档案作废制度

档案作废制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案信息的真实性、完整性和安全性，规范档案作废流程，防止档案信息泄露和滥用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门、各分支机构以及全体员工在档案管理工作中涉及档案作废的相关操作。（三）基本原则1.合法性原则：档案作废操作必须符合国家法律法规以及相关行业标准的要求，确保各项操作合法合规。2.真实性原则：档案作废应基于真实的业务需求和事实依据，严禁虚构或恶意作废档案。3.保密性原则：在档案作废过程中，要严格保护档案信息的保密性，防止信息泄露给无关人员。4.流程规范原则：明确档案作废的各个环节和操作流程，确保每一步骤都有章可循，规范有序。二、档案作废的定义与范围（一）定义档案作废是指对已归档的档案，由于各种原因不再具有保存价值或需要进行销毁处理的过程。（二）范围1.过期档案：超过规定保存期限的各类档案，如合同档案、财务报表档案等。2.无效档案：因业务变更、政策调整等原因导致失去效力的档案，如已废止的规章制度档案等。3.重复档案：同一内容或用途的档案存在多份且无需重复保存的情况。4.错误档案：存在严重错误、信息不实或已被更正的档案。5.其他经鉴定不再具有保存价值的档案：经过公司档案管理部门组织专业人员鉴定，确认不再对公司运营、决策、历史记录等方面具有参考价值的档案。三、档案作废的鉴定流程（一）鉴定小组组成公司成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人担任组长，成员包括各相关业务部门的主管、法务人员以及财务人员等。（二）鉴定周期1.定期鉴定：每年[X]月，由档案管理部门牵头组织对公司档案进行全面鉴定。2.不定期鉴定：根据公司业务发展、政策调整等情况，适时对特定类型或特定时间段的档案进行鉴定。（三）鉴定内容与方法1.内容审查：鉴定小组对档案的内容进行详细审查，判断其是否仍具有业务参考价值、法律凭证作用等。2.时效性评估：结合档案形成时间、相关业务的时效性要求等因素，评估档案是否已过期。3.完整性检查：检查档案是否完整无缺，如有缺失可能影响其价值的，需进一步评估。4.与现行政策法规对比：将档案内容与现行国家法律法规、公司政策制度进行对比，判断其是否符合要求。（四）鉴定结果处理1.经鉴定小组讨论，对于确定不再具有保存价值的档案，填写《档案作废鉴定审批表》，详细说明档案名称、编号、形成时间、鉴定依据等信息，并由鉴定小组成员签字确认。2.对于部分档案虽已过期或存在一定问题，但仍可能在特定情况下具有参考价值的，可建议转为“待查档案”单独存放，设置明确的标识和查询记录，以便随时查阅。3.鉴定结果反馈：档案管理部门将鉴定结果及时反馈给各相关部门，对于需作废的档案，通知其做好后续处理准备。四、档案作废的审批流程（一）部门初审1.各部门对本部门拟作废的档案进行初步审核，确认档案符合作废条件，并填写《档案作废申请表》，注明档案名称、数量、作废原因等信息，由部门负责人签字。2.将《档案作废申请表》及相关档案资料一并提交至档案管理部门。（二）档案管理部门审核1.档案管理部门收到各部门提交的申请后，对档案进行再次审核，重点检查档案的完整性、准确性以及是否符合鉴定结果。2.审核通过后，在《档案作废申请表》上签署意见，并将申请表及档案资料转交给法务部门进行合规性审查。（三）法务部门审查1.法务人员对拟作废的档案进行法律合规性审查，确保档案作废操作不违反法律法规的规定，不存在潜在的法律风险。2.对于涉及重大合同、知识产权等重要法律文件的档案作废，法务部门应组织专项审查，并出具审查意见。3.审查通过后，在《档案作废申请表》上签字确认，将申请表及档案资料返回档案管理部门。（四）主管领导审批1.档案管理部门将经过法务审查的《档案作废申请表》提交给公司主管领导进行最终审批。2.主管领导根据公司整体档案管理策略、业务需求以及法律合规情况等因素，对档案作废申请进行审批。3.审批通过后，在《档案作废申请表》上签署同意作废的意见，并明确批准日期。五、档案作废的实施流程（一）制定作废计划1.档案管理部门根据审批通过的《档案作废申请表》，制定详细的档案作废计划，明确作废档案的清单、作废时间、作废方式以及责任人员等信息。2.将作废计划提前通知各相关部门，确保涉及档案的业务人员知晓并做好配合准备。（二）选择作废方式1.销毁：对于保密性要求较高、无留存必要的档案，采用销毁方式进行作废处理。销毁方式可分为物理销毁（如焚烧、粉碎等）和电子数据销毁（采用专业的数据擦除软件进行多次覆盖擦除等）。2.封存：对于部分仍需留存一定期限以备查考，但已不对外提供使用的档案，可采取封存方式进行管理。封存档案应存放在专门的档案库房，设置明显标识，并建立封存档案台账，记录档案名称、数量、封存时间等信息。3.数字化存储：对于一些具有历史研究价值或可转化为电子数据长期保存的档案，在经过审批后，可先进行数字化扫描，将纸质档案转化为电子档案进行存储，原纸质档案再按照规定进行作废处理。数字化存储的档案应确保数据的准确性、完整性和安全性，并建立相应的电子档案管理系统进行管理。（三）实施作废操作1.销毁操作物理销毁：由档案管理部门指定专人负责，在符合环保要求的场所进行焚烧或粉碎处理。焚烧过程中要确保完全燃烧，粉碎后的档案颗粒应达到规定的细度要求，以防止信息恢复。电子数据销毁：使用专业的数据擦除软件对存储有档案信息的电子存储设备进行多次覆盖擦除操作，确保数据无法被恢复。擦除完成后，应对存储设备进行格式化处理，并进行物理销毁或妥善保存。2.封存操作档案管理部门组织人员对拟封存的档案进行整理、核对，确保档案数量准确、内容完整。将档案装入专门的封存箱或档案袋，密封后贴上封存标识，注明档案名称、数量、封存日期、有效期等信息。将封存档案存放在指定的档案库房，按照档案类别和封存时间顺序进行排列存放，并建立详细的封存档案台账，记录档案的出入库情况。3.数字化存储操作档案管理部门委托专业的数字化服务机构对拟进行数字化存储的档案进行扫描处理，扫描过程中要确保图像清晰、完整，色彩还原准确。对扫描后的电子档案进行数据整理、分类、标注，建立电子档案索引目录，确保电子档案便于检索和查询。将电子档案存储到公司指定的存储设备或电子档案管理系统中，并进行备份存储，以防止数据丢失。同时，对电子档案的访问权限进行严格设置管理，只有经过授权的人员才能访问。（四）记录与监督1.在档案作废实施过程中，责任人员要详细记录作废操作的过程，包括作废时间、地点、方式、参与人员等信息，并填写《档案作废操作记录单》。2.档案管理部门安排专人对作废操作进行现场监督，确保操作符合规定要求，防止出现档案丢失、信息泄露等问题。监督人员应在《档案作废操作记录单》上签字确认。六、档案作废后的管理（一）台账管理1.档案管理部门建立《档案作废台账》，详细记录每一次档案作废的相关信息，包括档案名称、编号、形成时间、作废原因、审批日期、作废方式、实施时间、责任人员等内容。2.定期对《档案作废台账》进行核对和更新，确保台账信息的准确性和完整性。（二）数据备份与恢复1.对于已进行数字化存储的档案，在作废操作完成后，要及时对相关电子数据进行备份，并将备份数据存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。2.同时，制定数据恢复计划，定期对备份数据进行检查和测试，确保在需要时能够及时、准确地恢复数据。（三）审计与检查1.公司内部审计部门定期对档案作废制度的执行情况进行审计检查，重点审查档案作废的审批流程是否合规、鉴定结果是否准确、作废操作是否符合规定要求等。2.档案管理部门应积极配合审计检查工作，提供相关的档案资料、台账记录以及操作记录等信息，对于审计检查中发现的问题及时进行整改。七、保密与安全措施（一）保密要求1.在档案作废过程中，所有参与人员要严格遵守公司的保密制度，对涉及的档案信息予以保密，不得向无关人员泄露。2.对于销毁和封存的档案，要采取必要的保密措施，防止档案信息在作废过程中被窃取或泄露。（二）安全措施1.在进行档案销毁操作时，要选择安全可靠的场所，确保销毁过程符合环保和安全要求，防止发生火灾、爆炸等安全事故。2.对于存储有档案信息的电子设备，在进行数据销毁和处理时，要采取有效的安全防护措施，防止数据被非法获取或篡改。3.加强对档案库房的安全管理，确保封存档案的存放环境安全，防止档案因自然灾害、人为破坏等原因受损。八、培训与宣传（一）培训计划1.档案管理部门制定年度档案作废制度培训计划，明确培训对象、培训内容、培训时间和培训方式等。2.培训对象包括公司各部门负责人、档案管理人员以及涉及档案管理工作的相关业务人员。（二）培训内容1.档案作废制度的法律法规依据和行业标准要求。2.档案作废的鉴定流程、审批流程和实施流程。3.档案作废过程中的保密与安全措施。4.实际操作案例分析，提高培训人员对制度的理解和应用能力。（三）培训方式1.集中培训：定期组织全体培训对象进行集中培训，邀请专家或内部资深人员进行授课，通过讲解、演示、互动等方式，使培训人员深入了解档案作废制度的各项内容。2.在线学习：利用公司内部网络平台，提供档案作废制度的在线学习课程，培训人员可根据自己的时间和需求自主学习，并通过在线测试等方式检验学习效果。3.现场指导：在档案作废实际操作过程中，由档案管理部门人员进行现场指导，及时解答培训人员在操作过程中遇到的问题，确保操作符合制度要求。（四）宣传推广1.通过公司内部刊物、宣传栏、电子邮件等方式，向全体员工宣传档案作废制度及其重要性，提