科技档案借阅制度

科技档案借阅制度一、总则（一）目的为加强公司科技档案的管理，确保科技档案的安全与完整，充分发挥科技档案在公司生产、科研、管理等各项工作中的作用，特制定本借阅制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各项目组及全体员工借阅科技档案的管理。（三）基本原则1.严格遵守国家有关档案管理的法律法规和行业标准，确保科技档案的合法使用。2.科技档案的借阅应遵循必要性、合理性和安全性原则，以满足工作需要为前提，同时保障档案的安全。3.借阅者应妥善保管所借档案，不得擅自转借、涂改、损毁、丢失档案。二、借阅申请与审批（一）申请流程1.借阅者需填写《科技档案借阅申请表》，详细注明借阅档案的名称、编号、借阅目的、预计归还日期等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对借阅申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。（二）审批权限1.一般性科技档案的借阅，由部门负责人审批即可。2.涉及重要项目、核心技术或机密级别的科技档案借阅，需经公司主管领导审批。3.对于跨部门借阅或需长期借阅的科技档案，应提交公司档案管理部门进行综合评估，报公司领导审批。（三）审批时间审批部门应在收到借阅申请表后的[X]个工作日内完成审批工作，并及时通知借阅者审批结果。如遇特殊情况需延长审批时间，应向借阅者说明原因。三、借阅期限与归还（一）借阅期限1.一般性科技档案的借阅期限一般不超过[X]个工作日。如有特殊情况需要延长借阅期限，借阅者应提前向审批部门提出申请，经批准后方可延期。2.对于重要项目或核心技术相关的科技档案，借阅期限根据实际工作需要确定，但最长不得超过[X]个工作日。3.长期借阅的科技档案，借阅者应与公司档案管理部门签订专门的借阅协议，明确借阅期限和相关责任。（二）归还要求1.借阅者应在规定的归还日期前，将所借科技档案完整无损地归还至公司档案管理部门。归还时，档案管理人员应认真核对档案的数量、完整性和准确性。2.如发现档案有损坏、涂改、丢失等情况，借阅者应及时向档案管理部门报告，并承担相应责任。档案管理部门应根据实际情况进行处理，必要时追究借阅者的法律责任。3.对于因工作需要暂时无法归还的档案，借阅者应提前向档案管理部门办理续借手续，续借次数和期限按照本制度相关规定执行。四、借阅档案的使用与保管（一）使用要求1.借阅者只能将所借科技档案用于申请借阅时注明的目的，不得擅自扩大使用范围或用于其他无关事宜。2.在使用档案过程中，借阅者应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。如需引用档案中的信息，应注明出处。3.借阅者不得在借阅的科技档案上进行涂改、标记、批注等有损档案原貌的行为。如需对档案进行必要的标注或说明，应事先征得档案管理部门同意，并采用规范的方式进行。（二）保管责任1.借阅者应妥善保管所借科技档案，确保档案的安全。不得将档案转借他人，不得在非公司指定的场所存放档案。2.借阅期间，如因保管不善导致档案损坏或丢失，借阅者应承担相应的赔偿责任。赔偿标准按照档案的重要性、价值及修复成本等因素确定。3.借阅者应保持档案的整洁，不得在档案上乱写乱画、折叠、污损等。如发现档案有损坏迹象，应及时采取措施进行修复，并告知档案管理部门。五、档案查阅与复制（一）查阅规定1.因工作需要查阅科技档案的，应按照本制度的借阅申请与审批流程办理手续。经批准后，在档案管理人员的陪同下，在指定的查阅地点进行查阅。2.查阅时，借阅者应遵守查阅场所的相关规定，保持安静，不得影响其他人员的工作。查阅过程中，档案管理人员应在场监督，确保查阅行为符合规定。3.未经档案管理部门同意，借阅者不得擅自将档案带出查阅场所。如需复印或摘录档案内容，应按照本制度的复制规定办理手续。（二）复制流程1.借阅者如需复制科技档案，应在《科技档案借阅申请表》中注明复制内容及用途，并提交审批。2.经审批同意后，借阅者应按照档案管理部门的要求，填写《科技档案复制申请表》，注明复制份数、复制方式等信息。3.档案管理部门根据申请内容，安排专人进行复制操作。复制过程中，应确保复制内容与原件一致，并对复制件进行编号、登记。4.复制完成后，档案管理人员应将复制件与原件进行核对，无误后加盖“复制件与原件核对无误章”，并按照规定将复制件提供给借阅者。同时，将复制申请表及相关记录存档。六、保密与安全（一）保密措施1.科技档案涉及公司的技术秘密、商业秘密等重要信息，借阅者必须严格遵守公司的保密制度，对所借档案内容予以保密。2.在借阅档案前，借阅者应签署《科技档案保密承诺书》，承诺在借阅期间及归还档案后，不向任何无关人员泄露档案内容。3.档案管理部门应加强对科技档案的保密管理，对档案的借阅、查阅、复制等环节进行严格监控，防止档案信息泄露。（二）安全保障1.公司档案管理部门应确保科技档案存储场所的安全，配备必要的防火、防盗、防潮、防虫等设施设备，定期对档案存储环境进行检查和维护。2.在档案借阅过程中，档案管理人员应严格按照操作规程进行操作，确保档案的安全运输和交接。如发现档案存在安全隐患，应及时采取措施进行处理。3.对于电子科技档案，应加强数据安全管理，采取加密存储、备份等措施，防止数据丢失或被非法获取。同时，对电子档案的借阅、查阅、复制等操作进行严格的权限控制和记录。七、监督与检查（一）监督机制1.公司档案管理部门负责对科技档案借阅制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对各部门的档案借阅情况进行抽查。2.各部门负责人应负责本部门员工的档案借阅管理工作，督促员工遵守借阅制度，并配合档案管理部门的监督检查工作。（二）检查内容1.检查借阅申请与审批手续是否齐全、规范，审批流程是否符合规定。2.核实借阅期限是否符合要求，借阅者是否按时归还档案。3.检查借阅档案的使用与保管情况，是否存在转借、涂改、损毁、丢失等问题。4.审查档案查阅与复制的操作是否符合规定，复制件的管理是否规范。5.检查保密与安全措施的落实情况，是否存在档案信息泄露的风险。（三）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，档案管理部门应及时发出整改通知，要求相关部门或人员限期整改。2.对违反借阅制度的行为，档案管理部门应视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处理措施，并责令其限期纠正错误行为。3.对于因违反借阅制度给公司造成损失的，应依法追究相关人员的责任，并要求其承担相应的赔偿责任。八、附则（一）解释权本制度由公司档案管理部门负责解释。（二）修订与完善本制度将根据国家法律法规、行业标准及公司实际情况的变化，适时进行修订和完善。修订后的制度将及时通知各部门及全体