档案协调制度

档案协调制度一、总则（一）目的为了加强公司/组织档案管理工作的协调性，确保档案信息的准确、完整、安全和有效利用，保障公司/组织各项工作的顺利开展，特制定本档案协调制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中的协调与配合。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家有关档案管理的法律法规以及行业标准，确保档案管理工作合法合规。2.统一管理原则：实行公司/组织统一领导、分级管理的档案管理体制，明确各部门在档案管理中的职责和权限。3.协调配合原则：各部门之间应密切协作，相互支持，共同做好档案管理工作，避免出现推诿、扯皮现象。4.高效利用原则：以提高档案利用效率为目标，优化档案管理流程，为公司/组织的决策、业务开展等提供及时、准确的档案信息支持。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理的各项规章制度，并组织实施。2.对公司/组织各类档案进行集中统一管理，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。3.指导和监督各部门的档案管理工作，定期对各部门档案管理情况进行检查和评估。4.负责档案信息系统的建设、维护和管理，实现档案的数字化存储和检索利用。5.组织开展档案编研工作，开发档案信息资源，为公司/组织提供决策参考和历史借鉴。（二）各部门职责1.负责本部门业务活动中形成的各类档案的收集、整理和初步保管工作，并按照规定定期向档案管理部门移交。2.明确本部门档案管理的兼职人员，负责协助档案管理部门开展工作，确保本部门档案管理工作的顺利进行。3.在开展业务工作过程中，及时将涉及档案管理的相关信息反馈给档案管理部门，配合档案管理部门做好档案的利用和处置工作。（三）员工职责1.严格遵守公司/组织档案管理的各项规章制度，自觉维护档案的安全和完整。2.在工作中形成的各类文件材料应及时整理归档，不得私自留存或销毁。3.按照规定的程序和要求，正确利用档案信息，不得擅自查阅、借阅、复制、传播档案内容。三、档案收集与移交（一）档案收集范围1.公司/组织在各项业务活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等不同形式和载体的材料。2.公司/组织与外部单位签订的合同、协议、往来信函等文件材料。3.公司/组织内部的会议记录、纪要文件材料。4.公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等文件材料。5.公司/组织的人事档案、财务档案、审计档案等各类专门档案。6.其他具有保存价值的档案材料。（二）档案收集要求1.各部门应明确档案收集的责任人，确保档案收集工作的及时、准确。2.档案收集应遵循全面、系统、完整的原则，确保档案材料的真实性、完整性和准确性。3.对于重要的档案材料，应采取多种方式进行收集，如现场收集与电子数据收集相结合等，确保档案信息的全面获取。（三）档案移交程序1.各部门应在每年[具体时间]前，将上一年度形成的档案进行整理、分类，并编制档案移交清单。2.档案移交清单应包括档案的名称、数量、形成时间、保管期限等详细信息。3.各部门将编制好的档案移交清单一式两份，一份留存本部门，一份随档案一并移交至档案管理部门。4.档案管理部门在收到各部门移交的档案后，应进行认真核对，如发现问题应及时与移交部门沟通解决。5.核对无误后，档案管理部门在档案移交清单上签字确认，并将其中一份返还给移交部门作为移交凭证。四、档案整理与分类（一）档案整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于档案的数字化处理和信息检索。（二）档案分类方法1.年度分类法：将档案按其形成年度进行分类。2.组织机构分类法：结合公司/组织的内部机构设置，将档案按部门进行分类。3.问题分类法：根据档案内容所反映的问题，将档案进一步细分。（三）档案整理步骤1.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，确保档案的整齐、牢固。2.编页号：按照档案的顺序依次编写页码，便于查阅和管理。3.编目：编制档案目录，包括档案的题名、责任者、日期、文号、页数等信息。4.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案的类别、年度、保管期限等信息。五、档案保管与保护（一）档案保管场所1.档案管理部门应设立专门的档案库房，确保档案存放环境安全、整洁、通风良好。2.档案库房应配备必要的消防、防盗、防潮、防虫、防鼠等设施设备，确保档案的安全保管。（二）档案保管期限1.根据国家有关规定和公司/组织的实际情况，确定各类档案的保管期限，分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要是反映公司/组织历史沿革、重大决策、重要业务活动等具有长远利用价值的档案。3.长期保管的档案保管期限一般为[具体年限]，主要是涉及公司/组织重要业务活动、财务收支等方面的档案。4.短期保管的档案保管期限一般为[具体年限]，主要是一般性业务活动中形成的档案。（三）档案保护措施1.定期对档案进行检查和清点，及时发现并处理档案受损、霉变、虫蛀等问题。2.对电子档案应进行定期备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放，防止数据丢失。3.严格控制档案库房的温湿度，温度保持在[适宜温度范围]，湿度保持在[适宜湿度范围]。4.对珍贵档案和易损档案应采取特殊的保护措施，如进行复制、修复等。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合公司/组织的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）档案鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门专家以及档案管理人员组成。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定工作小组对拟销毁档案进行逐一审查，根据档案的价值和保管期限，确定是否予以销毁。3.对经过鉴定拟销毁的档案，应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。4.档案销毁清册经档案管理部门负责人审核、公司/组织主管领导批准后，方可实施销毁。（四）档案销毁方式1.对纸质档案采用焚烧或粉碎等方式进行销毁，确保档案信息无法恢复。2.对电子档案应进行彻底删除，并对存储介质进行格式化处理。3.档案销毁过程应进行现场监督，由档案管理部门、审计部门等相关人员共同参与，并在档案销毁清册上签字确认。七、档案利用与查询（一）档案利用原则1.依法依规原则：严格按照国家有关档案利用的法律法规和公司/组织的相关规定，开展档案利用工作。2.服务为本原则：以满足公司/组织各项工作需求为出发点，为利用者提供优质、高效的档案利用服务。3.安全保密原则：在档案利用过程中，确保档案信息的安全，防止档案内容泄露。（二）档案利用范围1.公司/组织内部员工因工作需要查阅、借阅档案。2.公司/组织外部单位因业务往来、合作交流等需要查阅、借阅档案，但需按照规定办理相关手续。3.司法机关、行政机关等因办案、执法等需要查阅、借阅档案，应依法予以配合。（三）档案查询程序1.公司/组织内部员工如需查阅、借阅档案，应填写档案利用申请表，注明利用目的、档案名称、查阅期限等信息。2.档案利用申请表经所在部门负责人审批后，提交至档案管理部门。3.档案管理部门对档案利用申请表进行审核，如符合规定，为利用者提供档案查阅、借阅服务。4.公司/组织外部单位如需查阅、借阅档案，应出具单位介绍信、查阅申请函等相关文件，并按照规定缴纳查阅、借阅费用。5.档案管理部门对外部单位的查阅、借阅申请进行审核，报公司/组织主管领导批准后，方可办理相关手续。（四）档案利用限制1.涉及公司/组织商业秘密、技术秘密、个人隐私等敏感信息的档案，未经授权不得查阅、借阅、复制、传播。2.档案利用者应在规定的查阅、借阅期限内归还档案，不得擅自转借他人。3.档案利用者不得在档案上涂改、标记、污损，不得擅自抽取、撤换档案材料。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，提升档案信息服务水平。3.促进档案信息资源的共享和开发利用，为公司/组织的决策提供有力支持。（二）档案信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理等数字化转换，建立电子档案数据库。2.档案信息录入：将档案的目录信息、内容摘要等录入档案信息管理系统，实现档案信息的快速检索。3.档案信息系统维护：定期对档案信息管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行和数据安全。4.档案信息安全管理：采取数据加密、用户认证、访问控制等措施，保障档案信息的安全。（三）档案信息化利用1.员工可通过档案信息管理系统查询、借阅电子档案，提高档案利用效率。2.档案管理部门可利用档案信息管理系统对档案进行统计分析、编研开发等工作，为公司/组织提供决策参考。3.公司/组织内部各部门之间可通过档案信息管理系统实现档案信息的共享和交流，促进业务协同。九、监督与考核（一）监督检查1.档案管理部门定期对各部门档案管理工作进行监督检查，重点检查档案收集、整理、保管、利用等环节的工作情况。2.对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.公司/组织内部审计部门定期对档案管理工作进行审计，检查档案管理工作的合规性和有效性。（二）考核评价1