档案局三项制度

档案局三项制度一、总则（一）目的为了加强档案局的管理，规范工作流程，提高工作效率，确保档案管理工作的科学性、规范性和系统性，依据相关法律法规及行业标准，特制定本三项制度。（二）适用范围本制度适用于档案局全体工作人员及涉及档案管理相关业务的部门和人员。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.真实准确原则保证档案内容的真实性、准确性，如实记录和反映各项工作情况。3.安全保密原则加强档案安全管理，确保档案信息不泄露、不丢失，维护档案的保密性和完整性。4.高效便民原则优化工作流程，提高工作效率，为档案利用者提供便捷、高效的服务。二、档案收集制度（一）收集范围1.各类文件材料包括上级机关文件、本局形成的文件、下级机关报送的文件等，涵盖政策性文件、工作部署文件、请示报告、会议纪要等。2.业务档案根据档案局业务工作特点，收集整理涉及档案管理业务的各类档案，如档案接收登记表、档案整理记录、档案鉴定意见书等。3.特殊载体档案对照片、录音、录像、电子文件等特殊载体档案进行收集，确保其与纸质档案相对应，完整记录相关工作过程。（二）收集渠道1.内部渠道各部门在工作过程中形成的文件材料，应定期移交至档案局。档案局设立专门的文件接收岗位，负责接收各部门报送的档案。2.外部渠道通过与上级机关、下级机关、相关单位的沟通协调，及时收集涉及本局工作的各类文件材料。积极参加各类会议、活动，收集会议文件、活动资料等。（三）收集要求1.及时性各部门应在文件材料形成后及时移交档案局，确保档案收集的及时性和完整性。对于重要文件和紧急文件，应特事特办，优先移交。2.完整性收集到的文件材料应齐全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。对于特殊载体档案，应确保其内容完整、格式规范，与纸质档案相互印证。3.准确性对收集的文件材料进行认真核对，确保文件内容准确无误，文件格式符合要求。对于存在疑问的文件，应及时与相关部门或人员核实。（四）收集流程1.部门移交各部门填写《档案移交清单》，详细列出移交的文件材料名称、数量、日期等信息，并由部门负责人签字确认。将移交清单及文件材料一并提交至档案局文件接收岗位。2.接收登记档案局文件接收人员对移交的文件材料进行核对，与《档案移交清单》逐一比对。核对无误后，在《档案移交清单》上签字确认，并将文件材料录入档案管理系统，建立档案接收台账。3.特殊情况处理对于不符合收集要求的文件材料，文件接收人员应及时与移交部门沟通，要求其补充或更正。对于重要文件或紧急情况，应及时向上级汇报，并采取相应的措施确保档案收集工作顺利进行。三、档案整理制度（一）整理原则1.遵循档案形成规律按照文件材料的形成时间、来源、内容等要素，对档案进行分类整理，保持档案之间的有机联系。2.便于保管和利用整理后的档案应便于存放、查找和利用，提高档案管理工作的效率和质量。（二）分类方法1.年度分类法按照文件材料形成的年度进行分类，将同一年度的档案集中在一起。2.机构分类法根据档案局内部机构设置，对档案进行分类，如办公室档案、业务科室档案等。3.问题分类法按照文件材料反映的问题进行分类，如政策法规类、业务工作类、行政管理类等。（三）整理步骤1.装订对纸质文件材料进行装订，去除金属物，确保文件整齐牢固。对于破损或褪色的文件，应进行修复或复制。2.分类按照分类方法，将文件材料划分到相应的类别中。对于交叉或重复的文件，应进行适当调整，确保分类准确。3.编号为每一份档案编制唯一的编号，编号应体现档案的年度、类别、顺序等信息。编号应清晰、规范，便于识别和管理。4.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。目录应打印或抄写清晰，并与档案实体相对应。5.装盒将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档案编号、类别、年度等信息。档案盒应排列整齐，便于存放和查找。（四）质量要求1.分类准确档案分类应符合分类原则和方法，各类别之间界限清晰，不相互混淆。2.编号规范档案编号应连续、完整，编号方法应统一、规范，便于档案的识别和管理。3.文件齐全整理后的档案应确保文件材料齐全完整，无遗漏、无缺失。4.编目清晰档案目录应准确反映档案内容，字迹清晰，格式规范，便于查阅和利用。四、档案保管制度（一）保管场所1.档案库房设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。库房应安装温湿度调节设备、消防设备、防盗报警设备等，确保档案安全。2.档案装具配备符合标准的档案架、档案柜、档案盒等装具，用于存放档案。装具应坚固耐用，便于档案的存放和取用。（二）保管要求1.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。定期对库房温湿度进行监测和记录，根据温湿度变化情况及时采取调节措施。2.防火防盗加强库房防火防盗管理，严禁在库房内吸烟、使用明火。安装防火门、防火卷帘、自动喷水灭火系统等消防设施，定期进行检查和维护。安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，确保库房安全。3.防虫防霉采取防虫防霉措施，定期对档案进行检查，发现虫害或霉变应及时处理。在库房内放置防虫药品、防霉剂等，保持库房环境清洁卫生。4.防光防尘档案库房应采用防光窗帘、遮光灯具等措施，避免阳光直射档案。定期对库房进行清扫，保持库房内清洁无尘。（三）保管期限根据档案的重要程度、保存价值等因素，确定档案的保管期限。保管期限分为永久、长期、短期三种。1.永久保管凡是反映本局主要职能活动和历史面貌的，对本局工作、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管凡是反映本局一般工作活动，在较长时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为长期保管。长期保管期限为16年至50年。3.短期保管凡是在较短时间内对本局工作有查考利用价值的档案，列为短期保管。短期保管期限为5年以下。（四）定期检查1.检查内容定期对档案进行检查，检查内容包括档案的数量、质量、保管状况等。查看档案是否有损坏、丢失、霉变等情况，档案编号、目录等是否准确完整。2.检查周期每年至少进行一次全面的档案检查，对重点档案和易损档案应增加检查次数。在特殊情况下，如发生自然灾害、库房设施故障等，应及时进行检查。3.检查记录对每次检查情况进行详细记录，包括检查时间、检查人员、检查内容、发现问题及处理情况等。检查记录应妥善保存，以备查阅。五、档案利用制度（一）利用范围1.内部利用本局工作人员因工作需要，可查阅、借阅本局档案。查阅、借阅档案应填写《档案利用申请表》，经部门负责人批准后，到档案局办理相关手续。2.外部利用因国家机关、企事业单位、社会组织等工作需要，可查阅、借阅本局档案。外部单位查阅、借阅档案应提前与档案局联系，提交查阅、借阅申请函，经档案局负责人批准后，按照规定办理相关手续。（二）利用方式1.查阅利用者可在档案局档案查阅室查阅档案。查阅档案时，应遵守查阅室的管理制度，保持安静，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。如需复印档案，应经档案局工作人员同意，并按照规定办理复印手续。2.借阅因工作需要确需借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等信息。经部门负责人批准后，到档案局办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅者应对借阅的档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、传播档案内容。（三）利用审批1.内部审批本局工作人员查阅、借阅档案，由所在部门负责人审批。部门负责人应根据工作需要，严格审核申请内容，确保档案利用的合理性和必要性。2.外部审批外部单位查阅、借阅档案，应提交查阅、借阅申请函，说明查阅、借阅的目的、范围、期限等信息。申请函应加盖单位公章，并经档案局负责人审批。档案局负责人应根据档案管理规定和工作实际情况，决定是否批准外部单位的查阅、借阅申请。（四）利用登记1.查阅登记利用者查阅档案时，档案局工作人员应进行查阅登记，记录查阅者姓名、单位、查阅日期、查阅档案名称、数量等信息。查阅登记应准确、完整，便于查询和统计。2.借阅登记借阅档案时，档案局工作人员应办理借