，制定相应的编号规则。四、档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案形成后及时收集。2.收集的档案应齐全完整，包括文件的正本、副本、草稿、附件等。3.对重要活动、项目等形成的档案，应实行全过程跟踪收集。（二）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.按照档案分类标准进行分类整理，确保分类准确、条理清晰。（三）整理方法及流程1.文书档案整理：对收集到的文件材料进行分类，按照年度、保管期限、问题等进行排列。编制文件目录，包括文号、标题、日期、责任者等信息。装订成册，采用三孔一线或胶装方式。编写档号，将档号标注在文件首页右上角。2.科技档案整理：按照项目或专业类别，对图纸、技术文件等进行分类。编制项目文件目录，注明文件名称、编号、日期等。对图纸进行折叠、装订，并标注图号、比例等信息。3.会计档案整理：按照会计凭证、账簿、报表等类别进行分类。对会计凭证进行整理，确保凭证编号连续、附件齐全。编制会计档案目录，包括档案名称、日期、册数等。4.人事档案整理：按照档案内容分类，如履历材料、考核材料、培训材料等。对每份材料进行编号、编目，注明材料名称、日期、来源等。装入档案袋，按照档案管理要求进行排列存放。5.业务档案整理：根据不同业务的特点，制定相应的整理方法。例如，市场营销档案可按照客户、项目等进行分类；项目管理档案可按照项目阶段进行整理。建立业务档案目录，清晰记录档案内容和相关信息。五、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害生物等功能。2.库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品等。（二）档案上架排列1.按照档案类别和编号顺序进行上架排列，便于查找和管理。2.不同保管期限的档案应分开存放，标识清晰。（三）档案保管期限划分1.文书档案保管期限分为永久、长期（16年至50年）、短期（15年以下）。2.科技档案保管期限根据项目性质和重要程度确定，一般分为永久、长期、短期。3.会计档案保管期限按照国家有关规定执行，如会计凭证保管期限为30年，会计账簿保管期限为30年，年度财务报告保管期限为永久。4.人事档案保管期限为员工离职后5年。5.业务档案保管期限根据业务特点和管理要求确定，确保档案信息的完整性和可追溯性。（四）档案定期检查与维护1.档案管理人员应定期对档案进行检查，每年至少进行一次全面检查。2.检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案进行修复或复制，确保档案的完整性。4.定期对档案库房进行清洁、消毒，做好防虫、防潮等工作。六、档案的利用（一）利用范围1.公司内部各部门因工作需要查阅、借阅档案。2.公司外部单位因合法合规的原因，经公司批准后查阅档案。（二）利用流程1.查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，注明利用目的、档案名称、档号等信息。2.申请表经部门负责人签字同意后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对申请表进行审核，符合规定的予以办理。4.查阅档案一般在档案管理部门指定的场所进行，如需借阅，档案管理人员应按照规定办理借阅手续，明确借阅期限、归还时间等。5.借阅人员应妥善保管档案，不得擅自涂改、转借、复印、拍照等，如需复制档案，应按照规定履行审批手续。6.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案数量、完整性等，确认无误后办理归还手续。（三）利用登记与统计1.档案管理部门应建立档案利用登记台账，详细记录利用时间、利用人、档案名称、利用目的等信息。2.定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员、档案管理人员等组成。（二）鉴定标准与方法1.根据档案保管期限划分标准，结合公司实际情况，对档案进行鉴定。2.鉴定工作应全面审查档案的内容、价值、历史意义等，确保鉴定结果准确合理。3.采用直接鉴定法，逐份逐页对档案进行审查，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组提出销毁意见，填写《档案销毁申请表》。2.《档案销毁申请表》经公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。4.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由档案管理部门保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案数字化流程1.档案扫描：按照档案整理要求，对纸质档案进行扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.图像处理：对扫描图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据挂接：将数字化档案与档案管理信息系统中的目录数据进行挂接，实现档案信息的关联。4.数据录入：对档案中的部分元数据进行录入，如文件题名、日期、责任者等，便于检索利用。（三）档案信息系统管理1.档